Barrierefreiheit ist ein wichtiges Thema – auch im digitalen Bereich.
Daher sollen EU-weit in allen öffentlichen Einrichtungen,
also auch an den Universitäten,
Vorgaben zur Barrierefreiheit umgesetzt werden,
um möglichst vielen Menschen – ob mit oder ohne Beeinträchtigung –
den selbstständigen Zugang zu Orten und Informationen zu ermöglichen.
Ein wichtiger Baustein hierfür sind barrierefreie PDF-Dokumente.
In diesem Video erklären wir, was barrierefreie PDFs sind
und wie man die Barrierefreiheit von PDFs prüft und gegebenenfalls anpasst.
Sie kennen das sicher aus dem Arbeitsalltag:
Bestehende PDF-Dokumente
entsprechen nicht den Vorgaben der Barrierefreiheit
und sollen nun angepasst werden.
Wichtig ist das besonders dann,
wenn es sich um Dokumente handelt,
die längerfristig zur Verfügung gestellt werden sollen.
Doch zunächst zu der Frage: Was sind barrierefreie PDF-Dokumente?
Sie sind für technische Hilfsmittel wie Vergrößerungssoftware
und Screenreader erkennbar
und somit für Personen mit Sehbeeinträchtigung selbstständig lesbar.
Sie sind klar gestaltet und strukturiert
und weisen einige technische Spezifikationen auf.
Um zu erfahren, wie es um die Barrierefreiheit Ihres PDF-Dokuments steht,
sollten Sie dieses zunächst einer automatisierten Prüfung unterziehen.
Dazu öffnen Sie Ihr PDF im Programm Adobe Acrobat Pro.
In der rechten Spalte wählen Sie den Reiter „Barrierefreiheit“ an.
Sollte dieser nicht vorhanden sein, wählen Sie den Menüpunkt „Weitere Werkzeuge“ an
und dann in der Rubrik „Schützen und Standardisieren“ den Punkt „Barrierefreiheit“.
Nun klicken Sie auf „Prüfung der Barrierefreiheit“
und wählen als Kategorie „Dokument“ aus.
Alle Prüfhäkchen sollten gesetzt sein.
Nun können Sie die Prüfung starten.
So erhalten Sie einen vollständigen Überblick über Ihr Dokument
und eventuelle Probleme.
Außerdem bekommen Sie erste Hinweise für die Fehlerbehebung.
Je nachdem, wie komplex Ihr Dokument und die Fehlermeldungen sind,
haben Sie nun verschiedene Möglichkeiten der Problemlösung:
Nicht bei jedem PDF lässt sich die Barrierefreiheit
im Nachhinein gut anpassen.
Wenn bei der Erstellung des ursprünglichen Dokuments
nicht auf Barrierefreiheit geachtet wurde
und zum Beispiel viele grafische Gestaltungselemente
oder Farben ohne ausreichenden Kontrast genutzt wurden,
oder bei der Erstellung von Listen und Tabellen
keine Formatvorlagen verwandt wurden,
ist es oft so gut wie unmöglich, das Dokument nachträglich barrierefrei zu gestalten.
Oft ist leider nur eine Annäherung in Richtung Barrierefreiheit möglich.
Aber: Jede Verbesserung hilft!
Falls Ihnen noch die Ausgangsdatei Ihres PDFs
als Microsoft Word-Datei vorliegt,
bietet es sich an, zunächst in Word einige Anpassungen vorzunehmen,
dann das Dokument erneut als PDF zu exportieren
und anschließend in Adobe Acrobat zu finalisieren.
Falls Ihr Dokument jedoch nur als gescanntes Bild vorliegt
oder es bei dessen Prüfung zu sehr vielen Fehlermeldungen kommt,
die Originaldatei jedoch nicht mehr vorliegt,
so ist es ratsam, das Dokument komplett neu anzulegen
in Word und Adobe Acrobat,
statt sich mit der nachträglichen, sehr zeitintensiven Anpassung zu quälen.
