Ein wichtiger Bestandteil digitaler Barrierefreiheit
sind barrierefreie PDF-Formulare.
In diesem Video erklären wir, was Barrierefreie PDF-Formulare sind
wie man sie plant, in Microsoft Word anlegt
und schließlich in Adobe Acrobat Pro erstellt.
Abschließend zeigen wir, wie man ihre Barrierefreiheit prüft
und gegebenenfalls anpasst.
Als elektronisches Formular ist ein PDF-Formular maschinell les- und ausfüllbar
und ermöglicht somit die standardisierte Erfassung der Eingaben.
Barrierefreie Formulare beinhalten darüber hinaus Strukturinformationen,
die es Personen mit Sehbeeinträchtigung ermöglichen,
die Formulare mit einem Screenreader
selbstständig zu lesen und auszufüllen.
Dazu gehören insbesondere Tags und Lesezeichen
sowie Alternativtexte bzw. Quickinfos für die einzelnen Formularfelder.
Vorab noch ein Hinweis:
Barrierefreie PDF-Formulare sollten nur dann zum Einsatz kommen,
wenn ein Formular zwar am Bildschirm ausgefüllt,
anschließend jedoch, weil z.B. eine Unterschrift nötig ist,
ausgedruckt und per Post versandt werden soll.
Falls kein Ausdruck nötig ist,
sollten Sie webbasierten Formularen den Vorzug geben,
da diese weniger fehleranfällig und maschinell besser lesbar sind.
Zudem ist so die direkte elektronische Verarbeitung
der eingetragenen Daten möglich.
Falls Sie ein Formular planen, das fakultätsübergreifend
an der Universität Potsdam zum Einsatz kommen soll,
legen Sie dessen Struktur in Microsoft Word an
und wenden sich für alles Weitere
an das Zentrum für Informationstechnologie und Medienmanagement.
Wie Sie eine solche Struktur in Word anlegen, zeigen wir Ihnen gleich hier.
Handelt es sich jedoch um ein Formular,
das nur in Ihrer Fakultät oder Abteilung verwandt werden soll,
zum Beispiel für eine anstehende Konferenz,
so zeigen wir Ihnen auch, wie Sie das tatsächliche Formular selbständig erstellen.
Beginnen Sie, indem Sie Inhalt und Struktur des Formulars planen:
Welche Daten sollen erfasst werden und in welcher Form?
Halten Sie sich dabei an den Grundsatz:
So viel wie nötig und so wenig wie möglich.
Achten Sie außerdem darauf,
dass Ihre Abfragen datenschutzkonform nach der DSGVO sind.
Soll Ihr Formular zum Beispiel Eingabefelder aufweisen,
in denen die freie Eingabe von Inhalten möglich ist?
Oder soll die Eingabe der Daten in einem festgelegten Format erfolgen?
Soll Ihr Formular Optionskästen beinhalten,
also Felder, bei denen sich die Ausfüllenden
für eine der aufgeführten Optionen entscheiden müssen?
Oder soll es Kontrollkästen geben,
bei welchen aus einer vorgegebenen Liste
beliebig viele Angaben ausgewählt werden können?
Welche Ihrer Formularfelder sind optional,
welche zwingend erforderlich?
Und: Soll Ihr Formular einsprachig oder mehrsprachig sein?
Haben Sie Ihr Formular inhaltlich geplant, so können Sie nun die Struktur anlegen.
Dies ist in verschiedenen Programmen möglich,
z.B. Microsoft Excel, Open Office oder Adobe InDesign.
In diesem Tutorial erklären wir es für Microsoft Word.
Hier erstellen Sie ein normales Textdokument,
welches erst anschließend in Adobe Acrobat in ein Formular umgewandelt wird.
Hier haben wir schon mal ein Dokument angelegt.
Das sehen wir uns jetzt mal genauer an.
Das Wichtigste sind diese Linien.
Sie dienen als Platzhalter für die späteren Formularfelder,
die zur Texteingabe dienen.
Sie erstellen diese Linien über den Menüpunkt „Einfügen“ > Formen.
Hier wählen Sie eine Linie aus
und platzieren diese direkt über dem entsprechenden Text.
Die Linie wird später in Adobe Acrobat automatisch als Formularfeld für Text erkannt.
Am besten kopieren Sie die erste Linie immer wieder.
So haben später alle Linien die gleiche Länge.
Noch ein Hinweis:
Bitte verzichten Sie auf den Einsatz von Tabellen als Platzhalter.
