Prozess- und Zeitplanung
Bei der Erstellung eines realistischen Zeitplans gilt es, Fristen zu beachten, Gremien zu beteiligen und unbedingt Zeitpuffer miteinzuplanen.
Schritte im Überblick
Idee für ein Studienprogramm und Zeitplanung
Bereits bei der Entwicklung einer Idee für ein Studienprogramm sollten das Leitbild Lehre, der Hochschulentwicklungsplan, die fakultätsspezifischen internen Leistungs- und Zielvereinbarungen sowie die Internationalisierungsstrategie der Universität Potsdam beachtet werden. Dabei spiegelt das Leitbild Lehre das Selbstverständnis der Hochschule wider, die internen Leistungs- und Zielvereinbarungen bieten den Rahmen für die konkrete Operationalisierung der Zielereichung.
Für die Entwicklung eines neuen Studienprogramms (inklusive der ministeriellen Genehmigung) sind mindestens 18 Monate einzuplanen. Es wird empfohlen, gleich zu Beginn einen realistischen Zeitplan zu erstellen. Hierbei ist Folgendes zu berücksichtigen:
- Eine Ordnung, die zum Wintersemester in Kraft treten soll, muss spätestens im Dezember des Vorjahres vom Senat beschlossen werden bzw. im Juli des Vorjahres, wenn sie zum Sommersemester in Kraft treten soll.
- Die Studienkommission ist zuständig für die Vorbereitung neuer Studienprogramme und die Überarbeitung und Weiterentwicklung vorhandener Studienprogramme. Die weiteren Gremien der Universität (Fakultätsrat, Senatskommission für Lehre und Studium (LSK) und Senat) sind zu beteiligen. Die Gremien tagen i. d. R. einmal im Monat. Die Unterlagen sind mit einem Vorlauf von ca. 10 Tagen an die Gremienverwaltung zu senden.
- Bei der Planung des Gremiendurchlaufs sollte berücksichtigt werden, dass im Fakultätsrat, in der Senatskommission für Lehre und Studium (LSK) oder im Senat noch Mängel festgestellt werden können und die Studienkommission aufgefordert wird, die Studien- und Prüfungsordnung zu überarbeiten. Daher sollte ein entsprechender Zeitpuffer eingeplant werden.
Generell gilt: Je früher mit der Entwicklung des Studienprogramms begonnen wird, desto besser.
Mit dem erfolgreichen Abschluss der Systemakkreditierung ist die Universität Potsdam berechtigt, die Akkreditierung von Studienprogrammen in Eigenregie durchzuführen. Bei Studienprogrammen, für die ein Konzept vorliegt, die aber noch nicht angeboten werden, findet das Verfahren der internen Konzeptakkreditierung Anwendung. Die Qualitäts-, Rechts- und Ressourcenprüfung erfolgt in diesen Fällen innerhalb des Prozesses Studienprogramme entwickeln (siehe unter Prozessbeschreibungen) und bedarf des zustimmenden Beschlusses (ohne oder mit Akkreditierungsauflagen bzw. -empfehlungen) der Senatskommission für Lehre und Studium (LSK). Ausführlichere Informationen sind in der Verfahrensbeschreibung zur Internen Akkreditierung von Studienprogrammen an der Universität Potsdam (auf der Themenseite Interne Akkreditierung) enthalten.
Perspektivgespräche I und II
Sobald die ersten Ideen für das Studienprogramm konkreter sind, werden vor der unmittelbaren Entwicklung des Studienprogramms Perspektivgespräche geführt.
Im Perspektivgespräch I prüft die Hochschulleitung gemeinsam mit der Fakultät, ob das geplante Studienprogramm in das Profil und zu den Entwicklungsplanungen der Universität Potsdam passt. Ist das einzuführende Studienprogramm Bestandteil der Leistungs- und Zielvereinbarungen (LZV), kann das Perspektivgespräch I entfallen.
Besteht ein Grobkonzept zum geplanten Studienprogramm kann die/der Studiendekan*in das Perspektivgespräch II anmelden. Im Perspektivgespräch II wird das Studienprogrammkonzept „unter die Lupe“ genommen und aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet. Über jedes Perspektivgespräch wird Protokoll geführt.
Teilnehmer*innen des Perspektivgesprächs II sind die/der Vizepräsident*in für Lehre und Studium (VPL), Studiendekan*in, QM-Beauftragte*r, Fachvertreter*innen, Mitarbeiter*innen des Zentrums für Qualitätsentwicklung in Lehre und Studium (ZfQ), des Dezernats für Studienangelegenheiten (D2), des Dezernats für Planung, Statistik, Forschungsangelegenheiten (D1), ggf. ein*e Referent*in des Vizepräsidenten für Internationales (VPI) und ggf. die*r Direktor*in oder ein*e Mitarbeiter*in des Zentrums für Lehrerbildung und Bildungsforschung (ZeLB).