Wie Sie Barrierefreie Dokumente von Anfang an korrekt planen,
in Microsoft Word anlegen und in Adobe Acrobat Pro finalisieren,
erfahren Sie im Videotutorial „Barrierefreie PDF-Dokumente“.
Wenn Ihr Dokument ohne allzu viele Fehlermeldungen
durch die Prüfung der Barrierefreiheit kommt,
können Sie Ihr PDF direkt in Adobe Acrobat verbessern.
Sehen wir uns den Prüfbericht der Barrierefreiheit einmal genauer an.
OK, da gibt es einige Fehlermeldungen.
Aber keine Panik, die werden wir jetzt aus dem Weg räumen.
Vorab ein grundsätzlicher Hinweis zum Vorgehen:
Speichern Sie Ihr PDF nach jedem Arbeitsschritt
unter neuem Namen, da einige der vorzunehmenden Anpassungen
nicht rückgängig gemacht werden können.
Andernfalls müssten Sie ganz von vorn beginnen,
wenn Ihnen einmal ein Fehler unterläuft.
Zuerst ergänzen Sie den fehlenden Dokumenttitel.
Dazu öffnen Sie unter „Datei“ die „Eigenschaften“ des Dokuments.
Hier können Sie die sogenannten Meta-Daten ergänzen,
beginnend mit dem Titel.
Auch einen Verfasser können Sie hier benennen.
Damit der Screenreader beim Öffnen des Dokuments
auch den Titel Ihrer Präsentation statt des Datei-Namens vorliest,
wählen Sie unter „Ansicht beim Öffnen“
unter „Einblenden“ den „Dokumenttitel“ aus.
Als nächstes legen wir die Dokumentsprache fest
unter dem Reiter „Erweitert“.
Dies ist wichtig, damit ein Screenreader weiß,
mit welcher Sprachbetonung der Text vorgelesen werden soll.
Denn ein fremdsprachiger Text kann mit einer deutschen Betonung
sehr schnell unverständlich werden.
Wie man einzelnen Absätzen oder Wörtern eine andere Sprache zuweist,
klären wir später.
Anschließend noch mit „OK“ bestätigen
und das PDF unter neuem Namen speichern.
Die nächste Fehlermeldung teilt uns mit,
dass das PDF nicht mit Tags versehen ist.
Diesen Mangel müssen wir beheben,
da Tags für die Funktion barrierefreier Dokumente entscheidend sind.
Nur mit Tags versehene PDFs
ermöglichen das Vorlesen mit Screenreader
sowie die Navigation innerhalb des Dokuments.
Tags definieren zum Beispiel, ob ein Text eine Überschrift oder ein Standardtext ist
oder weisen eine Grafik oder Tabelle als solche aus.
Öffnen Sie links in der Leiste das Tag-Bedienfeld.
Sollte dieses nicht vorhanden sein, können Sie innerhalb der Leiste
durch einen Rechtsklick den Menüpunkt „Tags“ hinzufügen.
Hier wird uns noch einmal mitgeteilt, dass bis jetzt keine Tags existieren.
Wären bei der Erstellung des Dokuments in Microsoft Word
Formatvorlagen genutzt worden, so wären bereits Tags vorhanden.
In Acrobat können Tags automatisch zugewiesen werden.
Ganz ohne Nachjustieren kommt man aber nicht aus.
Dazu klicken Sie zuerst rechts auf den obersten Menüpunkt
„Dokument automatisch taggen“.
Wie Sie sehen, sind nun Tags vorhanden.
Als oberstes Tag wird immer das Tag benötigt,
welches hier noch fehlt.
Dazu wählen Sie oben im Auswahlmenü „Neuer Tag“ aus
und im sich nun öffnenden Feld bei Typ „Dokument“.
Diesem Tag ordnen Sie nun alle Tags unter, indem Sie diese
mit gedrückter Maus-Taste in die entsprechende Hierarchieebene ziehen.