Adobe Acrobat kann diese zwar problemlos in Formularfelder umwandeln,
Screenreader haben mit Tabellen jedoch immer wieder Probleme.
Wie Sie sehen, haben wir über „Matrikelnummer“,
und hier, bei den Master-Typen, keine Linien gesetzt.
Das liegt daran, dass wir hier spezielle Formularfelder,
in diesem Fall drei Optionskästchen, einsetzen wollen.
Diese erstellt man später in Acrobat.
Daher haben wir hier in Word neben den entsprechenden Begriffen
Platz frei gelassen für die Kästchen.
Sollten Sie nur die Struktur des Formulars erstellen
und diese dann an das ZIM übergeben,
so bietet es sich an, aus einem bereits bestehenden Formular
per Screenshot entsprechende Elemente zu entnehmen
und hier als Platzhalter einzufügen.
Dies erleichtert es den Kolleg:innen am ZIM, das Formular korrekt umzusetzen.
Ich zeige das mal anhand der Matrikelnummer.
Dazu öffne ich ein bestehendes Formular.
Um den Bereich der Matrikelnummer zu screenshoten,
drücken Sie die Tastenkombination Windows-Logo-Taste + Umschalttaste + S.
Das Bildschirmfoto können Sie nun unter der Matrikelnummer einfügen.
Falls Sie Ihr Barrierefreies PDF-Formular komplett selbstständig erstellen,
können Sie auf diese Bildschirmfotos natürlich verzichten.
Noch ein paar Worte zur Gestaltung:
Wie stets bei der Erstellung barrierefreier Dokumente
sollten Sie bei der Erstellung eines Formulars
auf den Einsatz von Formatvorlagen und auf die Grundsätze barrierefreier Gestaltung achten.
Alle Texte sind einheitlich gestaltet.
Der Titel des Dokuments ist korrekt als Überschrift 1 gekennzeichnet.
Die nächste Überschrift darunter als Überschrift 2,
die folgende als Überschrift 3 usw.
Alle anderen Textelemente sind als normaler Absatz-Text ausgewiesen.
Die Schriften sind serifenlos, auf überflüssige Schmuckelemente wurde verzichtet.
Der Kontrast von Schrift und Hintergrund ist maximal hoch.
Alle Pflichtfelder sind als solche gekennzeichnet.
Nun sollten Sie noch die Sprache Ihrer Texte festlegen.
Dies ist wichtig, damit ein Screenreader weiß,
mit welcher Sprachbetonung der Text vorgelesen werden soll.
Aktuell ist die Standardeinstellung für den gesamten Text „deutsch“,
unser Formular enthält jedoch auch englische Texte.
Diese würden mit einer deutschen Betonung schnell unverständlich werden.
Markieren Sie daher den jeweiligen englischen Text
und wählen Sie unten die korrekte Sprache aus.
Verfahren Sie so mit allen Absätzen.
Wenn Ihr Dokument Grafiken oder Bilder enthält, benötigen diese Alternativtexte.
Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild
und wählen „Alternativtext bearbeiten“ an.
Hier geben Sie eine prägnante Beschreibung ein,
die Nichtsehenden den Inhalt der Grafik verdeutlicht.
Handelt es sich bei der Abbildung um ein bloßes Schmuckelement,
so kennzeichnen Sie auch dies.
Der Screenreader wird es dann überspringen.
Prüfen Sie jetzt noch einmal, ob Ihr Dokument alle gewünschten Elemente enthält,
denn ein nachträgliches Ergänzen ist sehr umständlich und zeitaufwändig.
Sind Sie mit der Prüfung zufrieden, so speichern Sie Ihr Dokument als PDF.
Noch ein Hinweis:
Falls zu Ihrem Formular ein langer erläuternder Text gehört, z.B. AGBs,
sollte dieser nicht Teil des Formular-PDFs sein,
sondern als eigenes Dokument bereitgestellt werden.
Jetzt öffnen Sie Ihr PDF in Adobe Acrobat.
Vorab ein grundsätzlicher Hinweis zum Vorgehen:
Speichern Sie Ihr PDF nach jedem Arbeitsschritt unter neuem Namen,
da einige der vorzunehmenden Anpassungen nicht rückgängig gemacht werden können.
Andernfalls müssten Sie ganz von vorn beginnen,
wenn Ihnen einmal ein Fehler unterläuft.
Zuerst wandeln wir unser Dokument in ein Formular um.
