Ann-Kathrin Keil

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Personalreferentin

in einem mittelständischen Unternehmen in Oberfranken

Was machen Sie beruflich?

Ich arbeite als Personalreferentin in einem mittelständischen Unternehmen in Oberfranken.

Was haben Sie studiert und wie sind Sie in Ihren Beruf gekommen?

Ich habe BWL studiert, erst den Bachelorstudiengang, anschließend ein Masterstudium. Spezialisiert habe ich mich im Bachelor auf Marketing und Personal und im Master auf Personal und Organisation. Nach dem Studium habe ich als Personalsachbearbeiterin in einem Versandhandel angefangen und bin dann bei einem neuen Arbeitgeber in die Position als Personalreferentin gewechselt.

Wollten Sie schon immer ins Personalwesen gehen bzw. wann war für Sie klar, dass es das ist, was Sie machen wollen?

Nein, wollte ich nicht. Das Bachelorstudium war an meiner Hochschule sehr breit gefächert und ich hatte überlegt mich z.B. auf Wirtschafts-IT zu spezialisieren. Im Grundstudium durchläuft man alle Sparten bis man sich letztendlich spezialisiert. In dieser Zeit habe ich gemerkt, dass mir das Personalwesen, Kommunikation & Organisation sehr gut gefällt. Nach dem BA habe ich gemerkt, dass es definitiv die richtige Entscheidung war und konnte mein Masterstudium ebenfalls meinen Interessen anpassen.

Zwischen Personaleinstellungen und -austritten - Für wie viele Personen sind Sie verantwortlich und welche Aufgaben haben Sie als Personalreferentin in Ihrem Unternehmen?

Ich bin für ca. 120 Personen (verschiedene Hierarchiestufen) zuständig. Ich bearbeite den kompletten Personalprozess von der Einstellung bis zur Freisetzung, das heißt, ab der Personalplanung, welche zum Recruiting führt, über das Onboarding zur Mitarbeiterbetreuung zum Mitarbeiteraustritt, welcher in die Personalplanung übergeht und damit den Kreis schließt. Das sind alles sehr große und breit bestellte Felder, Einzelaufgaben sind unter anderem: Stellenausschreibungen erstellen, Bewerbungen sichten, Bewerber einladen, Bewerbungsgespräche führen, Führungskräfte in der Auswahl der Kandidaten beraten, Führungskräfte bei der Mitarbeiterführung unterstützen und beraten, Probezeitgespräche führen, administrative Aufgaben (Verträge, Zeugnisse, usw. erstellen, Mailbearbeitung, …), Bewerber- und Mitarbeiterkontakt, Personalmarketing, …

Wie treffen Sie Personalentscheidungen?

Es gibt oft keine sofortigen definitiven Entscheidungen. Falls es sich um einen Konflikt handelt, versucht man für beide Seiten eine Lösung zu finden und aufzuzeigen wo das Problem entstanden sein könnte. Geht es um ein grobes Fehlverhalten einer Person, wird dies erklärt und auch was die Konsequenz davon ist. Bei meinem Arbeitgeber werden wenige Abmahnungen erteilt und auch wenig arbeitgeberseitige Kündigungen ausgesprochen. Es gibt wenig Konflikte und wenig Fluktuation.

Von welchem im Studium erworbenen Wissen oder gemachten Erfahrungen profitieren Sie heute noch?

Vor allem von den Kommunikations-, Lern- und Organisationstechniken. Ersteres hilft mir in Bewerbungsgesprächen, in Meetings und in Mitarbeitergesprächen. Die letzten beiden helfen mir, meine Arbeit zu strukturieren und mir neue Themen schnell anzueignen. Das Thema Führungsstile & Personalmarketing hilft mir ebenfalls in mehreren Bereichen. Es wirkt sich auf das Recruiting ebenso aus wie auf die Mitarbeiterbetreuung und die Beratung der Führungskräfte.

Wie wichtig ist branchenspezifisches Wissen für Ihre Arbeit?