Um nun die Tags zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen,
öffnen Sie zusätzlich das Werkzeug „Lesereihenfolge“.
Hier können Sie sich die Strukturtypen anzeigen lassen.
Was sehen wir? Die Überschrift ist mit als normaler Absatz getaggt.
Sie soll aber eine Überschrift sein,
welche in einem Dokument nur einmal, für den Titel, vergeben wird.
Mit der Maus markieren Sie den Bereich der Überschrift
und wählen „Überschrift 1“.
Der Tag hat sich in eine gewandelt.
Nun können Sie die weiteren Tags prüfen.
Die nächste Überschrift soll einen -Tag erhalten.
Dazu markiere Sie wieder mit der Maus den Textbereich
und klicken im Anschluss im „Leserichtung“-Werkzeug auf „Überschrift 2“.
Der folgende Absatz und die Grafik sind bereits korrekt getaggt.
Nun legen wir die nächste Überschrift fest.
Im Augenblick wird unsere Liste noch als ein Absatz angezeigt.
Leider ist die Anpassung von Listen
nicht mit dem „Lesereihenfolge“- Werkzeug möglich,
sondern muss händisch vorgenommen werden.
Zuerst müssen Sie mit Hilfe von Tags die Struktur der Liste erstellen,
indem Sie den Tag „Liste“ wählen.
Anschließend erzeugen Sie die Unterelemente der Liste.
Dafür erstellen Sie für jede Zeile einen neuen Tag vom Typ „Listenelement“
und ordnen diesen hierarchisch dem Listen-Tag unter.
Der nächste nötige Tag „Listenelementtext“
beschreibt den Listentext der ersten Zeile.
Dieser muss wiederum dem Tag zugeordnet werden,
indem Sie ihn an die richtige Position ziehen.
Für die zweite Zeile wiederholen wir das Vorgehen.
Die Struktur der Liste ist nun fertig.
Jetzt müssen Sie ihr noch die Inhalte zuweisen.
Dazu teilen Sie den bestehenden Absatz
mit dem Lesereihenfolge -Werkzeug in zwei Absätze.
Nun ziehen Sie ihre beiden Absätze jeweils in die Liste zum Tag
Hier haben wir als letztes Element noch eine Tabelle.
Damit eine Tabelle von einem Screenreader gut gelesen werden kann,
müssen die Inhalte der ersten Zeile stets als „Überschriftenzellen“
mit dem Tag ausgezeichnet werden.
In unserem Fall wurde dies beim automatischen Taggen
schon korrekt zugewiesen.
In den beiden nächsten Zeilen ist die erste Spalte
ebenfalls als Überschrift ausgewiesen.
Dies ist nicht korrekt.
Die Korrektur nehmen wir vor,
indem wir mit Rechtsklick auf den Tag gehen
und die „Eigenschaften“ aufrufen.
Hier ändern wir den Tag-Typ zu „Tabellendatenzelle“.
Eine Anmerkung:
Je komplexer eine Tabelle ist,
desto schwerer ist sie für einen Screenreader zu interpretieren.
Der Anpassbarkeit an die Barrierefreiheit
sind hier also Grenzen gesetzt.
Was wir tun können, um die Lesbarkeit noch etwas zu optimieren
ist folgendes:
Wir wählen den Tabellen-Tag an
und öffnen per Rechtsklick das Optionsmenü.
Hier öffnen wir den Tabelleneditor.
Hier lässt sich jeder Überschriftenzelle ein Inhalt zuweisen,
auf den sie sich bezieht.
In unserem Fall bezieht sich jede Überschriftenzelle auf eine Spalte.
Mit einem Rechtsklick auf der Überschriftenzelle
öffnen wir das „Eigenschaftenbedienfeld“.
Bei „Umfang“ wählen wir nun „Spalte“ aus
und bestätigen mit OK.
Dies machen wir ebenso mit den beiden anderen Überschriftenzellen.
Im letzten Schritt fügen Sie Ihrer Tabelle
noch einen maschinell lesbaren Titel hinzu.
