Powermail (Formulare)
Mit Powermail erstellen Sie Formulare in TYPO3 und binden sie als Inhaltselement auf einer Seite ein. Nach dem Absenden können E-Mails mit dynamischen Inhalten an definierte Empfänger:innen gehen; die Eingaben werden zusätzlich gespeichert und können im Backend eingesehen bzw. exportiert werden.
Wichtig (Datenschutz):
- Nach einem Export müssen die Daten im Backend unmittelbar gelöscht werden.
- Powermail-Daten werden automatisch gelöscht: Ein Scheduler entfernt Mails/Answers älter als 30 Tage → exportieren Sie bei Bedarf rechtzeitig.
- TYPO3 ist nicht für besonders sensible personenbezogene Inhalte gedacht (z. B. Krankheits-/Urlaubsmeldungen).
- Für jedes Powermail-Formular muss ein Hinweis zur Datenschutzerklärung erstellt werden. Eine entsprechende Vorlage (PDF 150KB) wird Ihnen von dem Datenschutzbeauftragten der Universität Potsdam – Herrn Dr. Marek Kneis (datenschutzuuni-potsdampde) - zur Verfügung gestellt. Bitte ergänzen Sie die Angaben für Ihre einzelnen Anwendungsfälle.
Auf einen Blick
Einsatz: Kontaktaufnahme, Serviceanfragen, Anmeldungen (z. B. Veranstaltung/Newsletter)
Bausteine (wichtig zu unterscheiden):
- Plugin im Inhaltselement: Empfänger, Absender, Antwortseite etc.
- Formular-Datensatz: Seiten/Fieldsets, Felder, Pflichtfelder, Validierungen, Captcha etc.
Sicherheit/Versand:
- Captcha gehört zum Absenden dazu (Pflicht an der UP).
- Wenn Nutzer:innen Cookies deaktivieren, kann das Absenden scheitern (Session-Prüfung).
Bedienung
1. Inhaltselement-/Plugin-Ebene (Formular auf einer Seite einbinden)
Schritt 1: Überschrift (optional)
Tab Allgemein → Feld Überschrift.
Schritt 2: Formular auswählen oder neu anlegen
Tab Plug-In → Einstellungen
- Bestehendes Formular auswählen oder über Plus ein neues Formular anlegen.
- Optional: Bestätigungsseite aktivieren (Eingaben vor dem Senden prüfen).
- Hinweis: Nach Auswahl eines bestehenden Formulars Seite speichern, erst dann sind Formularänderungen sauber möglich
Schritt 3: Empfänger-Mail konfigurieren
Tab Plug-In → Empfänger
- Name + E-Mail-Adresse (obligatorisch)
- Betreff: Leeres Feld deaktiviert den Mailversand
- Inhalt: Text + Variablen möglich (der Gesamtinhalt ist via Template/Variable bereits vorgesehen).
Schritt 4: Bestätigung an Besucher:in (optional)
Tab Plug-In → Absender
- Absendername/-adresse, Betreff, Text (gern mehrsprachig, falls nötig)
Schritt 5: Antwortseite / Weiterleitung
Tab Plug-In → Antwortseite
- Text nach erfolgreichem Senden und/oder automatische Weiterleitung auf eine Seite.
2. Formular-Ebene (Formularstruktur bauen)
Schritt 1: Formular benennen
Tab Allgemein → Bezeichnung (Pflicht; nur intern).
Schritt 2: Seiten/Fieldsets strukturieren (optional, empfohlen bei längeren Formularen)
„Seiten neu erstellen“ → Fieldsets mit eigenen Zwischenüberschriften.
Schritt 3: Felder anlegen
- Typen u. a.: Textfeld, Textarea, Select, Check/Radio, Submit inkl. Captcha, Upload, Hidden, Datum.
- E-Mail-Felder: Feldüberprüfung auf „E-Mail“ setzen (Validierung).
- Barrierefreiheit/Komfort: Wo passend Autocomplete setzen (hilft bei Eingaben und unterstützt Nutzende).
