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Gebäudemanagement

Das Gebäudemanagement (auch als Immobilienmanagement, Gebäudewirtschaft oder Facility-Management bezeichnet) organisiert alle Maßnahmen, die zur nutzerorientierten und wirtschaftlichen Bereitstellung der für die Aufgabenerfüllung notwendigen Räume und Gebäude einschließlich der notwendigen Grundstücke erforderlich sind.
Für die Organisation der Aufgaben gelten folgende Grundsätze:
- Die Leistungen im Zusammenhang mit der Gebäudebereitstellung und -bewirtschaftung werden präzise definiert, zentral und integriert von einer Organisationseinheit (Zentrale Gebäude- oder Immobilienwirtschaft) erbracht und vom Nutzer bezahlt, sofern er sie nicht selbst erbringt.
- Die Verantwortung für Art, Qualität, Menge und Kosten der Gebäude- bzw. Raumnutzung, für die Bewirtschaftung und ggf. bestellte Dienstleistungen trägt die nutzende Organisationseinheit im Rahmen zentraler, für die gesamte Verwaltung geltender Vorgaben.
- Die vollständigen Kosten sind aus dem dem Nutzer zur Verfügung stehenden Budget zu finanzieren.
Ziele eines optimierten Gebäudemanagements sind:
- Kostensenkung durch Bündelung und Professionalisierung der Leistungserstellung
- Wettbewerbsfähigkeit aller gebäudebezogenen Leistungen interkommunal und im Vergleich zu privaten Unternehmen
- Nutzer-/Kundenorientierung
- Aufdeckung von Sparpotenzialen bei den Nutzern durch Einbeziehung der Gebäudekosten in die Budgetierung
- Erhalt, Entwicklung und optimale Verwertung der Vermögenswerte.
Leistungsschwerpunkte des Gebäudemanagements zur Erreichung dieser Ziele sind:
- technisches Gebäudemanagement (z. B. Instandhaltung der Baukonstruktion und der Gebäudetechnik, Neu- und Umbau, Ver- und Entsorgung),
- kaufmännisches Gebäudemanagement (z. B. Vertragsmanagement, Buchhaltung und Kostenrechnung),
- infrastrukturelles Gebäudemanagement (z. B. Beheizung, Reinigung und Versorgung mit Hausmeisterdiensten).
Als Organisationsformen für das Zusammenwirken der Zentralen Gebäudewirtschaft und der Nutzer werden hauptsächlich zwei von der KGSt entwickelte Modelle angewandt:
- das Mieter- / Vermieter-Modell und
- das Eigentümer-Modell.
Der Regelfall ist das Mieter- / Vermieter-Modell. Dabei tritt die Zentrale Gebäudewirtschaft als Vermieter der Objekte und Anbieter von Nebenleistungen auf und schließt mit den Nutzern Miet- oder Pachtverträge und Vereinbarungen über Nebenleistungen ab. Die Objekte werden beim Vermieter erfasst und bewertet, um auf dieser Basis die Grundmiete (Kaltmiete) zu kalkulieren. Dienstleistungen, die günstiger von der Zentralen Gebäudewirtschaft erbracht werden können (z. B. Gebäudereinigung), werden als Nebenkosten gem. II. BerechnungsVO abgerechnet.
Nach dem Eigentümer-Modell werden oder bleiben spezifische Immobilien dem Nutzer direkt zugeordnet, z. B. die Anlagen der Stadtentwässerung. Das schließt nicht aus, dass die Zentrale Gebäudewirtschaft auf vertraglicher Basis einzelne Serviceleistungen (von der Versicherung bis zu Hausmeisterdiensten) erbringt.
Als Rechtsform für die Zentrale Gebäudewirtschaft kommt in erster Linie der Regiebetrieb in Betracht. Im neuen Managementsystem kann diesem eine ausreichende Flexibilität gewährt werden. Und mit dem neuen Haushalts- und Rechnungswesen steht auch ein adäquates Rechnungswesen zur Verfügung. Die rechtliche Verselbständigung ist deshalb nicht nötig und im Hinblick auf die zum Teil sehr weitgehende Verlagerung von Vermögen und Schulden aus dem Haushalt heraus und die damit einhergehenden Transparenzverluste und Steuerungsprobleme kritisch zu sehen.
Das neue Gebäudemanagement wird in der Praxis zunehmend eingeführt. Anlässe dafür sind:
- die Finanzknappheit bei einem Anteil der Gebäudekosten an den Verwaltungshaushalten von mehr als 10 % und Einsparungspotenzialen in diesem Bereich von 20-30 % nach Abschluss des Optimierungsprozesses von 4-5 Jahren
- die Modernisierung der Verwaltung im Sinne des neuen Managementmodells.

Gemeinkosten

Gemeinkosten (auch Overheads) sind Kosten(arten), die einem Kostenträger (Produkt) oder einer Kostenstelle nicht direkt oder nicht mit vertretbarem Aufwand verursachungsgerecht zugerechnet werden können. Beispielsweise sind die Kosten der Musikschulleitung Kostenstellengemeinkosten in Bezug auf die Kostenstelle Elementar-Musikunterricht. In der Kosten- und Leistungsrechnung wird versucht, die Gemeinkosten mit Hilfe von Schlüsseln möglichst verursachungsgerecht zu verteilen. Für die Behandlung der Gemeinkosten im Haushalt gilt das Prinzip der relativen Einzelkosten.