Rahmenvereinbarung Veranstaltungsmanagement
Sie planen an der Universität Potsdam eine Tagung, einen Kongress, eine Veranstaltung in Präsenz, digital oder hybrid und hätten für die Organisation und Durchführung gern einen professionellen Partner an Ihrer Seite?
Die Universität Potsdam hat für den Zeitraum vom 1. April 2021 bis zum 31. März 2023 eine neue Rahmenvereinbarung für das Veranstaltungsmanagement geschlossen. Vertragspartner ist die P3 Projekt GmbH aus Potsdam.
Die Rahmenvereinbarung gilt sowohl für universitätsinterne Veranstaltungen als auch für Veranstaltungen externer Auftraggeber, die an der Universität Potsdam stattfinden. Gegenstand dieser Rahmenvereinbarung ist ein vollumfänglicher Veranstaltungsservice – von der Planung, Organisation und Durchführung bis zur Nachbereitung der Veranstaltung durch einen erfahrenen Dienstleister.
Die abgeschlossene Rahmenvereinbarung ermöglicht Ihnen die professionelle Abwicklung von einzelnen Veranstaltungsteilleistungen oder der gesamten Veranstaltungsleistung aus einer Hand. Zusätzlich werden durch den Vertragspartner diverse Fremdleistungen, die Teil einer Veranstaltung sein können, wie z. B. Raummiete, Catering, Technik, Layout- und Druckkosten, Fotografie, Dolmetscher, Reisekosten, Security-Service, Shuttle-Service, Aufbau- und Koordination von Messeausstellungen, Bepflanzung etc. abgedeckt. Die entsprechende Finanzierung wird vorausgesetzt.
Ausgewählte Impressionen bereits umgesetzter Veranstaltungen des Rahmenvertragspartners finden Sie hier:
https://p3-projekt.de/projekte/uni-potsdam/
https://p3-projekt.de/projekte/virtuelle-absolventenfeier-2020
Die abgeschlossene Rahmenvereinbarung ermöglicht Ihnen die professionelle Abwicklung von einzelnen Veranstaltungsteilleistungen oder der gesamten Veranstaltungsleistung aus einer Hand egal ob Sie Ihre Veranstaltung in Präsenz, als digitale oder hybride Veranstaltung planen. Zusätzlich werden durch den Vertragspartner diverse Fremdleistungen, die Teil einer Veranstaltung sein können, wie z. B. Raummiete, Catering, Technik, Layout- und Druckkosten, Fotografie, Dolmetscher, Reisekosten, Security-Service, Shuttle-Service, Aufbau- und Koordination von Messeausstellungen, Bepflanzung etc. abgedeckt. Die entsprechende Finanzierung wird vorausgesetzt.
Ja, Sie können entweder die komplette Veranstaltungsorganisation oder einzelne Teilleistungen, wie z. B. Locationsuche, Teilnehmermanagement etc. an die P3 Projekt GmbH vergeben.
Sie können sich direkt mit P3 in Verbindung setzen. Die Kontaktdaten und entsprechende Formulare für Event-, Raum- bzw. Cateringanfragen finden Sie hier. Von P3 erhalten Sie dann ein entsprechendes Angebot. Mit Ihrer Unterschrift erteilen Sie den Auftrag.
Auch bei der Beauftragung von P3 müssen Sie sich bei der Verwendung von Haushalts- und Drittmitteln an die Bestimmungen der Landeshaushaltsordnung halten. Da es jedoch eine Rahmenvereinbarung zwischen der Universität Potsdam und P3 gibt, benötigen Sie keine weiteren Angebote und müssen keine Beschaffungsanträge stellen.
Nein, es muss kein Werkvertrag mit P3 abgeschlossen werden.
Nein, wenn Sie den Rahmenvertragspartner beauftragen, müssen Sie sich keine Vergleichsangebote einholen.
Ausgaben für Bewirtung und sonstige Repräsentationszwecke, die durch Einrichtungen der öffentlichen Hand geleitet werden, unterliegen in besonderem Maße der kritischen Betrachtung durch die Öffentlichkeit und die Finanzkontrollbehörden. Bei der Bewirtung sind die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit gem. § 7 Landeshaushaltsordnung Brandenburg zu berücksichtigen.
Da sich die Universitäten bei besonderen Anlässen gewissen Repräsentationspflichten jedoch nicht entziehen können, kann es zweckmäßig und geboten sein, dass entsprechende Ausgaben (insbesondere für die Bewirtung von Gästen) getätigt werden. Hierbei ist zwingend zu beachten, dass die Mittel des Wirtschaftsplans (Haushaltsmittel) nicht zur Finanzierung von Bewirtungskosten herangezogen werden dürfen. Zur Finanzierung von Bewirtungskosten sind ausschließlich für den Zweck bestimmte bzw. freigegebene Drittmittel zu verwenden. Dafür in Frage kommen u.a.:
- Teilnehmerentgelte
- Sponsoringerlöse
- vereinbarte oder verbliebene Auftragsforschungsentgelte
- dezidiert zweckbezogen zugewiesene Förderungen
Weitere Informationen und Erläuterungen entnehmen Sie bitte der Bewirtungsrichtlinie der Universität Potsdam (PDF). Diese steht Ihnen im Intranet im Bereich Haushalt / Beschaffung bei den Informationen zum Haushalt zur Verfügung.
