Die Mitteilungsverordnung (MVO) hat ihre Rechtsgrundlage in § 93a Abgabenordnung (AO). 

Die MVO regelt die Übermittlung von Mitteilungen von Behörden und anderen öffentlichen Stellen an die Finanzbehörden. Sie enthält genaue Anweisungen für die mitteilungspflichtigen Stellen, was zu welchem Zeitpunkt und in welchem Umfang welchem Finanzamt beziehungsweise der Finanzverwaltung mitzuteilen ist. 

Zu den Behörden im Sinne der MVO gehören alle öffentlichen Stellen, die Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wahrnehmen (§ 6 Abs. 1 AO). Damit sind Hochschulen, wie die Universität Potsdam, unmittelbar betroffen.

Die Meldepflicht gilt grundsätzlich für Zahlungen an:

• Privatpersonen/Nichtunternehmer
• Unternehmer, wenn sie nicht im Rahmen ihres Unternehmens handeln oder kein Geschäftskonto verwenden (z.B. Konten, die nicht in Geschäftsbriefen oder kaufmännischen Rechnungen angegeben wurden). 

In dem Fall der UP gehören dazu insbesondere: 

• Vergütungen für Gastvorträge, Lehraufträge, Übungsleitende, Korrekturen und Honorartätigkeiten
• Stipendien und Preisgelder (inkl. Zuschüsse und Zuschläge)
• Zuschüsse an Gastwissenschaftler
• Reisekostenerstattungen an Personen, die nicht Beschäftigte der Universität Potsdam sind.

Von der Mitteilungspflicht sind folgende Zahlungen ausgenommen:

• Zahlungen im Rahmen eines Arbeitsvertrages mit der Universität Potsdam, z.B. Erstattung von Auslagen oder Reisekostenerstattungen an Beschäftigte
• Zahlungen an Dritte, die eindeutig im Rahmen einer gewerblichen oder freiberuflichen Haupttätigkeit erfolgen und auf ein Geschäftskonto überwiesen werden. Bspw. Zahlung an eine GmbH auf der Grundlage einer Rechnung mit allen üblichen Rechnungsangaben wie Steuernummer oder UStIDNr.
• Zahlungen an Behörden, öffentliche Stellen.
• Zahlungen an gemeinnützige Einrichtungen (bei Vorlage eines aktuellen Freistellungsbescheides)

Damit die Universität Potsdam ihrer gesetzlichen Mitteilungspflicht nachkommen kann, müssen folgende Angaben erfasst und an die Finanzbehörden weitergegeben werden:

• Name, Vorname
• Anschrift (Straße, Postleitzahl, Ort, Land)
• Geburtsdatum
• Steuerliche Identifikationsnummer bei natürlichen Personen (Steuer-ID, 11-stellig, nicht zu verwechseln mit der Steuernummer) bzw. Wirtschaftsidentifikationsnummer bzw. Steuernummer bei juristischen Personen
• IBAN auf die die Zahlung geleistet wurde und Kontoinhaber:in
• Grund der Zahlung 
• Betrag der im Kalenderjahr getätigten Zahlungen
• Tag der Auszahlung

Jede in Deutschland gemeldete Person erhält automatisch eine Steuer-ID vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).

• Informationen zur Steuer-ID finden Sie auf den Seiten des BZSt:
  Bundeszentralamt für Steuern – Steuerliche Identifikationsnummer
• Für Personen ohne Meldeadresse in Deutschland (z. B. mit Wohnsitz im Ausland) besteht die Möglichkeit, beim zuständigen Finanzamt eine Steuer-ID zu beantragen. Hierfür stellt die Finanzverwaltung ein Formular bereit (Vordruck 010250 → in das Suchfeld eingeben):
  Antrag auf Vergabe einer steuerlichen Identifikationsnummer für nicht meldepflichtige Personen

Die Universität Potsdam ist gesetzlich verpflichtet, die genannten Daten zu erfassen und an die Finanzverwaltung (Empfänger der Daten) zu übermitteln.

• Die Verarbeitung erfolgt u.a. zum Zweck der Erfüllung der Mitteilungspflichten nach § 93a AO.
• Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO in Verbindung mit § 93a AO und der Mitteilungsverordnung.
• Die Daten werden nach den gesetzlichen Vorgaben gespeichert und verarbeitet.