Captcha-Hinweis: Captcha nicht entfernen (UP-Pflicht).
Dieses Feld beinhaltet die E-Mail des Absender: Aktivieren Sie diese Option, wenn es sich um das Eingabefeld für die E-Mail-Adresse handelt.
Dieses Feld beinhaltet den Namen des Absenders: Aktivieren Sie diese Option, wenn es sich um das Eingabefeld für den Namen handelt.
Wenn das Captcha-Feld am Ende des Formulars falsch ausgefüllt wird, so wird der bereits eingefügte Datei-Upload entfernt. Die Dateien müssen vor dem erneuten Beantworten der Captcha-Abfrage dann erneut vom Nutzenden in diesem Feld eingebunden werden. Zur besseren Handhabung können Sie für Nutzende einen Hinweis an dieser Stelle im Formular hinterlegen.
Aus Sicherheitsgründen ist es ab sofort innerhalb des CMS TYPO3 der UP Pflicht, in Powermail-Formularen ein Captcha einzubinden.
Captcha ist ein Test, mit dem festgestellt werden kann, ob ein Mensch oder ein Computer ein Programm bedient.
Das Captcha wird direkt auf unserem Server erzeugt. Es erfolgt keine externe Verbindung zu Google o.ä.
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Wir schlagen Ihnen für die Beschriftung des Captcha-Feldes folgende Standardtexte vor:
- Bezeichnung für Sicherheitsabfrage: „Ich bin kein Roboter.“
- Beschreibung: „Bitte tragen Sie das Ergebnis der Rechenaufgabe in das Eingabefeld ein.“
Bzw. in englischer Sprache:
- Bezeichnung für Sicherheitsabfrage: "I am not a robot."
- Beschreibung: "Please enter the result of the arithmetic problem in the input field."
- Feldüberprüfung – Pflichtfeld: Markiert ein Feld als verpflichtend.
- Feldüberprüfung – Überprüfung: Legt fest, ob auf einen bestimmten Wert geprüft wird (z. B. E-Mail, Internetadresse, nur Zahlen/Buchstaben, min./max.-Wert, regulärer Ausdruck). Für E-Mail-Felder unbedingt „E-Mail“ wählen.
- Feld vorbefüllen – Mit Wert: Feld mit einem festen (statischen) Wert vorbelegen.
- Feld vorbefüllen – Platzhalter: Beispieltext im Feld (hellgrau), z. B. „Max Mustermann“.
- Feld vorbefüllen – Beschreibung: Hilfstext unterhalb des Feldes (kurze Zusatzinfo).
- Autocomplete options – Field type: Zweck des Feldes per Autocomplete definieren (unterstützt Nutzende, verbessert Barrierefreiheit).
- Variablen: Feldvariable definieren, z. B. zur Nutzung im E-Mail-Text (personalisierte Inhalte).
3. Übersetzung der Seite anlegen
Powermail wird etwas anders übersetzt als „normale“ Inhaltselemente:
- Modul Liste → Seite mit Formular (Standardsprache) auswählen
2. Unter Formulare das Formular lokalisieren (Flagge)
3. Formular übersetzen, speichern
4. Danach auch das Powermail-Plugin unter Seiteninhalt lokalisieren/übersetzen
5. Im übersetzten Plugin unter Plug-In → Einstellungen das übersetzte Formular auswählen und unter Zugriff sichtbar schalten.
4. Abgeschickte Formulardaten verwalten (Modul „Powermail“)
Anzeigen: Modul Powermail → Seite auswählen.
Export: Buttons CSV / XLS (rechts).