Damit die Teilnehmer*innen des Gesprächs einen guten Einblick in das geplante Programm erhalten, ist vorab vom Fach und mit Unterstützung der/des jeweiligen Qualitätsmanagement-Beauftragten die Selbstdokumentation zur Konzeptakkreditierung auszufüllen (siehe Themenseite Interne Akkreditierung) und spätestens zehn Tage vor dem Perspektivgespräch II im Büro der/des Vizepräsidenten*in für Lehre und Studium einzureichen. Weitere hilfreiche und zu beachtende Dokumente wie die Planungskonzeption für Masterstudiengänge können der Prozessbeschreibung Studienprogramme entwickeln entnommen werden (siehe Themenseite Prozessbeschreibungen).
In die Konzeptakkreditierung bestimmter Studiengänge sind mitunter staatliche oder kirchliche Stellen einzubeziehen: bei lehramtsamtsbezogenen Studienprogrammen das für Schule zuständige Ministerium, bei theologischen Studiengängen die zuständigen kirchlichen Stellen und bei Studiengängen, die berufszulassungsrechtliche Eignungen zum Gegenstand haben (bspw. Approbation bei Psychologie) die jeweiligen zuständigen staatlichen Stellen. Der*Die Vizepräsident*in ist im Rahmen des Perspektivgesprächs II über die Notwendigkeit der Einbindung zu informieren und tritt mit den staatlichen oder kirchlichen Stellen in Kontakt.
Entscheidung für Zeitpunkt zum Einholen der externen Gutachten
Bei der Neueinrichtung und zur Konzeptakkreditierung eines Studienprogramms ist es notwendig, drei Gutachten zum Studienprogrammkonzept von externen Vertreter*innen aus der Wissenschaft, der Berufspraxis und von externen Studierenden einzuholen. Wann im Prozess dies vorgenommen wird, richtet sich nach verschiedenen Gesichtspunkten.
Empfehlung 1 zum Zeitpunkt des Einholens der drei Gutachten:
- zeitnah nach Perspektivgespräch II
- Vorteil: Gutachten können in die Ausarbeitung des Studienprogramms mit einfließen
- Dokumentengrundlage: Selbstdokumentation, ggf. Protokoll Perspektivgespräch II
- empfohlene Leitfragen (siehe Themenseite interne Akkreditierung)
Empfehlung 2 zum Zeitpunkt des Einholens der drei Gutachten:
- parallel zu den Prüfschleifen bzw. ab dem Vorliegen der nötigen Dokumente
- Vorteil: Gutachten auf Basis einer breiten Dokumentengrundlage und anhand eines ausformulierteren Konzepts
- Dokumentengrundlage: z. B. Entwurf der Studien- und Prüfungsordnung mit Modulbeschreibungen und Studienverlaufsplan
- empfohlene Leitfragen (siehe Themenseite interne Akkreditierung)
Insgesamt ist zu berücksichtigen, dass die Recherche und Rekrutierung externer Gutachter*innen etwas Zeit benötigt und die Gutachter*innen ihrerseits einige Wochen brauchen, um ihre Stellungnahmen zu verfassen. Es sollten zwei bis drei Monate bis zum Vorliegen der Gutachten eingeplant werden.
Übersetzung des Konzepts und Erarbeitung der Ordnung(en)
Im Anschluss an das Perspektivgespräch II erhält die Studienkommission (ggf. muss diese neu eingerichtet werden) den Auftrag zur Umsetzung des Studienprogrammkonzepts und der dazugehörigen Ordnungen.
Das sind:
- fachspezifische Studien- und Prüfungsordnung
- fachspezifische Zugangs- und Zulassungsordnung (nur bei Masterprogrammen)
- ggf. Eignungsprüfungsordnung inkl. Gebührensatzung (insb. bei künstlerischen Fächern, den Sprach- oder Sportwissenschaften)
Darüber hinaus muss das auszuarbeitende Studienprogramm über folgende Punkte Aufschluss geben:
- Studienziele und Qualifikationsprofil des Studienprogramms
- Zielgruppen und angestrebte Anzahl von Studienanfänger*innen
- Berufsfelder und berufliche Perspektive der Absolvent*innen
- vergleichbare Studienangebote in der Region und Alleinstellungsmerkmale des Studienprogramms
- Einordnung in Profilbildung und Entwicklungsziele der Universität Potsdam
- Beitrag des Studienprogramms zur Umsetzung der Ziele der Fakultät
- Auswirkungen auf bestehende Studienprogramme (Ressourcenplan)
- Beschreibung der Marketingmaßnahmen
Die/Der Qualitätsmanagement-Beauftragte der Fakultät koordiniert und begleitetet den Prozess. Über sie/ihn läuft die Kommunikation mit der Verwaltung, dem Zentrum für Qualitätsentwicklung in Lehre und Studium (ZfQ) und ggf. dem Zentrum für Lehrerbildung und Bildungsforschung (ZeLB). Sie/Er versendet die Ordnungen im Rahmen der Prüfschleifen und begleitet die Beschlussfassungen in den Gremien.
