Unsere Projekte

Im Rahmen der Digitalisierungsstrategie der Universität Potsdam ist die Digitalisierung von Personalprozessen ein Baustein in der Umsetzung. Die Prozesse der Einstellung, Verlängerung, Arbeitszeitänderung, Änderung der Finanzierung und Vertragsauflösung von studentischen Beschäftigten sind mit einem hohen organisatorischen Aufwand verbunden. Die Prozesse sind analog abgebildet, was sowohl eine hohe Anzahl von Sachressourcen (Papier) verbraucht als auch zeitliche Ressourcen, da die Unterlagen zwischen den einzelnen Bereichen postalisch versendet werden.

Was soll am Ende des Projekts geliefert werden?

Am Ende dieses Umsetzungsprojektes soll die rechtssichere, transparente, verständliche und  einheitliche Durchführung der Geschäftsprozesse zum Personalmanagement für studentische Beschäftigte mit barrierefreien, benutzerfreundlichen, digitalen Workflows ohne Medienbrüche möglich sein. Im Lieferumfang enthalten sind:

• Antworten auf (rechtliche) Grundsatzfragen für dieses Transformations-Pilotprojekt im Personalwesen der Universität Potsdam
• Dokumentierte SOLL-Prozesse 
• Technische Lösungen für das mehrstufige Verfahren, bestehend aus:
  • Antrags- und Genehmigungsworkflows
  • Workflows in der zentralen Personalsachbearbeitung
  • Erstellung, Veraktung und Verwaltung von digitalen Schriftgutobjekten
• Handbuch für die verfahrenssichere Anwendung der digitalen Workflows

Welche Ziele werden verfolgt?

Das Projekt zielt darauf ab, die Personalprozesse zur Einstellung, Vertragsverlängerung, Arbeitszeitveränderung, Finanzierungsänderung und Vertragsauflösung für studentische Beschäftigte der Universität Potsdam weitestgehend medienbruchfrei zu digitalisieren, wobei die Prozessfehlerrate auf 5-10 % gesenkt wird.
Während ein spezifisches Fachkonzept für die elektronische Personalakte nicht existiert, trägt dieses Projekt entscheidend zur schrittweisen Entwicklung einer elektronischen Personalakte bei, indem es grundlegende Strukturen schafft. Das Projekt wird in Übereinstimmung mit allen relevanten Partnern und innerhalb der gegebenen technologischen Rahmenbedingungen durchgeführt.

Das Projekt zielt darauf ab, eine digitale Drittmittelakte im Dokumenten-Management-System (DMS) Doxis einzuführen, das bereits an der Universität Potsdam genutzt wird. In der ersten Ausbaustufe wird ein digitaler Referenzprozess entwickelt, der später erweitert werden kann. Gleichzeitig entsteht eine zentrale digitale Ablagestruktur.

Kernmaßnahmen:

• Erhebung der aktuellen IST-Prozesse in allen beteiligten Bereichen.
• Definition und Umsetzung eines standardisierten SOLL-Prozesses.
• Digitalisierung aller relevanten Dokumente (z. B. über Form.UP, FMS oder das Vorlagenmanagement im DMS).
• Aufbau einer prozessorientierten Aktenplanstruktur innerhalb der Prozesslandkarte der Universität Potsdam.
• Festlegung von Berechtigungen für alle Prozessbeteiligten.
• Definition von Aufbewahrungsfristen und Implementierung notwendiger Schnittstellen zu anderen Systemen.
• Erstellung von Metadaten, Aktendeckeln, Suchmasken und einer Registerstruktur.

Nach der erfolgreichen Umsetzung wird eine Testphase durchgeführt, um die Funktionsfähigkeit der digitalen Drittmittelakte zu prüfen. Anschließend erfolgt die Ausrollung. Alle Nutzenden erhalten Schulungen, um einen reibungslosen Einstieg zu gewährleisten.

