Digitalisierung der Verwaltung

Im Mai 2019 wurde eine Digitalisierungsstrategie für die Zentrale Universitätsverwaltung (ZUV) [Stand: 28.06.2019; nur im Intranet] verabschiedet. Darin setzt sich die Verwaltung die Ziele

  • wesentliche Dienstleistungen anwenderfreundlich, serviceorientiert, digital und zentral an einem Ort anzubieten,
  • Prozesse kontinuierlich zu prüfen und zu verbessern, transparent zu gestalten und digitale Systeme zur Information aller Verfahrensbeteiligter zu nutzen,
  • die digitalen Kompetenzen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der ZUV zu stärken,
  • infrastrukturelle und organisatorische Voraussetzungen für digitale Anforderungen zu schaffen.

Zur Umsetzung der Ziele wurde eine Steuerungsgruppe, bestehend aus den Leitungen der Dezernate 1-4, der Zentralen Abteilung, von Bauverwaltung, Sicherheitswesen, Organisation, dem Hochschulgebäudemanagement Potsdam - Bereich Universität Potsdam und dem Zentrum für Informationstechnologie und Medienmanagement sowie dem Chief Information Officer und dem Kanzler, eingerichtet. Die Steuerungsgruppe befasst sich mit grundlegenden Entscheidungen bezüglich der IT der ZUV und gibt Empfehlungen zur Prioritätensetzung von IT-Projekten der Verwaltung.

Projekte in Umsetzung

E-Rechnung / Dokumentenmanagement

E-Rechnung / Einführung DMS

Einführung eines Dokumenten- und Workflowmanagementsystems

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Studierendenakte

Studierendenakte

Einführung einer digitalen Studierendenakte

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WHK-Prozesse

WHK-Prozesse

Digitalisierung von Personalprozessen wissenschaftlicher Hilfskräfte

Ad-Hoc-Workflows

Ad-Hoc-Workflows

Konzeption und Umsetzung von Workflow-Komponenten zur Digitalisierung von Ad-hoc-Prozessen

Digitale Dienstleistungen

SPP - Service Portal für Personal der Universität Potsdam

  • Verwaltung von Dienstreiseanträgen
  • Online-Bewerbung

Form.UP

  • Verwaltung von Beschaffungen
  • Drittmittelanzeigen

BI.UP - Business Intelligence System der Universität Potsdam

  • Statistiken und Schlüsselverzeichnisse in den Bereichen Studierende und Finanzen
  • dezentrale Kontostandsanzeige