Prüfschleifen 1 und 2 und Behebung der Monita
Das Potsdamer Qualitätsmanagementsystem sieht vor, dass Studien- und Prüfungsordnungen umfassend geprüft werden, bevor diese von den Gremien der Universität beschlossen werden. Die Prüfinstanzen stellen fest, ob eine Satzung beratungsreif ist. Nach einer Vorprüfung durch die/den Qualitätsmanagement-Beauftragte*n wird die Ordung in die Prüfschleifen I und II gegeben. Hier findet u. a. die Rechts-, Kapazitäts- und Qualitätsprüfung statt.
Damit Studien- und Prüfungsordnungen rechtzeitig in Kraft treten können, sind folgende Fristen bei der Einreichung der Ordnungen einzuhalten: 31.07. für das Inkrafttreten einer Ordnung zum Wintersemester und 28.02. für das Inkrafttreten einer Ordnung zum Sommersemester des jeweils darauffolgenden Jahres.
Die Studienkommissionen beheben die in den Prüfschleifen angemerkten Monita. Die/Der Qualitätsmanagement-Beauftragte berät sie dabei.
Gremienempfehlungen und -beschlüsse
Die Grundlage für die Genehmigungsphase bildet das Vorliegen aller Ordnungen des Studienprogramms (Studien- und Prüfungsordnung, Modulkatalog sowie ggf. Zulassungs- und Gebührenordnung) sowie die Dokumentation des Einbezugs der drei externen Gutachter*innen (Wissenschaft, Berufspraxis, studentische Perspektive). Danach erfolgt die Empfehlung durch die Studienkommission, im Anschluss die Beschlussfassung über sämtliche Ordnungen durch den Fakultätsrat. Ggf. erfolgt zugleich ein Beschluss über die Aufhebung des alten (Vorläufer-)Studienprogramms. Liegen diese Beschlüsse vor, wird das neue Studienprogramm auf die Tagesordnung der Senatskommission für Lehre und Studium (LSK) gesetzt, die wiederum darüber abstimmt und bei einem positiven Votum der Konzeptakkreditierung des Studienprogramms zustimmt.
Sind diese drei Empfehlungs- bzw. Beschlussverfahren abgeschlossen, wird die Einrichtung des Studienprogramms auf die Tagesordnung der nächsten Senatssitzung genommen. Der Senat kann der Einrichtung des Studienprogramms zustimmen. Zugleich wird ein Beschluss über die Prüfungs- und Studienordnung sowie gegebenenfalls über die Zulassungs- und Gebührenordnung gefasst. Über mögliche Zulassungszahlen für zulassungsbeschränkte Studienprogramme wird separat entschieden. Zuletzt folgt die Genehmigung des Studienprogramms durch den/die Präsidenten/-in der Universität Potsdam.
Ministerielle Prüfung und Genehmigung
Nach dem Senatsbeschluss wird die Genehmigung des Studienprogramms und ggf. die Aufhebung des bisherigen Studienprogramms beim Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kultur (MWFK) beantragt. Bei Lehramtsstudiengängen ist für die Akkreditierung das Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (MBJS) zu beteiligen. Die Beantragung von Zulassungsbeschränkungen erfolgt in einem gesonderten Verfahren.
Mit der Einrichtungsgenehmigung des Ministeriums (bei Lehramtsstudiengängen der Ministerien) hat das Studienprogamm zugleich erstmals den internen Qualitätssicherungsprozess der Universität Potsdam abgeschlossen. Mit dem abgeschlossenen Verfahren der internen Konzeptakkreditierung ist das Studienprogramm für acht Jahre akkreditiert. Nach dem Ablauf dieser schließt sich das Verfahren der internen Programmakkreditierung von laufenden Studienprogrammen an, bei dem der Fokus auf der Begutachtung empirischer Befunde, die qualitativ und quantitativ generiert werden, und der Wirksamkeit der fach- und fakultätsspezifischen Qualitätssicherung liegt.
Umsetzung des neuen Studienprogramms
Wichtige Schritte bei der Umsetzung des neuen Studienprogramms betreffen folgende Punkte:
- Einrichtung des für das Studienprogramm zuständigen Prüfungsausschusses
- Abbildung des Studienprogramms im Campusmanagementsystem (PULS)
- ggf. Abschluss von Dienstleistungsvereinbarungen bei Importen und Exporten von Modulen zwischen Fakultäten
- Erstellung von Werbematerialien mit Unterstützung des Fachs (Flyer, Internetseite etc.)
- Erstellung des Bewerberportals
- Berücksichtigung des neuen Studienprogramms bei der Lehrplanung
- Erstellung des Diploma Supplements
- Vorbereitung der Orientierungswoche (Begrüßung der Erstsemester)
- Durchführung des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens (nur bei Masterprogrammen)
- Prozessbescheibungen
Hier sind ausführliche Beschreibungen der Prozesse zur Entwicklung von Studienprogrammen und Änderung von Studienprogrammen zu finden. Die Prozessbeschreibungen enthalten Angaben zu den Verantwortlichkeiten und – symbolisiert durch entsprechende Formen – Angaben dazu, wo, wann, welche Entscheidungen getroffen werden müssen. Zudem sind einschlägige Dokumente (Ordnungen und gesetzliche Regelungen, Checklisten etc.) hinterlegt.