Zur Unterstützung und Weiterentwicklung des Systems werden digitale Serviceangebote geschaffen, darunter ein Ticketsystem und eine Nutzungsdokumentation. Diese sollen die Nachhaltigkeit und Akzeptanz der digitalen Drittmittelakte fördern.

Das Projekt wird von Jelka Hönicke betreut.

Für die Verwaltung der Universität Potsdam soll ein prozessorientierter elektronischer Aktenplan erstellt werden. Der Aktenplan bildet einen wichtigen Grundpfeiler für die weitere Digitalisierung der Universitätsverwaltung.

Ein Aktenplan gibt die Struktur wieder, in der die Dokumente einer Organisation abgelegt werden. Mit ihm können Mitarbeiter/-innen Dokumente so ablegen und wiederfinden, dass das Arbeiten effizient und rechtssicher ist.

"Elektronisch" heißt, dass die Dokumente in digitaler Form vorliegen und im Fall der Universität Potsdam im Dokumentenmanagementsystem (DMS) Doxis4 gepflegt werden. Der Zugriff auf die Dokumente erfolgt über eine Suchfunktion, die die Dokumente nach den Angaben in deren Metadaten filtert.

"Prozessorientiert" bedeutet, dass die Aktenplanstruktur auf Prozessen und Prozessebenen basiert, sich also nicht wie der bisherige Aktenplan nach dem Organisationsaufbau richtet, sondern bereichsübergreifend angelegt ist. Da jeder Prozess im Aktenplan nur einmal vorkommt, wird auch jedes Dokument nur einmal im Aktenplan unter dem entsprechenden Prozess abgelegt. Ein Dokument wird dann von allen relevanten Nutzer/-innen zentral verwendet.

Dieses Projekt wird von Hermann Anhoff betreut.

Die flächendeckende Orientierung auf dem Campus Golm der Universität Potsdam soll Studierenden, Angestellten und Gästen noch leichter gemacht werden. Dafür wird für diesen Campus ein Wegeleitsystem entworfen und umgesetzt. Im Rahmen dieses Wegeleitsystems werden Wegweiserstelen an den Campuseingängen und -kreuzungen aufgestellt.

Dieses Projekt wird von Hermann Anhoff und Edda Korinth betreut.

Um den Studierenden, Beschäftigten und Gästen der Universität Potsdam an den Universitätsstandorten Neues Palais, Golm und Griebnitzsee eine zuverlässige Essensverpflegung zu bieten, werden nach Umsetzung des eatUP-Projektes an zentralen Punkten dieser drei Standorte jeweils ein Heißgetränkeautomat und ein Warenverkaufsautomat aufgestellt. Verfügbar sein sollen Kaffee, Tee, Limonaden, Salaten, Wraps, Bagels, Warmspeisen, Snacks und vieles mehr.

Dieses Projekt wird von Hermann Anhoff betreut.

Auch die Poststelle ist im digitalen Wandel und bereitet sich auf das Scannen von Posteingängen vor: In Verbindung mit dem Projekt E-Rechnung wurde eine Scanstelle zum frühen, ersetzenden und rechtssicheren Scannen eingerichtet. Im ersten Schritt wird diese den Prozess der elektronischen Rechnungsbearbeitung unterstützen, später die Grundlage für die Digitalisierung der Eingangspost im Rahmen elektronischer Verwaltungsarbeit mittels elektronischer Akte und Dokumentenmanagementsystem bilden. Langfristig soll der Großteil des Gesamtvolumens in einer Scanstelle digitalisiert werden. Insbesondere Datenschutz und Sicherheit spielen in diesem Projekt eine wichtige Rolle, die Arbeitsgrundlage bildet hier die TR RESISCAN des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik). 

Formulare sind aus dem Alltag der Universität Potsdam nicht mehr wegzudenken. Ein Großteil der internen und externen Kommunikation wird mit Hilfe unterschiedlichster Formulare abgewickelt. Die Online-Formulare sollen dabei die klassische Papierform ersetzen und die digitale Bearbeitung weiter stärken, fortlaufend verbessern und vereinfachen.

