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„Im Idealfall ist 1+1=3“ - ZEIK und AVZ sind jetzt ZIM

Von der UP2date Redaktion

Seit Oktober sind AVZ und ZEIK unter dem Dach des ZIM zusammengeschlossen

Seit dem 1. Oktober firmieren die Zentrale Einrichtung für Informationsverarbeitung und Kommunikation (ZEIK) und das Audiovisuelle Zentrum (AVZ) der Universität Potsdam unter dem gemeinsamen Dach des ZIM, des Zentrums für Informationstechnologie und Medienmanagement. Zwar gab es schon vor dem Zusammenschluss gemeinsame Arbeitsfelder, doch wird mit der Fusion - wie es in der Informationsmail der Präsidenten Oliver Günther hieß - „das Ziel verfolgt, zukünftig Ressourcen und Kompetenzen zu bündeln, um gemeinsame Projekte effektiver durchführen und Ihnen einen Service aus einer Hand bieten zu können.“

UP2date hat mit dem eigens für die Fusion eingerichteten Change Management über Aufgaben und Herausforderungen der Zusammenführung gesprochen. Für die ZEIK übernahm diese Aufgabe Nadin Weiß, Projektmitarbeiterin im Bereich Verwaltungs-IT, für das AVZ Knut Zeigermann, Mitarbeiter für Multimedia-Produktion.

Nadin Weiß

Die Fusion zweier wichtiger Einrichtungen kann nicht nur auf dem Papier erfolgen. Welche Rolle spiel(t)en Sie als Change Manager in diesem Prozess? Und wie sind Sie dazu geworden?

Nadin Weiß: Fangen wir vielleicht bei der letzten Frage an. Bereits im Herbst 2015 begann die ZEIK mit Reorganisationsaktivitäten, um den vielfältigen Herausforderungen des Tagesgeschäfts besser zu begegnen. Dabei ist ein schon sehr ausgereiftes Organisationsmodell entstanden. Dann kam der Gedanke der Fusion hinzu und von der Hochschulleitung erging die Anfrage an uns, ob wir den Prozess als zentrale Ansprechpartner jeder Einheit begleiten würden und in Struktur- und Personalfragen die Fäden zusammenhalten. Knut kennt durch seine langjährige Tätigkeit im AVZ die Strukturen und Prozesse ja sehr gut. Ich habe mich angeboten, da ich noch relativ neu in der ZEIK war, eine gewisse Außensicht auf die Dinge mitgebracht und in diesem Bereich an anderen Hochschulen schon Erfahrungen gesammelt habe.

Knut Zeigermann: Eine unserer Hauptaufgaben war es, zunächst erst einmal alle Dienste und Services beider Einrichtungen zu identifizieren und sie einzelnen Ebenen und Teams zuzuordnen, die es dem neuen Strukturmodell entsprechend gibt. Ziel war und ist es, potenzielle Synergien zu ermitteln und etwaige Parallelstrukturen zusammenzuführen.

Nehmen wir zum Beispiel die Drucker an unserer Uni: die einen stellen das Netz, die anderen die Software, die Dritten betreuen die Drucker selbst und lesen die Zählerstände aus. Hier werden zukünftig eine gemeinsame Wissensbasis und ein Dokumentationssystem geschaffen. Das vielleicht noch greifbarere Beispiel der Medientechnik: Pro Campus betreuen zwei Mitarbeiter die Technik in den Hörsälen und verleihen zudem Medientechnik und Schlüssel. Um beiden Aufgaben gerecht zu werden, legen sie täglich sicher einige zusätzliche Kilometer zurück - zwischen Ausleihe bzw. Rücknahme von Technik oder Medientischschlüsseln und der technischen Vorbereitung und Betreuung von Lehrveranstaltungsräumen. Dies ist eine unnötige Mehrbelastung für die Mitarbeiter und unter Umständen fehlt jemand vor Ort als Ansprechpartner oder für die Entgegennahme von Aufträgen. Die Fusion steht unter der Philosophie: mehr Nutzer*innenfreundlichkeit, mehr Service- und Teamorientierung.

Bleiben wir bei der Serviceorientierung. In der Infomail wie auch auf der ZIM-Webseite werden Service-Points genannt. Was kann man sich darunter vorstellen?

Nadin Weiß: Wer für eine Lehrveranstaltung verschiedene Technik benötigt, soll für Beamer und Kabel nicht mehr zum AVZ und um den Laptop ans Netz zu bringen nicht mehr zur ZEIK gehen müssen. Die Service-Points an jedem Campus sollen als zentrale Anlaufpunkte fungieren, an denen alles aus einer Hand koordiniert werden soll, wo Medien- und IT-Support gebündelt wird, wo Mitarbeiter*innen noch besser ansprechbar sind - ob persönlich, per Telefon oder per Webformular - und wo es längere „Öffnungszeiten“ gibt. 

Knut Zeigermann: Die Idee der Service-Points war ebenfalls schon im Konzept der ZEIK enthalten und wurde vom AVZ sehr begrüßt. Mit einer klaren Zuordnung von Diensten, Teams, jeweils Verantwortlichen und etwaiger Vertretung bei stark frequentierten Services im Rücken, können von den Service Points die Anfragen von Lehrenden und Studierenden entsprechend zielgerichtet weiter gegeben werden. So können sich auch unsere Mitarbeiter*innen auf ihre bereichsspezifischen Aufgaben konzentrieren. Wieder ein Beispiel: perspektivisch sollen auch Druckerzeugnisse am Service-Point abholt werden können. Einerseits ist man dann nicht auf die Öffnungszeiten der Druckerei angewiesen, andererseits wird eine Mitarbeiterin aus dem Layout nicht aus ihrer Arbeit gerissen, nur um ein fertiges Produkt zu übergeben.