Löschen:
- einzelne Datensätze im Powermail-Modul (Papierkorb / „E-Mail löschen“)
Löschen:
- mehrere Datensätze über Modul Liste (Zwischenablage/Mehrfachauswahl)
Stellen Sie sicher, dass die Anzeige der Zwischenablag ausgewählt ist [1] und aktivieren Sie "Zwischenablage #1 (Mehrfachauswahlmodus)" im unteren Bereich Ihrer Arbeitsfläche [2]. Markieren Sie anschließend die E-Mails, die Sie löschen möchten, indem Sie auf das Auswahlfeld auf der entsprechenden Zeile klicken [3]. Klicken Sie dann auf das Papierkorb-Symbol beziehungsweise die Schaltfläche "Markierte löschen" [4] und alle ausgewählten E-Mails werden auf einmal gelöscht.
Kritischer Hinweis: Kopieren ist nicht gleich „neues Formular“ – Referenzieren ist immer „dasselbe“
In Powermail sind zwei Dinge voneinander zu unterscheiden:
- Powermail-Inhaltselement (Plugin) auf der Seite
dort stehen z. B. Einstellungen wie Empfänger, Absender, Antwortseite. - Formular-Datensatz (die Formularstruktur)
dort stehen Seiten/Fieldsets, Felder, Pflichtfelder, Validierungen, Captcha usw.
Was passiert beim Kopieren eines Powermail-Inhaltselements?
Beim Kopieren entsteht zwar ein neues Inhaltselement, aber es ist in der Praxis sehr häufig so, dass dieses neue Inhaltselement weiterhin auf dasselbe Formular zeigt (weil im Plugin weiterhin das gleiche Formular ausgewählt ist).
Konsequenz:
- Änderungen an der Formularstruktur (Felder/Seiten/Validierungen) wirken dann überall, wo dieses Formular verwendet wird – also auch auf der Ursprungsseite.
- Nur bestimmte Plugin-Einstellungen sind davon ausgenommen (Empfänger/Absender/Antwortseite).
Kurzform: Kopieren = neues Inhaltselement, aber oft kein neues Formular.
Was passiert beim Referenzieren eines Powermail-Inhaltselements?
Beim Referenzieren wird nicht kopiert, sondern dasselbe Inhaltselement an anderer Stelle nur erneut angezeigt.
Konsequenz:
- Änderungen am Inhaltselement (Plugin-Einstellungen) sind sofort überall identisch.
- Wenn das referenzierte Inhaltselement ein Formular nutzt, gilt dasselbe wie oben: Strukturänderungen am Formular wirken global.
Kurzform: Referenzieren = wirklich dasselbe Inhaltselement (und damit maximal „gemeinsame Änderungen“).
Praxisregeln, damit nichts „überschrieben“ wird
Fall A: Die Formularstruktur soll identisch bleiben (nur Empfänger/Antwortseite etc. anders)
- Kopieren ist erlaubt, wenn ausschließlich Plugin-Einstellungen angepasst werden, z. B.:
- Empfänger
- Absender/Bestätigungsmail
- Antwortseite/Weiterleitung
- Formularstruktur nicht anfassen (keine Felder/Seiten/Validierungen ändern).
Fall B: Es sollen Felder, Texte, Pflichtfelder oder Validierungen anders sein
- Nicht kopieren und „im Formular weitereditieren“, weil das sehr oft das Original (und alle weiteren Verwendungen) mitändert.
- Stattdessen: neues Formular anlegen (oder Formular-Datensatz duplizieren, sofern vorgesehen) und dann im Plugin dieses neue Formular auswählen.
Fall C: Man möchte exakt dieselbe Darstellung/Einstellung an mehreren Stellen (100% identisch)
- Referenzieren ist sinnvoll, wenn wirklich überall dasselbe Inhaltselement erscheinen soll.
- Sobald eine Stelle abweichen soll: nicht referenzieren, sondern eine eigene Variante (Kopie + ggf. eigenes Formular) erstellen.
Schnell-Check vor Änderungen (empfohlen)
Wenn man gerade dabei ist, „nur kurz ein Feld hinzuzufügen“ oder ein Pflichtfeld zu ändern:
- Wird das Formular möglicherweise noch auf anderen Seiten genutzt?
Wenn ja oder wenn unsicher: kein Editieren am Formular, sondern zuerst eine eigene Formular-Variante erstellen.