In der Zentralen Abteilung der Universität Potsdam sind beide maßgeblich für Projekte zuständig, die die Grundsteine für alle Digitalisierungsvorhaben an der Uni legen sollen. Beispielsweise wollen sie ein Formularmanagementsystem aufbauen, das Schritt für Schritt alle PDF-Formulare ersetzen und Drucken überflüssig machen soll. Darüber hinaus arbeiten sie intensiv daran, mittels einer Scan- stelle einen Großteil aller Dokumente zu digitalisieren. Ziel ist es, irgendwann die Vision eines komplett papierlosen Büros umzusetzen – im Sinne eines Digital Workplace.
Diese Grundlagenarbeit ist oft langwierig und klingt für die meisten wenig interessant. Kaum jemand hinterfragt etwa, wo ein Urlaubsantrag eigentlich landet, wenn er digital gestellt wurde, und wie es mit ihm weitergeht. Doch damit er reibungslos seinen Weg gehen kann, müssen viele kleinteilige Prozesse geschaffen und Anforderungen wie der Datenschutz berücksichtigt werden. „Dafür gibt es für den öffentlichen Sektor umfangreiche rechtliche Anforderungen, die von den zuständigen Mitarbeiter:innen beachtet werden müssen. Diese Vorgaben sind oft komplex, tragen aber dazu bei, Personendaten zu schützen oder Angebote auch für Menschen mit Einschränkungen zugänglich zu machen, sie also so weit wie möglich barrierefrei zu gestalten“, so Christian Stempfl. All das braucht Zeit und erweckt bei Außenstehenden nicht selten den Eindruck einer schwerfälligen Verwaltung, die der Digitalisierung hinterherläuft. Eine Wahrnehmung, die Jelka Hönicke und Christian Stempfl durchaus nachvollziehen können. Umso wichtiger ist es ihnen, ein Verständnis dafür zu schaffen, warum diese Grundlagen so wichtig sind. Denn wenn sie passen, kann später alles besser ineinandergreifen und umso schneller genutzt werden.
Dabei hat Jelka Hönicke gute Erfahrungen damit gemacht, in Sachen Verwaltungsdigitalisierung mit anderen Einrichtungen zu kooperieren: „Nicht jede Hochschule muss das Rad neu erfinden – viel effizienter ist es, zusammenzuarbeiten und gemeinsame Lösungsansätze zu finden.“ In Einrichtungen wie dem Zentrum der Brandenburgischen Hochschulen für Digitale Transformation sehen sie daher viel Potenzial, das sie in Zukunft noch weitreichender nutzen wollen, um gemeinsam die Digitalisierungsvorhaben voranzubringen. Es soll schließlich nicht darum gehen, zuerst anzukommen – sondern sicher und souverän die Möglichkeiten auszuschöpfen, die mit der Digitalisierung einhergehen. In der Universitätsverwaltung genauso wie überall sonst im Leben.
Uni Potsdam goes digital – Fünf Dinge, die wir uns in Zukunft an der Uni wünschen
- Alle bereits digitalisierten Prozesse können durch ein zentrales Portal gestartet werden.
- Die Beschäftigten können 95% aller Vorgänge digital bearbeiten.
- Alle Systeme arbeiten nutzer:innenfreundlich und barrierearm.
- Digitale Prozesse sind transparent abgebildet und ihr Status kann abgerufen werden.
- Das Weiterbildungsangebot für die Beschäftigten der Universität in Sachen Digitalisierung wird weiter ausgebaut.
Dieser Text erschien im Universitätsmagazin Portal - Zwei 2023 „Mentale Gesundheit“ (PDF).