Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte, die von den zuständigen Vorgesetzten schriftlich angeordnet oder genehmigt werden (§ 2 BRKG). Dienstreisen am Wohn- oder Dienstort können auch mündlich angeordnet werden. Dienstreisen / Dienstgänge innerhalb Potsdams und ins Umland bis 50 km Entfernung sowie Fahrten zwischen den einzelnen Universitätsstandorten können pauschal oder personenbezogen mit einer Dauergenehmigung versehen werden, so dass diese Dienstreisen jederzeit auf mündliche Weisung ohne gesonderte Einzelgenehmigung oder Dienstreiseantrag durchgeführt werden können.

Es gilt die Richtlinie zur Anwendung des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) an der Universität Potsdam. 

Die Antragstellung von Dienstreisen erfolgt ausschließlich elektronisch über das Reisekosten-Online-Portal. Zum Nutzerkreis gehört jede/r Bedienstete der Universität Potsdam (ausgenommen Hilfskräfte, Lehrbeauftragte und Gäste). Personen außerhalb des Nutzerkreises benutzen weiterhin die Anträge in Papierform.

Vor Reisebeginn ist die Finanzierung prüfen zu lassen und die Genehmigung der/des Vorgesetzten einzuholen.

Arbeitsschritte:

1. Anmelden im Reisekosten-Online-Portal mit den Zugangsdaten der zentralen Universitäts-E-Mail-Adresse
2. Anlegen der Dienstreise
3. Weiterleitung  zur Finanzdatenprüfung an das Sekretariat des Lehrbereichs
4. Nach erfolgter Prüfung Weiterleitung des DInestreiseantrags zur Genehmigung an die/den Vorgesetzten
5. Benachrichtigung per Mail nach Bearbeitung durch den/ die Vorgesetzte/n

*Dienstreisen in das Ausland, die von Beschäftigten mit Lehrverpflichtung während der Vorlesungszeit durchgeführt werden und länger als eine Woche dauern, sind dem Kanzler über das Dezernat für Personal- und Rechtsangelegenheiten – Dezernent – spätestens 14 Tage vor Reiseantritt elektronisch zur Genehmigung zuzuleiten.

Für Assistent*innen ist die gesonderte Befugnis „Sekretariat“ eingerichtet, so dass Dienstreiseanträge für Professor*innen und Mitarbeitende vorbereitet werden können. Assistent*innen senden dem Dienstreisenden den vorbereiteten Antrag zu, der Reisende muss den Antrag prüfen und ggf. Ergänzungen vornehmen. (Nach Aktionsauswahl "Dienstreiseantrag abgeschlossen" leitet er den Antrag an das Sekretariat des Lehrbereiches zur Finanzprüfung weiter, indem er den Button "Speichern/Weiter" betätigt.)

Nach Beendigung der Dienstreise muss der genehmigte Dienstreiseantrag vorerst noch ausgedruckt werden und mit den üblichen Unterlagen (Formblatt Reisekostenabrechnung, Belege und Zahlungsverfügung) zur Abrechnung ins Dekanat gesendet werden.