Nadin Weiß

Danke für das Stichwort! Was bedeutet die Fusion für die Mitarbeiter*innen beider Einrichtungen, wie stehen sie dazu?

Knut Zeigermann: Umstrukturierungen gehen mit Veränderungen in Arbeitsbereichen, mit Neuem einher. Dass hier Unsicherheiten entstehen können oder Kolleginnen und Kollegen unter Umständen auch etwas argwöhnisch werden, wenn sie nicht einbezogen werden, liegt auf der Hand. Ängste und Befürchtungen sind nachvollziehbar: Was wird aus meinem Büro? Muss ich umziehen? Ändert sich mein Tätigkeitsbereich? Muss ich gar neue Tätigkeiten übernehmen, die ich gar nicht gelernt habe? Niemand aber soll sich auf den Kopf stellen und nach der Neustrukturierung etwas völlig anderes machen, sondern im eigenen Kompetenzbereich weiter arbeiten.

Nadin Weiß: Was die Mitarbeiter*innen beschäftigt, haben wir sehr ernst genommen und jeder muss gehört werden, ob in Gesprächen in den Teams oder zwischendurch auf dem Flur. Eine weitere wichtige Aufgabe lag für uns daher in der Kommunikation: Pläne und Ziele müssen vorgestellt, Beweggründe verdeutlicht werden, um transparent zu sein. Es ging darum, sich in die Leute hinein zu versetzen, nicht allein die Werbetrommel für den Zusammenschluss zu drehen, sondern das Neue und die damit einhergehenden Verbesserungen objektiv darzustellen. Je ausführlicher die Leute wissen, was auf sie zukommt aber auch nicht zukommt, desto offener stehen sie Veränderungen gegenüber.

In diesem Zusammenhang galt es aber auch kritische Punkte zu identifizieren. Es gibt ja Bereiche, die von einer einzigen Person vollumfänglich verantwortet werden, die dann auch Ansprechpartner*in „auf kurzer Leitung“ für die Kunden war. Zweifelsohne ein Vorteil. Fällt aber dieser Kollege oder die Kollegin aus oder ist im Urlaub und die Vertretung kann eine ganz spezifische Anfrage nicht beantworten oder lösen, kommt es auf beiden Seiten verständlicherweise auch mal zu Frust. Der landet dann entweder bei dem oder der jeweiligen Verantwortlichen oder diese Mitarbeiter*innen melden sich bei gravierenden Dingen dann auch aus dem Urlaub. Das gilt es zu verhindern. Das Wissen muss also auf mehrere Schultern verteilt werden, die Gesamtverantwortung wird innerhalb von Teams aufgeteilt.

Knut Zeigermann: Man tauscht Exklusivität gegen maximale Erreichbarkeit aus. Es ist auch nicht zielführend, wenn exklusive Ansprechpartner, die beispielsweise ein System aufsetzen und pflegen oder mit anderen komplexen Tätigkeiten befasst sind, durch die Bearbeitung anderer Aufträge aus ihrer Arbeit gerissen werden. Sowohl Kunden als auch unsere Mitarbeiter*innen sollten also die Vorzüge des Zusammenschlusses und die Strukturveränderungen im positiven Sinne zu spüren bekommen.

Nadin Weiß: Ganz wichtig war, dass beide Einrichtungen den Fusionsplan nach Bekanntgabe im Mai grundsätzlich begrüßt haben und obwohl es durch die Vorarbeiten der ZEIK bereits ein Strukturkonzept gab, hat keine der beiden Einrichtungen die jeweils andere „geschluckt“. Die Teamleiter*innen haben aus meiner Sicht in der konzeptionellen Arbeitsphase in ihren Teams ganze Arbeit geleistet. Ich nehme eine überaus positive Grundstimmung bei den Mitarbeiter*innen wahr.

Knut Zeigermann: Das geht mir auch so. Es gab im September eine Vollversammlung auf der alle Mitarbeiter*innen des ZIM anwesend waren, auf der Christoph List und Nadin Weiß nochmal umfassend Informationen gegeben haben, was man vor hat und wohin es geht. Die Stimmung war sehr gut, die Sache „ZIM“ bekam ein Gesicht und die Kollegen und Kolleginnen aus den anderen Bereichen auch.

Ein Frage an Sie beide zum Abschluss: Warum ist aus Ihrer Sicht die Fusion von ZEIK und AVZ zum ZIM eine gute Sache?

Nadin Weiß: Im Rahmen der Fusion haben wir die Prozesse formalisiert betrachtet und können sie jetzt gemeinsam gestalten. Zum Nutzen derjenigen, die unsere Dienste und Services nutzen und auch zum Nutzen unserer Mitarbeiter*innen.

Knut Zeigermann: Die Zusammenarbeit war vielerorts schon da, jetzt geben sich viele Dinge die Hand. Jetzt wird es noch einfacher und effektiver gehen und im Idealfall werden aus eins und eins drei!

UP2date bedankt sich für das Gespräch und wünscht dem ZIM viel Erfolg!