Checkliste PowerPoint

Folgende Checkliste zeigt wesentliche Punkte für die Erstellung einer barrierefreien Präsentation.

Allgemeine Hinweise für die Erstellung barrierefreier Dokumente gelten generell.

  1. Beachten Sie die Grundsätze barrierefreier Gestaltung:
    1. Es wird eine lesefreundliche serifenlose Schriftart (Calibri, Arial oder Liberation Sans) ohne Sonderformatierungen (Unterstreichungen, Großbuchstaben, Kursiv) verwendet.
    2. Das Verhältnis des Farbkontrasts zwischen Text und Hintergrund ist möglichst hoch - 4,5:1 (Beispiel: Schwarz auf Weiß). Informationen werden nicht alleine durch Farben vermittelt.
    3. Silbentrennung wird vermieden.
  2. Es werden die Folienlayouts genutzt und der Folienmaster wird für notwendige Anpassungen geändert.
  3. In der Gliederungsansicht sollte jede Folie einen Folientitel haben.
  4. Aufzählungen und Listen werden mit den Funktionen der Anwendung erstellt. Die Hierarchie wird mit der Tabulatortaste erstellt.
  5. Tabellen werden mit den Funktionen der Anwendung erstellt. Weisen Sie Überschriftenzellen und der Tabelle einen Alternativtext zu.
  6. Hyperlinks sollen mit einem aussagekräftigen Titel und nicht der URL angezeigt werden. Geben Sie eine Quickinfo an.
  7. Grafiken und Alternativtexte
    1. Wenn die Präsentation als PDF-Dokument weitergegeben wird, sollten Freiformen im Dateityp von Bildern in der Präsentation eingefügt sein. Der Export zu PDF ist bei den eigentlichen Freiformen oft fehlerhaft.
      Markieren Sie die inhaltlich zusammen gehörenden Teile einer Freiform und wählen Start -> Anordnen -> Gruppieren. Speichern Sie diese Gruppierung: Rechtsklick -> als Grafik Speichern... und fügen Sie diese nach Entfernen der Gruppierung als Grafik erneut in der Folie als Bild mit Alternativtext ein. Nachteil ist hier daß die Freiform nicht wie vorher bearbeitet werden kann.
    2. Der Alternativtext soll den informationsgebenden Inhalt der Grafik angeben. Zuerst die Art des Bildtyp: Foto, Art des Diagramms, bzw. der SmartArt, oder Strichzeichnung; danach die inhaltliche Erläuterung und der Copyright-Vermerk. Dekorative Grafiken sollten als solche gekennzeichnet werden. Inhaltlich zusammengehörende Elemente werden gruppiert und haben nur einen Alternativtext.
    3. Mathematische Formeln sollen als Grafiken eingefügt werden. Online ist dies mit einem Formeleditor möglich. Im Alternativtext muss die Formel mit MathML oder in der LaTeX-Notation angegeben werden. Formeln anderer Fachgebiete sollen entprechend behandelt werden.
  8. Die Lesereihenfolge (Start -> Anordnen -> Auswahlbereich) jeder Folie wird korrekt sortiert. In der Richtung: von unten nach oben werden blinden Anwendern die Elemente einer Folie durch einen Screenreader vorgelesen.
  9. Verzichten Sie auf Folienübergänge und Animationen.
  10. Dokumenttitel (Datei -> Informationen -> Eigenschaften -> Titel) und Dokumentsprache (Statusleiste -> Sprache -> Standard) sind gesetzt. Die Dokumentsprache wird einzelnen Wörtern bei anderen Sprachen entsprechend gesetzt.
  11. Präsentationen sollten mit verfügbaren Funktionen der Anwendung auf technische Barrierefreiheit hin untersucht werden. Unter PowerPoint 2016 via: Datei -> Informationen -> Auf Probleme überprüfen -> Barrierefreiheit überprüfen. Die technische Barrierefreiheit sagt allerdings nichts über die tatsächliche Barrierefreiheit aus.
  12. Der Dateiname sollte Angaben zum Kontext, dem Erstellungsdatum und der Barrierefreiheit enthalten - Beispiel: UP_IfI_GdP_V3_20190822_bf.pptx.

Live-Untertitelung

Mit Microsoft 365 Powerpoint ist die Live-Untertitelung möglich. Datenschutz: Für die ordnungsgemäße Nutzung der Software in der Microsoft Cloud sind Sie selbst verantwortlich (Hinweise zur Nutzung der Microsoft Clouddienste). Bei Nutzung der Funktion der Live-Untertitelung stimmen Sie als Privatperson der elektronischen Verarbeitung ihrer Stimme zu. 

Quellen

  1. Hinweise zur Formatierung von Text: Schritte zu einem inklusiven Kommunikationsdesign - leserlich 
  2. Languagetool:
    1. Werkzeug zur Grammatik- und Stil-Analyse
    2. Werkzeug zur Prüfung auf Leichte Sprache

Tools

  1. Test des Farbkontrastes: TPGi Colour Contrast Analyser (CCA)