Dazu gehen Sie auf „Werkzeuge“ und wählen „Formular vorbereiten“ aus.
Prüfen Sie unter „Ändern“, ob alle Häkchen gesetzt sind und bestätigen Sie mit OK.
Nun können Sie „Starten“. Das sieht schon mal gut aus:
Acrobat hat alle Linien in Formularfelder umgewandelt.
Sehen wir uns die Formularfelder genauer an:
Rechts sehen Sie alle erkannten Felder Ihres Formulars.
Jedem Feld wurde automatisch der Titel des davorstehenden Textfeldes zugewiesen.
Mit einem Rechtsklick auf dem Formularfeld und dem Aufrufen der „Eigenschaften“
können Sie diesen Text anpassen.
Wichtig ist, dass auch das Feld „Quickinfo“ ausgefüllt ist,
denn dieser Text wird vom Screenreader als Beschreibung des Formularfeldes ausgegeben.
Hier legen Sie auch fest, ob das Ausfüllen dieses Feldes erforderlich ist.
Es erscheint jetzt nach dem Schließen der Eigenschaften rot.
So verfahren Sie mit allen Formularfeldern.
Dieses Feld wurde korrekt als Unterschriftenfeld erkannt.
So können die Ausfüllenden, die eine digitale Unterschrift haben, diese einfügen.
Alle anderen unterschreiben den Ausdruck.
Dieses Feld soll eigentlich kein Formularfeld sein.
Es ist versehentlich erstellt worden,
weil hier eine Linie als optischer Trenner gesetzt wurde.
Wir wählen das Feld einfach an und löschen es.
Bei dem Feld „Geburtsdatum“ können Sie auch festlegen,
dass die Eingabe auf eine bestimmte Weise erfolgt:
Öffnen Sie dafür wieder die „Eigenschaften“.
Über den Reiter „Format“ wählen Sie die Formatkategorie „Datum“ aus
und legen die Details zur Angabe fest.
Sie erinnern sich: einige Stellen haben wir in Word frei gelassen,
um hier in Acrobat Optionsfelder einzufügen.
Das werden wir jetzt tun.
An dieser Stelle sollen sich Ausfüllende
für eine der drei angebotenen Optionen entscheiden.
Oben sehen Sie eine Reihe von Formulartypen.
Mit diesem Kreis erstellen wir Optionsfelder.
Ziehen Sie an der gewünschten Stelle das Feld auf.
Geben Sie bei „Optionsfeldauswahl“ den Namen des Feldes ein,
bei „Gruppenname“ einen übergreifenden Titel,
der alle drei Optionen einschließt.
Handelt es sich um ein Pflichtfeld, so können Sie dies ebenfalls hier festlegen.
Die beiden anderen Felder erstellen Sie,
indem Sie „weitere Schaltfläche hinzufügen“ anwählen.
Beim „Gruppenname“ steht nun automatisch der korrekte.
Sollten Sie mehrere Optionsfeld-Gruppen in Ihrem Formular anlegen,
so müssen Sie darauf achten, dass Ihr Optionsfeld der richtigen Gruppe zugeordnet ist.
Sollten Ihre drei Kreise nicht gleich groß geworden sein, so können Sie dies anpassen.
Wählen Sie dazu mit gedrückter Umschalttaste alle drei Felder an
und wählen Sie rechts oben unter „Größe anpassen“ „Breite und Höhe abstimmen“.
Anschließend können Sie noch unter „Ausrichten“ alle drei Kreise auf eine Höhe bringen.
Alternativ können Sie auch die Felder anwählen
und mit der Tastatur-Steuerung positionieren.
Zwei Formularfelder fehlen uns noch.
Diese wollen wir uns aus einem bestehenden Formular kopieren.
Bevor Sie dies tun: Stellen Sie sicher, dass das Formular korrekt angelegt wurde.
So vermeiden Sie, dass sich Fehler übertragen.
Öffnen Sie das gewünschte Formular
und aktivieren Sie bei den „Werkzeugen“ das Tool „Formular vorbereiten“.
In unserem Fall soll das Formularfeld zur Eingabe der Matrikelnummer übernommen werden.
Dazu markieren Sie das gewünschte Feld mit der Maus und kopieren es.
Dann gehen Sie zurück in Ihr Formular und fügen das Feld ein.
Über das Aufrufen der Eigenschaften können Sie
noch einmal den Namen und die Quick-Info prüfen
und das Feld, wenn gewünscht, als „erforderlich“ einstufen.
