Prozessablauf für uniinterner Veranstaltungen (Fakultäten, Institute, Dezernate)

Für die Planung und Durchführung von universitätsinternen Veranstaltungen können Sie auf unterschiedliche Unterstützungsangebote zurückgreifen.

Erfolgt die Organisation eigenständig, steht Ihnen die Fachkoordinatorin für Veranstaltungen beratend zur Seite. Sie unterstützt Sie bei Fragen zur Planung und Durchführung von Veranstaltungen, unter anderem in folgenden Themenbereichen:

• Beratung zu universitätsinternen Abläufen, Fristen und Ansprechpersonen
• Informationen zu passenden Räumlichkeiten, technischer Ausstattung und Buchungsverfahren
• Unterstützung bei Fragen zu Catering, Veranstaltungsmobiliar sowie externen & interne Dienstleister*innen
• Begehungen von Veranstaltungsorten zur Vorbereitung

Stehen Ihnen für die eigenständige Organisation nicht ausreichend zeitliche oder personelle Kapazitäten zur Verfügung, können Sie auch unseren Rahmenvertragspartner mit der vollständigen Veranstaltungsorganisation und -durchführung beauftragen. Die Beauftragung ist kostenpflichtig und kann formlos per Email erfolgen. 

Bitte geben Sie in Ihrer Anfrage folgende Informationen an:
• Art der Veranstaltung
• Datum und Uhrzeit
• Voraussichtliche Teilnehmerzahl
• Bevorzugter Veranstaltungsort bzw. Raum auf dem Campus
• Gewünschte Leistungen (z. B. Catering, Ausstattung, Veranstaltungstechnik, Personal etc.)

Leistungsportfolio der RIAG Media GmbH für die Universität Potsdam

• Projektmanagement & -steuerung
Umfassende Betreuung inklusive Projektfinanzierung, -controlling sowie Koordination aller Gewerke für unterschiedliche Veranstaltungsformate.

• Konzeption & Umsetzung
Entwicklung kreativer Veranstaltungskonzepte sowie ganzheitliche Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung.

• Produktion & Eventbegleitung
Fachgerechte Umsetzung vor Ort sowie kontinuierliche Betreuung während des gesamten Veranstaltungsverlaufs.

• Locationmanagement
Recherche, Auswahl und Buchung gemäß Anforderungsprofil und Zielsetzung.

• Technik, Logistik & Sicherheit
Fachkundige Beratung sowie bedarfsgerechte Zusammenstellung technischer, logistischer und sicherheitsrelevanter Komponenten.

• Digitale Formate
Entwicklung und Durchführung hybrider oder vollständig digitaler Veranstaltungsformate inkl. technischer Umsetzung.

• Teilnehmermanagement
Virtuelle Erfassung und Verwaltung der Teilnehmenden, inkl. Anmeldeprozesse, Akkreditierung und Check-in vor Ort.

• Programm- & Ablaufplanung
Erstellung von Regie- und Ablaufplänen, dramaturgische Beratung sowie Organisation von Rahmen- und Begleitprogrammen (z. B. Sightseeing-Touren).

• Ausstattungen
Bedarfsgerechte Bereitstellung von Mobiliar, Dekoration, Bühnenbau, Leitsystemen und weiteren Ausstattungselementen passend zum Veranstaltungskonzept.

• Grafische Leistungen
Gestaltung und Produktion von Veranstaltungsmedien (z. B. Einladungen, Beschilderungen, Präsentationen, Bühnenhintergründe, digitale Inhalte) gemäß dem jeweiligen Corporate Design.

• Personalplanung & -einsatz
Bereitstellung qualifizierten Eventpersonals für alle relevanten Aufgabenbereiche – von der Koordination über Service bis zur Gästebetreuung.

• Marketing, PR & Pressearbeit
Konzeption und Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen inkl. strategischer und operativer Mediaplanung sowie Veranstaltungsdokumentation.

Für eine reibungslose Planung und Durchführung beachten Sie bitte den folgenden Ablauf:

1. Die RIAG Media GmbH nimmt für ein Abstimmungsgespräch Kontakt mit Ihnen auf.
2. Nach Klärung aller offenen Punkte erhalten Sie ein schriftliches Angebot.
3. Mit Ihrer schriftlichen Angebotsbestätigung beginnt die operative Umsetzung Ihrer Veranstaltung.
4. Durchführung der Veranstaltung gemäß der gemeinsam abgestimmten Planung.
5. Auswertung und Nachbereitung
6. Rechnungsstellung auf Basis der erbrachten Leistungen