Ziel des Projektes ist es, dass im Rahmen der Digitalisierungsstrategie der Universität Potsdam die Neuausrichtung eines zentralen Formularmanagement-Systems vorgenommen wird. Das neue System soll nicht nur die Erstellung und Bearbeitung von Formularen unterstützen, sondern diese auch nach Bedarf direkt an Workflows anbinden. Zusätzlich sind die zukunftsweisenden Vorteile dieses Systems in der medienbruchfreien Verarbeitungsmöglichkeit, innerhalb von webbasierten und barrierearmen Oberflächen, und der Umsetzung der Anforderungen an IT-Sicherheit und Datenschutz zu finden.

Dieses Projekt wurde von Jelka Hönicke betreut.

Die fortschreitende Digitalisierung und sich ändernde Anforderungen und Erwartungen machen es für die Universität Potsdam notwendig, die webbasierten Informations- und Kollaborationsangebote neu zu strukturieren. Ziel des Projekts „Digital Workplace / Intranet-Relaunch“ ist es, eine moderne, anwender- und serviceorientierte Wissenslandschaft zu schaffen. In der ersten Phase wird der Inhalt überarbeitet und eine neue Plattform implementiert. Eine neue Struktur im modernen Layout soll Informationen für die tägliche Arbeit nutzerorientiert bereitstellen. In der darauf aufbauenden Phase soll das Intranet mit der Zeit gehen und übergreifende Services anbieten. 

Dieses Projekt wurde von Jelka Hönicke betreut.

Mit einem Dokumentenmanagementsystem ergeben sich zahlreiche Möglichkeiten zur Digitalisierung von Verwaltungsdienstleistungen. Im Rahmen des strukturierten Ausbaus wurde die Digitale Studierendenakte (DSA) am höchsten priorisiert und deren Umsetzung am 09.09.2020 beschlossen. Innerhalb dieses elektronischen Archivs werden die Dokumente abgebildet und an einem zentralen Ort digital verwaltet.

Das Projektergebnis soll den Anspruchsgruppen mehr Transparenz, bessere Servicedienstleistungen und eine schnellere Kommunikation durch den direkten und einfachen Zugriff auf studienrelevante Dokumente ermöglichen. Der perspektivische Wegfall von Medienbrüchen, die Unterstützung von modernen sowie flexiblen Arbeitsweisen und der Verringerung des Platzbedarfs durch physischen Archivierung sind weitere Vorteile, die durch die digitale Studierendenakte realisiert werden sollen.

Das Projekt startet in einer sich stark wandelnden gesetzlichen Projektumgebung (Stichwort OZG), so dass sich ggf. Änderungen bzw. Erweiterungen der Projektziele ergeben können.

Dieses Projekt wurde von Norman Lingott betreut.

Die E-Lastenfahrräder werden zur Unterstützung der Mitarbeitenden mit schweren handwerklichen Aufgaben beschafft. Vor allem Hausmeistertätigkeiten und Postdienstleistungen sollen mit dem Fahrrad erfolgen, um auf den wachsenden Campi mobil und flexibel zu sein. Gleichzeitig soll die nachhaltige Mobilität gefördert werden, indem Strecken statt mit dem Auto zukünftig mit dem Lastenfahrrad zurückgelegt werden.

Dieses Projekt wurde von Christian Stempfl und Stefanie Schätzle betreut.

Durch das E-Rechnungsgesetz wird eine verbindliche Rechtsgrundlage für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber festgesetzt. Im Zuge dieser Richtlinie wurde ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingeführt , welches den gesetzlichen Anforderungen entspricht, zukünftige Bedürfnisse abdecken kann und dem Anwender eine komfortable Dokumenten-, Datei- und Rechnungsbearbeitung ermöglicht. 

Dieses Projekt wurde von Jelka Hönicke und Norman Lingott betreut.