Diese Methode bietet sich besonders dann an,
wenn es sich bei Ihrem Formularfeld um ein aufwendig zu erstellendes handelt.
In unserem Fall wollen wir das Formularfeld „Derzeitig angestrebter Abschluss“ einfügen.
Dies ist ein Drop-Down-Feld mit vielen Optionen.
Also wieder kopieren und in unser Formular einfügen.
Anschließend noch korrekt positionieren, und ggf. die Eigenschaften korrigieren.
Unter dem Reiter „Optionen“ können Sie Ihrem Drop-Down-Feld auch Optionen hinzufügen,
entfernen oder den Text ändern.
Obwohl die Formularfelder nun optisch alle korrekt platziert scheinen,
kann es sein, dass sie bei Tastaturnutzung mit der Tabulatortaste
in falscher Reihenfolge angesprungen werden.
Diese orientiert sich an der Feldreihenfolge, die sie rechts in der Übersicht sehen.
Daher prüfen Sie diese am besten noch einmal.
Da ist einiges durcheinandergeraten.
Dies korrigieren wir ganz einfach,
indem wir die Felder bei gedrückter Maustaste an die richtige Position ziehen.
Sie können die Reihenfolge Ihrer Felder noch einmal testen,
indem Sie diese mit Hilfe der Tabulatortaste einmal durchgehen.
Das sieht gut aus.
Prüfen Sie nun, ob wirklich alle Elemente vorhanden sind,
die Ihr Formular enthalten soll, bevor Sie fortfahren.
Und: Speichern Sie Ihr Formular am besten einmal unter einem neuen Namen ab.
Damit das Vorlesen, Navigieren und Ausfüllen des Formulars
mit Hilfe eines Screenreaders sicher funktioniert,
sollte Ihr Formular unbedingt über Tags verfügen.
Diese definieren z.B., ob ein Text eine Überschrift oder ein Standardtext ist
oder weisen ein Formularfeld als solches aus.
Sie können dies links in der Werkzeugleiste prüfen, indem Sie den Reiter „Tags“ aufrufen.
Wenn Sie Ihr PDF in Word mit Formatvorlagen erstellt und korrekt als PDF exportiert haben,
sollten hier bereits die richtigen Tags für Abbildungen,
Überschriften und Absätze vorhanden sein.
Sollten keine Tags vorhanden sein, so können Sie über das Werkzeug „Barrierefreiheit“
das Dokument „automatisch taggen“ und gegebenenfalls manuell nachjustieren.
Wie das funktioniert, erfahren Sie im Tutorial
„Bestehende PDFs an Standards der Barrierefreiheit anpassen“.
Auch die Formularfelder müssen als solche getaggt werden:
Rechts im Werkzeugbereich „Barrierefreiheit“
öffnen Sie dazu das Werkzeug „Lesereihenfolge“.
Jetzt markieren Sie mit der Maus Ihr erstes Formularfeld
und kennzeichnen es als „Formularfeld“.
So verfahren Sie mit allen Feldern.
Außerdem sehen wir hier, dass die deutschen und englischen Texte
fälschlicherweise in einem Absatz-Tag zusammengefasst sind.
Dies ist ein Fehler, da so vom Screenreader beide Sprachen
in der gleichen Sprachbetonung vorgetragen werden.
Dieses Problem lösen Sie mit Hilfe des „Lesereihenfolge-Werkzeugs“.
Hier wählen Sie mit der Maus den englischen Wortteil aus
und weisen ihn als eigenen Absatz aus.
Anschließend rufen Sie mit Rechtsklick auf dem Tag die „Eigenschaften“ auf
und weisen ihm eine Sprache zu. Verfahren Sie so mit allen Text-Tags.
Als nächstes müssen wir die Lesereihenfolge prüfen:
Dazu öffnen wir links den Reiter „Lesereihenfolge“.
Im Werkzeug „Leserichtung“ wechseln Sie außerdem
von den „Strukturtypen“ zur „Inhaltsreihenfolge“.
Jedes Element hat nun eine Zahl.
Diese zeigt an, in welcher Reihenfolge die Elemente mit dem Screenreader vorgelesen werden.
In unserem Fall gibt es noch ein ziemliches Durcheinander.
Dies beheben wir, indem wir links in der „Lesereihenfolge“
manuell die Elemente an die korrekte Position ziehen.
Zuerst soll das Logo und der Titel vorgelesen werden,
dann der Absender und das erste Formularfeld.
Arbeiten Sie sich auf diese Weise einmal durch das gesamte Dokument.
