Die digitale Studierendenakte – was ist das?
Sabina Bieber: Es ist eine Möglichkeit, digitale Dokumente zu bzw. von Studierenden digital abzulegen und prozessorientiert zu verwalten.
Michael Mihahn: Wir lösen damit die Papierakte durch ein digitales Pendant ab. Alles, was wir bislang mit der Papierakte gemacht haben, findet sich in der digitalen wieder.
Bieber: Dabei kann man sagen, dass wir mit derdigitalen Studierendenakte nicht nur ein neues Ablagesystem für Dokumente eingeführt haben. Es sind auch weitere digitale Funktionalitäten eingeführt worden, wie die vollständig digitale Abgabe und Weiterleitung der Abschlussarbeiten.
Was ist in der Akte alles drin?
Bieber: Die digitale Akte der Studierenden besteht aus zwei Bestandteilen: ein Teil für die Studierendenverwaltung und ein Teil für die Prüfungsverwaltung. Während es für alle Studierenden der Universität die Akte für die Studierendenverwaltung gibt, existiert die digitale Prüfungsakte nur für die Studierendenden jener Studiengänge, für deren Prüfungsverwaltung das Dezernat für Studienangelegenheiten zuständig ist. Daher sind hier Studierende der Juristischen Fakultät und der Digitale Engineering Fakultät sowie weiterbildender Masterstudiengänge ausgenommen. In der Akte befinden sich im Wesentlichen Anträge von Studierenden, etwa für ein Teilzeitstudium, eine Beurlaubung, die Anerkennung von Leistungen oder Nachteilsausgleichen. Dazu kommen eingereichte Belege wie ärztliche Atteste und die dazugehörigen Entscheidungen.
Mihahn: Nicht in der Akte befinden sich prüfungsrelevante Vorgänge und Informationen. Die sind Teil des Campusmanagementsystems (CaMS) der Firma HIS, das wir nutzen. Aber wenn wir über die neue digitale Studierendenakte sprechen, besteht das Neue nicht im Was, sondern im Wie: Entscheidend geändert haben wir die Prozesse, wie mit den Dokumenten gearbeitet wird. Wir haben zahlreiche automatisierte Eingangswege geschaffen, die dafür sorgen, dass alle Dokumente, die wir erhalten, automatisch in der Akte landen.
Wie gelangen die Dokumente denn in die Akte?
Mihahn: Auf sehr unterschiedlichem Wege: Zum einen mit der Post – Briefe, die ans Dezernat für Studienangelegenheiten gehen, werden in der Poststelle gleich gescannt und direkt digital übermittelt und eingespeist. Studierende können aber auch Dokumente über PULS selbst hochladen; auch das Bewerberportal, das mithilfe der HISinOne APP schon digital umgesetzt wird, bietet einen Upload an.
Bieber: Außerdem gibt es die Möglichkeit, Dokumente aus dem Mailticketsystem in die Akte zu überführen – wenn also Studierende Unterlagen per Mail einreichen, können sie ebenfalls abgelegt werden. Und natürlich können Briefe und Bescheide, die im Dezernat für Studienangelegenheiten bei der Bearbeitung von Anträgen u.ä. entstehen, direkt in der Akte hinterlegt werden.
Wer arbeitet damit und wie?
Mihahn: Mit der Akte arbeiten ausschließlich die Sachbearbeiterinnen aus dem Dezernat für Studienangelegenheiten, also dem Studienbüro/Studierendensekretariate und dem Studienbüro/Prüfungsamt. Andere Personen haben auf die Akte keinen Zugriff.
Bieber: Studierende können Dokumente hochladen und im Menü unter „Meine digitale Akte“ ihre abgegebenen Anträge sehen …
Mihahn: … nicht aber, ob jemand anders etwas hineingelegt hat, ein Gutachten etwa. Das Campusmanagementsystem wird stetig weiterentwickelt. Wir werden sehen, was da noch kommt.
Was ändert sich – für Studierenden?
Mihahn: Für die Studierenden gibt es deutliche Vorteile: Sie können Dokumente einfach mit dem Handy abfotografieren und über PULS hochladen – das geht wesentlich schneller und von überall. Niemand muss mehr um 23:59 Uhr einen Brief in den Briefkasten an Haus 8 werfen. Gerade für Studierende aus dem Ausland eine enorme Erleichterung, denn gerade mit Post aus dem Ausland gibt es immer wieder Probleme!