Die Universität Potsdam hat aufgrund Ihrer räumlichen Verteilung, der hohen Studierendenzahl und der veränderten Lerngewohnheiten den Anspruch mehr studentische Lernbereiche zur Verfügung zu stellen. Dank mobiler Geräte kann prinzipiell an jedem Ort auf dem Campus gelernt werden. Die vorhandenen Kapazitäten in den Gebäuden sollen besser genutzt und neue Kapazitäten geschaffen werden, damit Einzel- und Gruppenarbeiten außerhalb von Hörsälen und Seminarräumen durchgeführt werden können.

Die verschiedenen Orte der Selbstlernzonen haben wir Ihnen in einer Übersicht zusammengestellt.

Dieses Projekt wurde von Norman Lingott betreut.

Der Nil StudentInnenkeller musste 2019 wegen baulicher und technischer Mängel schließen und wurde ab 2020 von einem Projektteam der Universität renoviert. Bisher war der Nil e.V. alleiniger Betreiber des Clubs. In Folge der umfangreichen Investitionen der Universität Potsdam wurde auch eine Tagesnutzung realisiert und die Räume können somit gemeinsam betrieben werden. Lernen und Arbeiten sowie Meetings verschiedener Gruppen sind hier in einer hellen und freundlichen Atmosphäre möglich gemacht worden. Kreative Gruppen können den neuen Nil StudentInnenkeller für verschiedene Formate nutzen. Neben den bereits vorhandenen Räumlichkeiten wurde hiermit eine zusätzliche flexible Lösung für eine breite Zielgruppe geschaffen. Der Nil e.V. gestaltet seit Abschluss der Arbeiten das Abendprogramm. Die Fertigstellung war  Anfang 2021. Einen ersten Einblick bekommen Sie in der Pressemitteilung.

Dieses Projekt wurde von Karin Sumpf betreut.

Die Universität Potsdam möchte ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Fahrräder für das Pendeln zwischen den Standorten und für außer Haus-Termine zur Verfügung stellen. Zukünftig kann jede/r Mitarbeiter/in ein Fahrrad ausleihen, um auf die Fahrt mit PKW, Bus oder Bahn verzichten zu können. Dadurch wird in erster Linie die Gesundheit gefördert und auch die Umwelt geschont. Die Mitarbeiter/innen werden dadurch flexibler und lernen auch die Potsdamer Umgebung noch besser kennen. Insbesondere das kollegiale Miteinander wird durch die Umsetzung mit Hilfe von Fahrradpaten unterstützt. Durch das Ausleihen bei einer Kollegin / einem Kollegen entstehen neue Kontakte und die abteilungsübergreifende Vernetzung wird aktiv gefördert.

Weitere Informationen bietet die Seite zum Projekt [nur im Intranet].

Dieses Projekt wurde von Karin Sumpf betreut.

Das Fahrrad wird als flexibles Verkehrsmittel zum Studien- und Arbeitsplatz immer beliebter. Durch die Lage der drei großen Universitätsstandorte, der wenigen Parkplätze vor Ort und der allgemein knappen Verkehrsinfrastruktur, soll die Nutzung des Fahrrads für Studierende, Beschäftigte und Gäste gefördert werden. Eine aktive Mobilität mit dem Rad braucht Rahmenbedingungen, welche durch einfache Maßnahmen bereitgestellt werden können. Neben den bereits angebotenen Abstellflächen, sollen Fahrradsäulen zur Reparatur der häufigsten Schäden installiert werden. Ob wacklige Teile oder zu wenig Luft im Reifen – mit den Reparaturstationen, welche die gängigsten Werkzeuge zur freien Verwendung beinhalten, können viele Probleme vor Ort behoben werden.

Dieses Projekt wurde von Norman Lingott betreut.

Die Universität Potsdam hatte die Ehre die 60. Jahrestagung der Kanzlerinnen und Kanzler der Universitäten Deutschlands zum Thema „Kooperation und Konkurrenz – Universitäten und ihre Partner unter verschärften Wettbewerbsbedingungen?“ auszurichten. Die Tagung fand vom 21. bis 23. September 2017 in Potsdam statt.

Dieses Projekt wurde von Christian Stempfl und Norman Lingott betreut.