Eventmanagement

Ob Hochzeit oder wissenschaftlicher Kongress - wo Menschen aufeinandertreffen, finden früher oder später auch Veranstaltungen statt. Wer selbst schon einmal eine größere Feier organisiert hat, weiß wieviel Arbeit für solch ein gelungenes Event im Vorfeld anfallen kann. Je größer, desto komplexer der Organisationsaufwand und die Vorlaufzeit - für privat oder beruflich Eingespannte ist dies kaum nebenher zu leisten. Genau hier kommen Eventmanager*innen ins Spiel: sie konzipieren, planen und organisieren professionell Veranstaltungen aller Art. Dazu zählen z. B. Tagungen, Ausstellungen, Messen, Konzerte, private Feiern, Firmenevents, Meetings, Jubiläumsfeiern, Produkteinführungen, Kick-Off-Veranstaltungen und viele mehr.

So vielfältig die Veranstaltungsformate, so vielfältig sind auch die Einsatzmöglichkeiten. Für einen Einstieg ins Feld, ist es daher sinnvoll, sich im Vorhinein zu überlegen, welche Art von Veranstaltungen man organisieren und für welche Zielgruppen man tätig werden möchte. Denn: die Organisation einer Unternehmensmesse bringt andere Schwerpunkte mit sich, als die einer Hochzeit, eines Wissenschaftskongresses oder einer klassischen Konzertreihe. Auch die zu beachtenden Protokolle und Branchencharakteristika spielen eine große Rolle. So muss, wer im Wissenschaftsbereich arbeiten möchte, z. B. eine gewisse fachliche Fundierung aufbringen, die aktuellen Debatten sowie das Wissenschaftssystem überblicken und über Englischkenntnisse verfügen. Wer eine Konzertreihe managt, sollte hingegen wissen, wie bestimmte Instrumente auf Transport und Wetter reagieren und welches die wichtigsten Konzerthäuser in der Region sind. 
Auch die Art der Dienstleister*innen, mit denen man zusammenarbeitet und deren kommunikative Eigenheiten unterscheiden sich je nach Einsatz. Da man hier meist feste Netzwerke aufbaut, Branchenspezifika kennenlernt und sich im Laufe der Zeit auch einen Namen im Feld erarbeitet, sind erste Erfahrungen im angestrebten Bereich, z. B. durch Praktika, Nebenjobs, etc. sinnvoll. 
Die Inhalte können je nach Stelle und Einsatzgebiet variieren. In der Regel übernehmen Eventmanager*innen konzeptionelle und planerische Aufgaben, gestalten z. B. das Programm von Veranstaltungen, erstellen Ablaufpläne, kalkulieren Kosten, setzen sich mit rechtlichen Rahmenbedingungen und Genehmigungen zur Durchführung auseinander, suchen nach geeigneten Orten und Räumen, betreiben Marketing, steuern externe Dienstleister*innen (wie z. B. Veranstaltungstechniker*innen und Catering), stimmen die Veranstaltung auf die Vorstellung von Auftraggeber*innen ab, koordinieren die Durchführung vor Ort, übernehmen praktische Aufbautätigkeiten, briefen Veranstaltungspersonal, reagieren auf Probleme während der Veranstaltung, evaluieren den Gesamtprozess et cetera. Eine gelungene Veranstaltung fällt und steht mit ihrer Vorbereitung. Daher wird im Eventmanagement sehr viel Zeit in die Planungs- und Konzeptionsphase investiert. Die Veranstaltung selbst kann dann als Ergebnis der Arbeit betrachtet werden. 

Inhalte abhängig von Arbeitgeber und Einsatzfeld - Orgaskills immer ein Muss

Eingesetzt werden Eventmanager*innen etwa in Veranstaltungs- und Kongressagenturen, im Kulturbereich, im Stadtmarketing, in der Gastronomie, in der Freizeit- und Tourismusbranche, in öffentlichen Verwaltungen, Unternehmen und  Organisationen verschiedener Branchen. Zudem besteht die Möglichkeit, sich mit einer Veranstaltungsagentur, aber auch als Freiberufler*in (z. B. für kleinere Formate wie Kindergeburtstage, etc. ) selbstständig zu machen. Außerhalb der reinen Veranstaltungsbranche ist das Eventmanagement häufig auch nur eine Teilaufgabe anderer Stellen z. B. in der PR-Arbeit, dem Marketing, der Unternehmenskommunikation, dem Kulturmanagement oder dem Projektmanagement für wissenschaftliche Einrichtungen, NGOs oder Internationale Organisationen.
Der konkrete Studienabschluss ist für einen Einstieg ins Feld bei entsprechender Erfahrung eher zweitrangig. Dennoch bieten sich natürlich für bestimmte Fächer auch bestimmte Branchen an. So liegt es nahe, dass Sportabsolvent*innen eher Sportveranstaltungen organisieren, Kunst- und Kulturwissenschaftler*innen eher in der Kulturbranche tätig werden und Absolvierende der Erziehungswissenschaften Bildungskongresse begleiten. Gerade im Wissenschaftsbereich und wenn die Planung auch die inhaltliche Konzeption (z. B. Redner*innensuche, Programmplanung, etc.) beinhaltet, macht es Sinn, ein dem eigenen Abschluss bzw. Interessensgebiet nahes Einsatzfeld zu suchen. In allen Bereichen, in denen die rein organisatorische Arbeit überwiegt, die inhaltliche Konzeption dafür zürücksteht, ist jedoch leicht ein fächerunabhängiger Einstieg möglich. 
Gesucht werden hier in erster Linie Organisationstalente, die in stressigen Situationen einen kühlen Kopf bewahren und den Überblick behalten. Wer sich in der Rolle des/der Gastgeber*in wohlfühlt, ist dabei sehr gut aufgehoben. Eventmanagement ist zudem keine One-(Wo*)Man-Show. Teamarbeit wird groß geschrieben, weshalb Interessierte die Fähigkeit mitbringen sollten, delegieren zu können, aber auch mit anzupacken. Im Berufsalltag sind unregelmäßige Arbeitszeiten keine Seltenheit. Je nach Projekt gibt es intensivere und weniger intensivere Arbeitsphasen. Im Umgang mit externen Dienstleister*innen und Auftraggeber*innen kommt es zudem auf Kommunikationsstärke und ein verbindliches Auftreten an.
 

Portrait Juliane Thiem

Juliane Thiem

arbeitet als Eventmanagerin im Referat für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit der Universität Potsdam

Portrait David Michel

David Michel

arbeitet als Veranstaltungsmanager beim Zentrum für Hochschulsport Potsdam

klassische Tätigkeiten

mögliche Arbeitsorte