Bieber: Eine deutliche Verbesserung gibt es auch bei der Abgabe der Abschlussarbeit. Auch die wird seit 1. November 2023 ausschließlich digital abgeben. Das geht wesentlich schneller und ebenfalls ohne Anreise nach Potsdam. Außerdem sparen Studierende Kosten für Druck und Bindung.
Mihahn: In der digitalen Studierendenakte findet sich nun auch der gesamte Prozess rund um die Abschlussarbeit: Nach einer formalen Prüfung der Arbeit (Titel, Abgabetermin & Co.) werden die Anschreiben an die Gutachterinnen und Gutachter erstellt und die Arbeit an sie übermittelt. Die wiederum liefern ihre Gutachten, die dann ebenso in die Akte gelangen.
Bieber: Die Abschlussarbeit war in den vergangenen Jahren schon die einzige Arbeit, die zentral und nach wie vor physisch, also gedruckt abgegeben wurde. Auch die Aufbewahrung mit einer Dauer von 5 Jahren auf Grundlage der Plagiatsrichtlinie erfolgt jetzt über die digitale Studierendenakte.
Und für die Sachbearbeiterinnen?
Mihahn: Auch für sie hat sich die Arbeit deutlich verändert, vieles schneller.Zu den nackten Zahlen: Aktuell bekommen wir zwischen 4000 und 5000 Dokumente über PULS – pro Monat Die einzupflegen, übernimmt zu großen Teilen das System.
Bieber: Für uns bedeutete die Neuerung eine recht komplexe Umstellung und Strukturierung des Ablagesystems – hin zu einem prozessorientierten Aktenplan. Bislang haben wir immer „am Objekt“ gearbeitet: Jede Studentin und jeder Student hat eine Matrikelnummer ist darüber identifizierbar. Jetzt wird ein Dokument aber zum „passenden“ Prozess abgelegt und nur noch mit der dazugehörigen Person verknüpft.
Mihahn: Während es früher eine Akte zu jeder Person gab, führen wir jetzt eine zu jedem Vorgang. Ein Urlaubsantrag liegt also zusammen mit allen Urlaubsanträgen usw. Mit den alten Akten wäre das schwierig zu realisieren, in der digitalen Welt legen wir auf den digitalen Aktenplan einen Filter drauf, der alle relevanten Vorgänge und Dokumente zu einem Studierenden anzeigt.
Wie kommunizieren sie das?
Bieber: Wir haben die Veränderungen konsequent auf allen Webseiten bekanntgegeben und den Studierenden auch per Listenmail mitgeteilt. Alle, die sich neu immatrikulieren, kennen das ja gar nicht mehr anders – sie haben sich digital beworben und werden auf diesem Weg durch die Immatrikulation geführt. Sie sind es gewohnt, dass man mit uns digital kommuniziert.
Gibt es denn Rückmeldungen zu den Veränderungen?
Bieber: Es gibt vereinzelte Rücksendungen, die in der Regel sehr positiv sind. Ab und zu schlägt dann im selben Atemzug jemand vor, was noch weiter verbessert werden kann. Wir haben also noch viel zu tun! Auf jeden Fall gab es den einen oder anderen erstaunten Blick, als wir den weithin bekannten Briefkasten an Haus 8 abmontiert haben. Manche haben sogar noch Briefe dort abgelegt, wo der Briefkasten mal war. Aber das ist jetzt vorbei …
Was soll noch kommen?
Mihahn: Es gibt noch immer Vorgänge und Anträge, die weiterhin papiergebunden sind und die wir als nächstes digitalisieren werden, damit sie ebenfalls übers CaMS abgegeben werden können. Auch die Kommunikation mit ehemaligen Studierenden, die schon exmatrikuliert sind, aber noch Prüfungsleistungen erbringen wollen, soll digitalisiert werden. Denn bislang steht ihnen PULS nach der Exmatrikulation nicht mehr zur Verfügung.
Bieber: In den kommenden Jahren soll das CaMS von HIS ersetzt werden und Stück für Stück verbesserte und sogar neue Funktionalitäten bringen.
Mihahn: Die Einführung wird aber gestuft erfolgen und einige Zeit dauern. Wir fangen Anfang 2024 damit und planen, sie in fünf bis sieben Jahren abzuschließen.
Vielen Dank!
Weitere Informationen zum Projekt: https://www.uni-potsdam.de/de/verwaltung/za/projekte