Nun prüfen Sie am besten noch einmal, ob Ihr Dokument auch über Lesezeichen verfügt.
Dazu rufen sie links den Menüpunkt „Lesezeichen“ auf.
Diese zeigen die Dokument-Struktur an, so wie sie für Nichtsehende hinterlegt ist.
Mithilfe von Lesezeichen können Benutzer durch ein Dokument navigieren,
ohne von Seite zu Seite blättern zu müssen.
In unserem Fall gibt es noch keine Lesezeichen.
Nachdem wir unser Dokument mit Hilfe der Tags jedoch klar strukturiert haben,
können wir hier den Befehl „Neue Lesezeichen aus Struktur“ wählen.
Hier sehen wir die Struktur des Dokuments abgebildet und können auswählen,
welche Elemente Teil des Inhaltsverzeichnisses werden sollen.
Sinnvollerweise wählen Sie hier nur die Überschriften aus,
indem Sie diese bei gedrückter Umschalttaste anwählen und bestätigen.
Nun können wir die Prüfung der Barrierefreiheit unseres Formulars durchführen.
Wählen Sie dazu rechts im Werkzeug „Barrierefreiheit“
die Option „Prüfung der Barrierefreiheit“.
Achten Sie darauf, dass die Kategorie „Formulare, Tabellen und Listen“ ausgewählt ist
und starten Sie die Prüfung.
Ein paar Fehler werden uns hier angezeigt.
Als erstes wird die „Logische Lesereihenfolge“ angeführt.
Diese haben wir aber gerade langwierig korrigiert,
so dass wir mit einem Rechtsklick bestätigen können.
Als nächstes wird uns mitgeteilt, dass unser Formular noch keinen Titel hat.
Damit dieser Titel auch vom Screenreader ausgegeben wird
– anstelle des Dateinamens –, öffnen Sie unter „Datei“ die „Eigenschaften“.
Wählen Sie unter „Ansicht beim Öffnen“ unter „Einblenden“ den „Dokumenttitel“ aus.
Anschließend noch per Rechtsklick auf die Fehlermeldung „korrigieren“ wählen.
Die nächste Fehlermeldung betrifft den Farbkontrast:
Da wir nur mit schwarzer Schrift auf Weiß gearbeitet haben,
ist der Kontrast maximal und sollte keine Leseschwierigkeiten verursachen.
Mit Rechtsklick können wir also auch dies als „Bestanden“ markieren.
Die letzte Fehlermeldung betrifft drei fehlende Alternativtexte:
Dabei handelt es sich um das Logo und um diese beiden optischen Trennlinien.
Das Logo benötigt einen Alternativtext.
Da die beiden Linien keinen Inhalt transportieren,
sollten wir diese als Verzierung kennzeichnen.
Nun ist es gleich geschafft.
Im letzten Schritt müssen Sie nur noch den PDF/UA Identifier setzen.
Denn damit ein PDF als technisch barrierefrei gilt,
muss die Metainformation vorhanden sein,
welche das Dokument als PDF/UA kompatibel kennzeichnet.
Dazu öffnen Sie rechts die „Druckoptionen“ und hier die Option „Preflight“.
Im Preflight-Fenster wählen Sie den Schraubenschlüssel an.
Unter „Dokumentinformationen und Metadaten“
finden Sie den Menüpunkt „PDF/UA Eintrag setzen“.
Wählen Sie dies an und klicken Sie unten rechts auf „korrigieren“.
Nun können Sie das finale PDF abspeichern.
Ich fasse noch einmal die wichtigsten Schritte zusammen:
Zuerst planen Sie Inhalt und Struktur Ihres Formulars.
Anschließend legen Sie die Struktur in Microsoft Word an und speichern es als PDF.
In Adobe Acrobat wandeln Sie anschließend Ihr Dokument in ein Formular um
und fügen ggf. weitere Formularfelder hinzu.
Dann weisen Sie Ihren Formularfeldern Titel und Quickinfo zu und legen fest,
ob es sich um Options- oder Pflichtfelder handelt.
Anschließend taggen Sie Ihre Formularfelder und korrigieren die Lesereihenfolge.
Danach prüfen Sie die Barrierefreiheit und korrigieren die Fehlermeldungen.
Als letztes setzen Sie den PDF/UA Identifier.
Falls Sie doch einmal auf technische Schwierigkeiten stoßen, können Sie sich gern
an das „Zentrum für Informationstechnologie und Medienmanagement“ wenden.