Ob Sie nun einen neuen Ordner erstellen, um Dateien für andere Nutzer verfügbar zu machen, oder einen neuen Kalender anlegen, ist nahezu identisch. Besonderheiten der einzelnen Ordnerarten werden im Anschluss gesondert beschrieben.
Zuerst navigieren Sie über die Hauptnavigation in den entsprechenden Bereich, in dem Sie den Ordner erstellen möchten (in diesem Beispiel „E-Mail"). Hier klicken Sie nun auf das + in der 2. Spalte, um einen neuen Ordner zu erstellen. In dem sich öffnenden Fenster geben Sie einen Namen ein und legen den Pfad (Ort) des Ordners fest. Wenn Sie möchten, dass der Ordner in der obersten Verzeichnisebene erscheint, müssen Sie bei der Auswahl „Ordnerpfad" den Ort „Root" auswählen. Das gilt in den Bereichen „E-Mail", „Kontakte" sowie „Kalender", in „Dateien" hingegen wählen Sie den Ort „/" und er erscheint dann in „Meine Dateien". In Kalendern können Subkalender erstellt werden, die sich teilweise wie Ordner verhalten, allerdings lautet die Bezeichnung hier „Kalender erstellen".
Selektieren Sie als erstes den Ordner (dann blau hinterlegt). Achten Sie darauf, dass er nicht durch ein ☑ ausgewählt ist. Klicken Sie auf das „Zahnrad“, um den Ordner zu bearbeiten. Hier können Sie nun Namen und Pfad (Ort) ändern. Zusätzlich können Sie den Ordner auch für andere (interne) Nutzer freigeben. Geben Sie dazu deren E-Mail Adresse ein (Kurzform). Diese erhalten daraufhin eine E-Mail, in der sie auf „Anmelden" und in dem sich daraufhin öffnenden Fenster auf „Speichern" klicken müssen. Das funktioniert nur im Webinterface. Damit auch Personen von außerhalb auf die Daten zugreifen können, aktivieren Sie „Public Access through Web“ und senden ihnen den Link zu.
Wenn sich der Ordner, den Sie freigeben möchten, unterhalb eines anderen befindet, müssen Sie den übergeordneten Ordner ebenfalls für alle freigeben.
Mail.UP ist die Kommunikationsplattform der Universität Potsdam. Sie ermöglicht auf allen Devices Zugriff auf das Webmail-Interface, Kalender, Kontaktdaten, Chats, Daten, Notizen und Aufgaben.
Da Mail.UP ein Dienst mit üppigem Funktionsumfang ist, sind Kontaktdaten in Mail.UP besser aufgehoben und wesentlich universeller einsetzbar, als in Box.UP. Die hinterlegten Kontaktdaten lassen sich auch in Mail-Clients wie Outlook, Thunderbird und in Mac-Systemen synchronisieren.
Wie man MAPI, CalDAV und CardDAV richtig nutzen können Sie genauer hier nachlesen:
Um einen Kontakt einer Kategorie zuzuweisen, klicken Sie ihn an, gehen Sie auf bearbeiten, scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf den Button „Verschieben“. Jetzt können Sie per Drag-and-Drop eine vorher angelegte Kategorie auswählen. Es ist technisch nicht möglich, bereits angelegte Strukturen aus Box.UP automatisch zu übernehmen.
Dateien von Ihrem PC können Sie auch direkt in einem Chat teilen. Nach einem Klick auf das Symbol „Anhang hinzufügen“ oben rechts können Sie eine lokale Datei auswählen. Diese wird auf den Server hochgeladen, in Ihrem Ordner „Dateien > Meine Dateien > settings > imFiles“ abgelegt und ein Link erzeugt, der im Chat erscheint.
Beachten Sie: Falls Sie diese Aktion für die gleiche Datei wiederholen, wird ein jeweils anderer Link erzeugt.