Event Management

Event managers conceive and organize events, such as conferences, exhibition, concerts, ceremonies or private parties. Depending on the event, tasks of event managers may vary and range from program planning in terms of content to practical event setup activities. In event management agencies or larger institutions where events frequently take place, event managers are employed full-time for event planning and organization, whereas in smaller institutions, this task is often more of a “secondary activity” in other departments, such as Press and Public Relations

It is also possible to be self-employed and start your own agency.

Die Aufgaben können je nach Stelle und Einsatzgebiet variieren. In der Regel übernehmen Eventmanager*innen konzeptionelle und planerische Aufgaben, gestalten z. B. das inhaltliche Programm von Veranstaltungen, erstellen Ablaufpläne, kalkulieren Kosten, setzen sich mit rechtlichen Rahmenbedingungen und Genehmigungen zur Durchführung auseinander, betreiben Marketing, steuern externe Dienstleister*innen (wie z. B. Veranstaltungstechniker*innen und Catering), stimmen die Veranstaltung auf die Vorstellung von Auftraggeber*innen ab, koordinieren die Durchführung vor Ort, übernehmen praktische Aufbautätigkeiten, briefen Veranstaltungspersonal, reagieren auf Probleme während der Veranstaltung, evaluieren den Gesamtprozess et cetera.
Eine gelungene Veranstaltung fällt und steht mit ihrer Vorbereitung. Daher wird im Eventmanagement sehr viel Zeit in die Planungs- und Konzeptionsphase investiert. Die Veranstaltung selbst kann dann als Ergebnis der Arbeit betrachtet werden.

Für das Berufsfeld Eventmanagement kann ein BWL-Studium qualifizieren, speziell für Sportveranstaltungen ein Studium in Sportmanagement. Aber auch Quereinsteiger*innen aus unterschiedlichen Fachrichtungen haben gute Chancen. Da in vielen Einsatzgebieten betriebswirtschaftliche Kenntnisse von großem Nutzen sind, besteht für Quereinsteiger*innen die Möglichkeit, sich entsprechende Kenntnisse auch in berufsbegleitenden Weiterbildungen anzueignen.
Im Eventmanagement werden Organisationstalente gesucht, die in stressigen Situationen einen kühlen Kopf bewahren und den Überblick behalten. Wer sich in der Rolle des/der Gastgeber*in wohlfühlt, ist in diesem Berufsfeld sehr gut aufgehoben. Eventmanagement ist zudem keine One-(Wo*)Man-Show. Teamarbeit wird groß geschrieben, weshalb Eventmanager*innen die Fähigkeit mitbringen sollten, delegieren zu können, aber auch mitanzupacken. Im Berufsalltag sind unregelmäßige Arbeitszeiten keine Seltenheit. Je nach Projekt/ Event gibt es intensivere und weniger intensivere Arbeitsphasen. Im Umgang mit externen Dienstleister*innen und Auftraggeber*innen kommt es zudem auf Kommunikationsstärke und ein verbindliches Auftreten an.
Es lohnt sich während des Studiums Erfahrungen in Praktika und studentischen Nebenjobs zu sammeln. Wer in verschiedenen Bereichen gearbeitet hat, lernt zum einen unterschiedliche Veranstaltungsformate kennen. Zum anderen können typische Abläufe im Eventmanagement und der Umgang mit Stress geübt werden.

Eventmanagement ist häufig Teilaufgabe von Stellen anderer Berufsfeldern, die sich dem Bereich Kommunikation zuordnen lassen, siehe z. B. PR-Arbeit, Marketingund Unternehmenskommunikation.

Juliane Thiem

Juliane Thiem

works as an event manager for the Press and Public Relations Department of the University of Potsdam

Typical tasks

Possible places of employment

Sources and further information on the profession