Dazu wählen Sie den Tag Ihrer gesamten Tabelle an
und öffnen anschließend wieder das Lesereihenfolgen-Fenster.
Jetzt markieren Sie mit der Maus die gesamte Tabelle
und öffnen per Rechtsklick auf der Tabelle das Optionsmenü.
Hier wählen Sie „Tabellenübersicht bearbeiten“,
geben einen beschreibenden Titel ein
und bestätigen mit OK.
Ein Hinweis:
Mit mancher Prüfsoftware,
zum Beispiel dem PAC 3-PDF Accessibility Checker
werden die Linienelemente von Tabellen
als nicht getagte Grafiken moniert.
Dies anzupassen überstiege jedoch den Rahmen.
Die Tabellen können auch mit der hier beschriebenen Methode gut gelesen werden.
Daher können Sie diese Fehlermeldung ignorieren.
Am besten speichern Sie Ihr Dokument jetzt noch einmal unter einem neuen Namen,
bevor Sie das PDF finalisieren.
Prüfen wir dafür noch einmal die Barrierefreiheit.
Die nächste wichtige Fehlermeldung
betrifft den fehlenden Alternativtext unserer Abbildung.
Um den Alternativtext zu ergänzen,
öffnen Sie mit Rechtsklick auf der „Abbildung“
im Fehlerbericht die Option „Korrigieren“.
Hier kann der Text eingetragen werden.
Der Aufbau eines Alternativtextes sollte wie folgt sein:
1. Bildtyp (z.B. Foto, Strichzeichnung, Kreisdiagramm...),
2. eine kurze, möglichst objektive Beschreibung
3. der Copyright-Vermerk.
Allgemein gilt:
Gebrauchen Sie Fachtermini
und setzen Sie aus der Abbildung zitierte Begriffe in Anführungszeichen.
Sollte es sich bei Ihrem Bild um ein reines Schmuckelement handeln,
das keine Information übermittelt,
können Sie auch das kennzeichnen,
indem Sie das Häkchen bei „Verzierung“ setzen.
In diesem Fall benötigt Ihr Bild keinen Alternativtext
und wird vom Screenreader übersprungen.
Fast alle Fehlermeldungen sind jetzt beseitigt.
Eine sehr wichtige Überprüfung sollten Sie aber noch vornehmen:
Wenn das Dokument händisch mit dem Leserichtung-Werkzeug getaggt wurde,
sollten Sie auch die Leserichtung Ihres Dokuments prüfen,
indem Sie in der linken Leiste den Menüpunkt „Reihenfolge“ öffnen.
Jedes Element hat jetzt eine Nummer.
Diese gibt die Reihenfolge der Objekte innerhalb des Dokuments an,
so wie es der Screenreader wiedergeben wird.
Sollten Sie statt der Nummern die Strukturtypen angezeigt bekommen,
öffnen Sie wieder das Werkzeug „Lesereihenfolge“
und wechseln hier zu „Inhaltsreihenfolge“.
Ist ein Element falsch positioniert,
so können Sie es mit gedrückter Maustaste
an die gewünschte Position ziehen.
Sind Sie mit der Reihenfolge einverstanden,
so können Sie im Prüfbereich
durch einen Rechtsklick auf die Fehlermeldung „Bestanden“ anwählen.
Eine weitere Fehlermeldung, die wir manuell korrigieren müssen,
ist die des „Farbkontrastes“.
Hier sind wir dazu aufgefordert, zu prüfen,
ob Texte auf einer farbigen Fläche gut lesbar sind.
Je geringer der Kontrast zwischen Text und Hintergrundfarbe,
desto schwerer ist er lesbar,
besonders für Menschen mit Sehbeeinträchtigung.
In unserem Fall sollte es passen.
Im Prüfbereich bestätigen Sie dies durch einen Rechtsklick auf die Fehlermeldung
und den Klick auf „Bestanden“.
Fehlermeldungen gibt es nun keine mehr.