Selbstverständlich muss ich wissen, was mein Unternehmen denn überhaupt macht, schließlich muss ich die Firma für Bewerber interessant machen und gleichzeitig die richtige Person auswählen. Allerdings kann ich nicht alles im Detail wissen. Es ist wichtiger einen Überblick zu haben und mein Handwerk als Personalreferentin gut zu beherrschen. Eine gesunde Portion Interesse an neuen Themen ist hierbei nicht schlecht, denn der Arbeitsmarkt wandelt sich ständig, neue Methoden kommen auf und das Interesse bzw. die Bedürfnisse der Bewerber und Mitarbeiter wechseln generationenbedingt. Angst vor Veränderungen sollte man im Personalwesen nicht haben.  

Welche drei Sachen haben Sie auf der Arbeit zuletzt erledigt?

Ich habe Bewerbungen gesichtet und an die zuständige Abteilungsleitung weitergeleitet. Weiterhin habe ich verschiedene Plattformen für Ausschreibungen bzw. deren Angebote verglichen (Reichweite, Zielgruppe, Preis, Zusatzangebote, etc.). Zuletzt habe ich mit einer Abteilungsleitung über das weitere Vorgehen einer Ausschreibung gesprochen, welchen Zeitplan wir haben, was wann erledigt sein muss und welche Maßnahmen wir ergreifen möchten.

Ihre Eltern haben nicht studiert: Welche Herausforderungen haben Sie als Arbeiterkind meistern müssen, die Ihre Kommiliton*innen mit studierten Eltern nicht hatten? Und andersherum: Was können Sie als Bildungsaufsteigerin vielleicht sogar besser?

Ich musste mir den kompletten Studienablauf, die Sprache, Verhaltensweisen, usw. erstmal aneignen. Z. B. auf ein Gespräch mit einem Professor habe ich mich ziemlich lange vorbereitet, weil ich gar nicht im Kopf hatte, dass ich einfach in das Büro gehen kann. Ich war um jede Prüfung froh die ich geschafft habe, weil ich dachte, wenn man durchfällt, fliegt man raus. Das sins solche Kleinigkeiten, die man erst lernen muss, um zu verstehen, wie man richtig studiert. Andererseits hatte ich durch meine vorher absolvierte Ausbildung im Einzelhandel und die Berufserfahrung wenig Probleme mit dem Aufstehen, der Konzentration oder dem Durchhaltevermögen. Ich konnte schwer nachvollziehen, wenn jemand zu spät zur Vorlesung kam oder Vorlesungen ausfallen ließ. Für mich war das Studium mein Job und ich musste nicht erst lernen diese Disziplin aufzubauen.

Was begeistert Sie an Ihrem Beruf?

Ich arbeite mit Menschen und kann diese, wenn es gut läuft, glücklich machen. Jemandem einen Job zu verschaffen in einem Unternehmen hinter dem man steht, das ist toll. Sich mit den Kollegen zu unterhalten und zu hören wie es gerade im Job läuft und ihnen gut zuzureden, zu gratulieren für gute Arbeit oder Probleme aus der Welt zu schaffen, macht mir ebenfalls Freude.

Ihre Tipps für Berufseinsteiger*innen:

Macht Praktika! Das Personalwesen steht aufgrund der Personendaten etwas abseits zu anderen Abteilungen. Man kann über die Themen, die anstehen, nicht mit Kollegen aus anderen Abteilungen sprechen. Vieles unterliegt dem Datenschutz und da man mit der eigenen Präsenz direkt die Außenwirkung einer Firma beeinflusst, werden als Referenten*innen selten blutige Anfänger eingestellt. Sucht euch Praktika und saugt so viel Wissen in euch auf, wie es nur möglich ist. Fragt aktiv, ob ihr an Gesprächen teilhaben dürft. Lasst euch alles erklären, was ihr nicht versteht. Seid nicht enttäuscht, wenn der erste Job eine Sachbearbeiterstelle ist, einfach weitermachen. Dann seid ihr auf dem richtigen Weg.