Sie können Filterregeln anlegen, die automatisch beim Eingang von E-Mails angewandt werden. Diese serverseitigen Regeln werden ausgeführt, unabhängig davon, ob Sie Ihre E-Mails abrufen oder welches E-Mailprogramm Sie zum Lesen verwenden.
Die Reihenfolge der Regeln wird durch ihre Priorität bestimmt, die Sie in der Übersicht in der linken Spalte vergeben (1 = niedrigste Priorität). Ist eine Regel inaktiv wird sie nicht angewandt.
Für Weiterleitungen und Abwesenheits-Benachrichtigungen gibt es eigene Menüpunkte im Webinterface. Die Einrichtung ist intuitiv und schnell erledigt.
Bitte beachten Sie, dass die vereinfachten Filterregeln für „Abwesenheit" und „Alle Mails umleiten" nicht in Ihrer Regel-Liste auftauchen. „Abwesenheit" hat eine Priorität von 2 und „Alle Mails umleiten" eine Priorität von 1. Es wird also zuletzt alles weitergeleitet und davor noch eine Abwesenheitsnotiz verschickt.
Sollten Sie in Regeln mit höherer Priorität „Bearbeitung abbrechen" verwenden, so werden die E-Mails, auf die diese Aktion angewandt wurde, nicht mehr automatisch beantwortet oder weitergeleitet. Dies kann durchaus gewünscht sein, wenn Sie z.B. automatisch generierte E-Mails nur im Mail.UP Postfach belassen möchten.
Wählen Sie im Hauptmenü Einstellungen, dann unter "E-Mail" > "Alle Mails umleiten" und stellen die Optionen wie auf dem Bild ein.
Klicken Sie anschließend auf Aktualisieren und alle E-Mails werden ab sofort an Ihre gewohnte E-Mail-Adresse umgeleitet.
Falls Sie jede Nachricht an mehrere Postfächer weiterleiten möchten, können Sie im Feld "Email" auch mehrere Adressen mit Komma getrennt eingeben.
Wählen Sie im Hauptmenü „Einstellungen", dann unter „E-Mail" > „Abwesenheit" und schalten Sie die Abwesenheits-Benachrichtigung ein (ON).
Darunter können Sie einen Text Ihrer Wahl eintragen und das Ende Ihrer Abwesenheit angeben.
Klicken Sie anschließend auf „Aktualisieren" (rechts oben) und alle E-Mails werden ab sofort automatisch mit Ihrer persönlichen Abwesenheits-Benachrichtigung beantwortet.
Bitte beachten Sie:
Sie fügen eine neue Regel hinzu, indem Sie auf das + oben rechts klicken. Sie befinden sich dann automatisch im „Standard Modus“. Wir empfehlen Ihnen, Regeln in diesem Modus zu erstellen. Wenn Sie Regeln später zum Editieren öffnen, gelangen Sie automatisch in den „Experten Modus“.
Die Regel ist nun erstellt und Sie sehen sie in der Übersicht alle erstellten Regeln mit der Standard-Priorität 5. Sie können nun der Regel eine höhere oder niedrigere Priorität zuweisen und bestätigen die Änderung mit einem Klick auf Aktualisieren (rechts oben). Dies sortiert die Regeln dann in die Reihenfolge, in denen sie von oben nach unten abgearbeitet werden. Möchten Sie eine Regel zeitweise abschalten, können Sie sie einfach „Inaktiv" schalten.
(genaue Definitionen zu Bedingungen und Aktionen finden Sie auf dieser Seite)
Wenn eine E-Mail ankommt, dann wird die Regel mit der höchsten Priorität ausgeführt. Es wird die Bedingung der Regel geprüft, ist diese wahr, so wird die Aktion ausgeführt. Gibt es mehrere Bedingungen, so müssen alle erfüllt sein, damit die Aktion ausgeführt wird.
Die unterschiedlichen Bedingungen einer Regel sind immer durch UND miteinander Verknüpft. Wünschen Sie eine ODER-Verknüpfung, müssen Sie entweder innerhalb einer Bedingung eine Liste verwenden („enthalten in") oder mehrere Regeln anlegen.
Ist eine Regel abgearbeitet, so wird solange mit der nächst niedrigeren Regel weitergemacht, bis alle aktiven Regeln mit absteigender Priorität (das ist die Reihenfolge, die Sie in der Regel-Übersicht sehen) angewandt wurden.
Normalerweise ist es jedoch nicht nötig, dass Sie eine E-Mail, die die Bedingung(en) einer Regel bereits erfüllt hat noch von anderen Regeln verarbeitet wird. Deshalb wird im Standard Modus automatisch nach der/den von Ihnen ausgewählten Aktion(en) noch eine weitere Aktion – entweder „Bearbeitung abbrechen“ oder „Verwerfen“ - eingefügt. (Das können Sie selber überprüfen, indem Sie eine selbst erstellte Regel durch Klick auf das Zahnrad am rechten Bildschirmrand zum Bearbeiten öffnen.)
Verwenden Sie den Experten Modus, so müssen Sie ggf. eine der Aktionen „Bearbeitung abbrechen“ oder „Verwerfen“ selber einfügen!
Im Standard Modus haben Sie folgende 4 Bedingungen zur Auswahl, die Sie auch kombinieren können. Damit die Aktion(en) ausgeführt werden, die in dieser Regel definiert werden, müssen alle Bedingungen erfüllt sein.
Die Bedingung...
Im Experten Modus stehen Ihnen über 20 Bedingungen zur Verfügung, zusätzlich können Sie die logischen Operatoren ( „enthalten in“, „ist nicht in", „ist gleich" und „ist nicht gleich“ etc. ) selber wählen.
Im Standard Modus wird als Operator für die Bedingungen „Von:" und „An:" automatisch „enthalten in" vergeben. Sie können im Experten Modus mit dem Operator „ist gleich" eine einzige vollständig definierte E-Mail-Adresse (z.B. Von: ist gleich a.b@company.com ), eine E-Mail-Adresse mit Wildcards (z.B. Von: ist gleich *@uni-potsdam.de ) oder mit dem Operator „enthalten in" eine Komma getrennte Liste (z.B. Von: enthalten in *@firma.de,*@uni-potsdam.de) eingeben.
Im Standard Modus haben Sie folgende 6 Aktionen zur Auswahl, die Sie auch kombinieren können:
Das System fügt im Standard Modus automatisch eine der folgenden Aktionen hinzu:
Im Experten Modus stehen Ihnen über 20 Aktionen zur Verfügung.
Als letzte Aktion im Experten Modus wählen Sie bitte „Bearbeitung abbrechen“ wenn die ausgefilterte E-Mail von keiner anderen Regel mehr bearbeitet werden soll oder „Verwerfen“ wenn die ausgefilterte E-Mailverschoben oder gelöscht wurde (damit keine Kopie in der Inbox verbleibt).