Allerdings gibt es noch Kleinigkeiten,
die nicht im Prüfbericht auftauchen,
aber trotzdem die Lesbarkeit enorm verbessern.
So kann, wie schon erwähnt, ein fremdsprachiger Text
beim Vorlesen durch den Screenreader mit deutscher Betonung
schnell unverständlich klingen.
Um dies zu verhindern,
haben wir bereits die richtige Dokumentsprache festgelegt.
Vielleicht enthält Ihr Dokument
jedoch einzelne Passagen in einer anderen Sprache?
Diese passen wir jetzt noch an.
Wählen Sie dazu in der Tag-Übersicht den Textbereich an,
der anderssprachig ist.
Mit einem Rechtsklick kommen Sie zum Optionsmenü
und öffnen die Eigenschaften des Tags.
Hier können Sie die Sprache auswählen.
Ein Hinweis:
Sie können einem Tag nur eine Sprache zuweisen.
Sollte sich Ihr fremdsprachiger Text
in einem längeren Abschnitt befinden,
so müssen Sie den Text auf verschiedene Tags aufteilen.
Eine weitere hilfreiche Funktion, um im Dokument navigieren zu können,
sind die Lesezeichen, die man links oben findet.
Sie zeigen die Dokument-Struktur an,
so wie sie für Nichtsehende hinterlegt ist.
Besonders wichtig ist dies bei mehrseitigen Dokumenten
mit einer Kapitelstruktur.
Mithilfe von Lesezeichen können Benutzer durch ein Dokument navigieren,
ohne von Seite zu Seite blättern zu müssen.
In unserem Fall gibt es noch keine Lesezeichen.
Nachdem wir unser Dokument mit Hilfe der Tags
jedoch klar strukturiert haben,
können wir hier den Befehl „Neue Lesezeichen aus Struktur“ wählen.
Hier sehen wir die Struktur des Dokuments abgebildet
und können auswählen,
welche Elemente Teil des Inhaltsverzeichnisses werden sollen.
Sinnvollerweise wählen Sie hier nur die Überschriften aus,
indem Sie diese bei gedrückter Umschalttaste anwählen und bestätigen.
Auch hier lassen sich im Nachhinein noch die Überschriften hierarchisieren,
damit die Dokumentlogik von Überschriften und Unterüberschriften
korrekt wiedergegeben wird.
Jetzt ist es gleich geschafft.
Im letzten Schritt müssen Sie nur noch den PDF/UA Identifier setzen.
Denn damit ein PDF als technisch barrierefrei gilt,
muss die Metainformation vorhanden sein,
welche das Dokument als PDF/UA kompatibel kennzeichnet.
Dazu öffnen Sie rechts die „Druckoptionen“ und hier die Option „Preflight“.
Im Preflight-Fenster wählen Sie den Schraubenschlüssel an.
Unter „Dokumentinformationen und Metadaten“
finden Sie den Menüpunkt „PDF/UA Eintrag setzen“.
Wählen Sie dies an und klicken Sie unten rechts auf „korrigieren“.
Nun können Sie das finale PDF abspeichern.
Ich fasse noch einmal kurz zusammen,
worauf Sie bei der Anpassung eines barrierefreien PDFs achten sollten.
Zuerst legen Sie die Metadaten wie Titel oder Sprache fest.
Anschließend taggen Sie Ihr Dokument
und fügen Bildern und Grafiken einen Alternativtext hinzu.
Im Anschluss überprüfen Sie Lesereihenfolge und Farbkontraste,
versehen Ihr Dokument mit Lesezeichen
und setzen den PDF/UA Identifier.
Zwischendurch speichern Sie ihr Dokument
immer wieder unter einem neuen Titel,
damit Sie im schlimmsten Fall nicht ganz von vorn beginnen müssen.
Falls Sie doch einmal auf technische Schwierigkeiten stoßen,
können Sie sich gern an das
„Zentrum für Informationstechnologie und Medienmanagement“ wenden.