Die Universität Potsdam hat rund 20.000 Studierende und beschäftigt etwa 3.000 Mitarbeitende. Das ZIM, die zentrale IT-Abteilung, besteht aus knapp 100 Mitarbeitenden. Gleichzeitig haben viele Fachbereiche und Institute eigene dezentrale Administrator*innen, die sich vor Ort um die IT-Belange kümmern.
Ende 2023 wandten sich mehrere dieser dezentralen IT- Administrator*innen an das ZIM, da sie einen gemeinsamen Bedarf festgestellt hatten: Sie alle hatten ein elektronisches Laborbuch gehostet oder waren dabei, eines einzurichten. Einerseits waren diese IT- Administrator*innen mit elektronischen Laborbüchern bestens vertraut und unterstützten die tägliche Arbeit vor Ort, wollten aber Doppelarbeit in ihren Bereichen vermeiden. Andererseits verfügte das ZIM nicht über genügend freie Kapazitäten, um einen unbekannten Dienst zu übernehmen, sich damit vertraut zu machen und ein zentrales Angebot aufzubauen.
Diese Herausforderung führte zu einem neuen Kooperationsmodell zwischen zentralen und dezentralen IT- Administrator*innen, das die jeweiligen Stärken beider Seiten vereint. Künftig würde das ZIM die Administration übernehmen und sich auch um allgemeine Themen wie Backups und Verwaltungsangelegenheiten kümmern. Updates würden in einer Arbeitsteilung installiert: Während das ZIM installieren und Testinstanzen bereitstellen würde, würden dezentrale IT- Administrator*innen Funktionstests durchführen und sicherstellen, dass die Zielsysteme fehlerfrei liefen. Die Verwaltung, Schulung und Unterstützung von Benutzer*innen würden in den dezentralen Bereichen verbleiben, da dort bereits geeignete Konzepte und Materialien zur Verfügung standen. Die zentrale Instanz würde gemeinsam eingerichtet und die für das ZIM üblichen Automatisierungstools integrieren.
Das elektronische Laborbuch wurde wie geplant gemeinsam eingerichtet. Die Pilotphase endete im Sommer 2025, und seitdem ist eLabFTW ein zentraler produktiver Dienst namens ELN.UP, der sich einer stetig wachsenden Beliebtheit erfreut. Die Erfahrung aller Beteiligten hat sich in allen Phasen des Projekts gezeigt und ein neues Angebot ermöglicht, das sonst nicht möglich gewesen wäre. Zu Beginn haben alle Abteilungen Kriterien für einen erfolgreichen Betrieb definiert, damit das neue Kooperationsmodell in Zukunft evaluiert werden kann. Auch hier konnte die zentrale IT-Abteilung von den vorhandenen Erfahrungen der dezentralen IT- Administrator*innen profitieren.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Projekt durch die effektive Kombination der verschiedenen Fachgebiete der Beteiligten wertvolle Synergieeffekte erzielt hat. Obwohl die Entwicklungsphase des Projekts länger gedauert hat als ursprünglich gedacht, wird es sowohl für die Universität Potsdam als auch für die eLabFTW-Community langfristige Vorteile bringen. Dank des Engagements der UP für die Weiterentwicklung zentraler IT-Dienste und der Inbetriebnahme von Anpassungen durch den Hersteller wird der öffentliche Kern von eLabFTW erweitert und die bereits solide Grundlage weiter gestärkt. Die Universität Potsdam freut sich, Teil der globalen Community der eLabFTW-Nutzer zu sein.
Besonders unterstützt wurde der Aufbau durch das Institut für Biochemie und Biologie (AG Zellbiologie / Prof. Dr. Ralph Gräf), das Institut für Geowissenschaften (AG Mineralogie / Prof. Dr. Max Wilke), das Institut für Physik und Astronomie (Geschäftsführung / Prof. Dr. Philipp Richter), das Institut für Informatik und Computational Science (Professur Software Engineering / Prof. Dr. Anna-Lena Lamprecht), das Institut für Chemie (Professur für Organische Synthesechemie / Prof. Dr. Bernd Schmidt) und den Sonderforschungsbereich 1636.