Damit ein Dokument barrierefrei und dessen Inhalte korrekt und ausreichend für alle Nutzergruppen lesbar sind und weitergegeben werden, sind folgende Punkte bei der Erstellung von Dokumenten zu beachten. Die Optimierung bereits bestehender Dokumente im Nachhinein ist aufwendiger, als wenn der Punkt Barrierefreiheit bereits bei der Erstellung beachtet wird.
Berücksichtigen Sie den Aspekt Barrierefreiheit von Anfang an bei der Erstellung von digitalen Dokumenten. Bei Auswahl des Dateiformats PDF für das Dokument muss bereits mit der Erstellung der Inhalte in der Autorenanwendung (beispielsweise Microsoft Word) die Barrierefreiheit beachtet und geprüft werden. PDF-Dokumente erst in Adobe Pro barrierefrei (entsprechend der Prüfungsergebnisse mit PAC) anzupassen, ist wesentlich zeit- und arbeitsintensiver. Die Bearbeitung von PDF-Dokumenten in Richtung Barrierefreiheit ist in dem Bereich PDF dieses Webportals erläutert.
Dies sind die typischen Arbeitsschritte in der Erstellung barrierefreier Dokumente:
Die Auswahl des Dateiformats sollte entsprechend der Empfängergruppe und des verfolgten Ziels des Dokuments erfolgen. Handelt es sich um ein Dokument in welchem Layout und Gestaltung explizit relevant sind, es beispielsweise für den Druck erstellt wird, oder geht es um die Weitergabe der enthaltenen Informationen unabhängig vom Dateiformat.
Verallgemeinert basieren die Mehrzahl von Dateiformaten für Dokumente auf zwei Ebenen: der sichtbaren Präsentationsebene und der versteckten Strukturebene. Die Präsentationsebene eines Dokuments wird ausgedruckt. Die Strukturebene enthält im Hintergrund Meta-Informationen für die sichtbaren Dokumentelemente, welche nicht ausgedruckt werden. Beispielsweise ist anhand der Formatierung eine Überschrift erkennbar. In der Strukturebene ist dieser Text direkt als Überschrift gekennzeichnet. Dies gilt für HTML, Word-Dokumente (DOCX), und auch PDF. Die Zuordnung der Dokumentelemente zu ihrem Typ, oder Tag, muss während der Dokumenterstellung mit der Anwendungssoftware beispielsweise über Formatvorlagen getätigt werden. Wenn Überschriften zwar wie Überschriften aussehen, aber keine entsprechende Typ-Zuordnung in der Strukturebene haben, sind Sie keine Überschriften.
Vermeiden Sie die Weitergabe eingescannter Dokumente. Ein eingescanntes Dokument ist eine Grafik. Jegliche enthaltene textuelle Informationen sind für blinde Anwender nicht lesbar. Analog für sehende Anwender handelt es sich um ein Dokument in einer fremden Sprache, welche nicht beherrscht wird. Software mit Texterkennung ermöglicht zwar den Inhalt zu extrahieren. Dieser Schritt ist allerdings aufwendig, fehleranfällig und Informationen zum Typ der Textelemente, der Strukturebene, fehlen.
Das Dateiformat PDF hat sich etabliert. In Richtung Barrierefreiheit ist PDF nicht geeignet. Folgende Frage sollte gestellt werden: Können die Informationen des Dokuments auch direkt auf einer Webseite, in einer Word- oder als ePUB-Datei festgehalten werden?
Formulieren Sie ihre Texte in verständlicher Sprache.
Bei gendergerechter Sprache ist die Verwendung von Sternchen (*), dem Schrägstrich (/) oder dem Unterstrich (_) im Blickfeld der Barrierefreiheit problematisch. Blinde Menschen hören mit dem Screenreader bei dem Wort Leser*in dieses Wort in den drei Wörtern „Leser“, „Stern“ und „in“. Auch wenn der Doppelpunkts (:) derzeit häufig genutzt wird, rät der DBSV (Deutscher Blinden- und Sehbehindertenverband e.V.) zu dem Ausschreiben der weiblichen und männlichen Form, oder kontextabhängig einer angepassten genderneutralen Formulierung (DBSV Gendern, BdKom Kompedium Gendersensible Sprache). Eine Analyse der technischen Unterstützung von Sonderzeichen für genderinklusive Sprache durch Screenreader ist durch Taner Aydın vorgenommen worden. Die Überwachungsstelle des Bundes für Barrierefreiheit von Informationstechnik hat eine Empfehlung zu gendergerechter, digital barrierefreier Sprache veröffentlicht und rät zum Asterisk-Zeichen (*).
Die Festlegung in einem Dokument auf eine Geschlechtsform sollte explizit mit einem Hinweis darauf erfolgen. Orientierung bietet das Koordinationsbüro für Chancengleicheit der Universität Potsdam mit Hinweisen für Gendergerechte Sprache an der Hochschule.
Weitergehende Informationen zu der Formatierung von Text finden Sie unter: https://www.leserlich.info/index.php