Juliane Thiem

Eventmanagerin

im Referat für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit der Universität Potsdam

 

Was haben Sie studiert?

Ich habe Anglistik/Amerikanistik, Literaturwissenschaft und Medienwissenschaft auf Magister an der Uni Potsdam studiert.

Wie sind Sie zu Ihrem Beruf gekommen?

Über ein Praktikum im Pressereferat. Im September 2010, ein halbes Jahr nachdem ich meinen Abschluss in der Tasche hatte, trat ich das Praktikum an. Ursprünglich interessierte mich die Pressearbeit und das Schreiben viel mehr, aber durch einige glückliche Umstände bin ich im Bereich Veranstaltungsorganisation des Referats gelandet und habe so meinen Traumjob gefunden.

Welche drei Sachen haben Sie auf der Arbeit zuletzt erledigt?

Derzeit bin ich u.a. mit der Nachbereitung des Uniballs befasst, koordiniere die Programmbeiträge der Uni Potsdam zum Potsdamer Tag der Wissenschaften (PTdW) und beginne mit der Planung der Absolventenfeier. Das bedeutet, dass ich oft über Excel-Listen sitze, Materialien vom Uniball wegräume, die Programmbeiträge für den PTdW in die Onlinemaske der PTdW Webseite eintrage bzw. dort bearbeite, Rücksprache mit den Teilnehmern halte und einen Projektplan für die Absolventenfeier erstelle.

Wie viele Events organisieren Sie pro Jahr?

Gemeinsam mit meiner Kollegin organisiere ich ca. 8 Veranstaltungen, die jedes Jahr stattfinden. Dazu kommen ca. 3-4 Sonderveranstaltungen, wie letztes Jahr z.B. der Festakt anlässlich des 25-jährigen Jubiläums der Uni Potsdam. Wir bearbeiten nicht beide alle Veranstaltungen, sondern teilen uns die Veranstaltungen bzw. Aufgabenbereiche auf.

Was für Events organisieren Sie?

Ich organisiere z. B. hauptverantwortlich die Absolventenfeier, WarmUP und den Weihnachtsmarkt, meine Kollegin organisiert Veranstaltungen wie z. B. die Kinderuni, das Große Professorium und den Neujahrsempfang. Gemeinsam bearbeiten wir Veranstaltungen wie den Uniball oder den Potsdamer Tag der Wissenschaften (hier ist der Arbeitsaufwand sehr unterschiedlich je nachdem ob die Uni Gastgeber der Veranstaltung ist oder an einem anderen Standort mit Programmbeiträgen zu Gast ist).

Was ist bei einer Eventplanung unbedingt zu beachten?

Wichtig ist, den Überblick nicht zu verlieren. Dabei hilft uns, dass wir für jede Veranstaltung einen Projektplan erstellt haben, sodass wir wissen an was zu denken ist und wann welche Aufgaben erledigt werden müssen. Außerdem ist wichtig, dass man einen guten Kontakt zu seinen Dienstleistern und den Gewerken der Uni hat, ohne die würde nämlich gar nichts gehen.

Was ist / war ihr Lieblingsevent?

Das ist der Potsdamer Tag der Wissenschaften und der Weihnachtsmarkt. Ich finde es total spannend beim PTdW, dass man über 7-9 Monate an einem Projekt arbeitet, es sich Stück für Stück entwickelt und an einem Samstag im Mai sieht man dann das finale Ergebnis. Und wenn dann die Besucher, vor allem Potsdamer Familien, begeistert nach Hause gehen, dann haben wir alles richtig gemacht.

Der Weihnachtsmarkt ist eigentlich eine ziemliche Herausforderung, da wir den bei teilweise eisigen Temperaturen aufbauen und vorbereiten. Aber wenn man dann sieht, wie sehr sich alle darüber freuen, dann bin ich auch zufrieden. Das ist für mich dann ein schöner Jahresabschluss.

Was fordert Sie an Ihrem Beruf heraus?

Den Überblick zu behalten, v.a. wenn viele Akteure mitwirken und eine Meinung haben. Dann muss ich manchmal meine eigenen Ansprüche/Vorstellungen zurückstellen. Das fiel mir früher noch schwer, aber mittlerweile habe ich gelernt damit umzugehen. Zeit ist manchmal auch ein Problem. Ich würde gern mehr konzeptionell arbeiten, um bestehende Veranstaltungen neu zu bewerten oder vielleicht sogar neue zu entwickeln. Da wir aber schon so viele Veranstaltungen betreuen, kommen wir leider nicht oft dazu.

Ihre Tipps für Berufseinsteiger*innen?

Eventmanagement ist nicht gleich Eventmanagement. Wenn man sich für diesen Beruf interessiert, sollte man auf jeden Fall in verschiedenen Agenturen/Einrichtungen Praktika machen. Wir organisieren Veranstaltungen sicher anders als eine Eventagentur, die für verschiedene Auftraggeber arbeitet. Dem einen liegen Empfänge und Tagungen, der andere mag vielleicht lieber open-air Events bzw. Großveranstaltungen. Eventmanagement bedeutet viele Excel-Listen, E-Mails, Telefonate, Kommunikation mit Dienstleistern und Gewerken. Das muss man mögen und ein Händchen dafür haben. Manchmal bedeutet es auch körperliche Arbeit, wenn Stehtische aufgebaut, Materialien von einem Standort zum nächsten transportiert und vielleicht auch mal Getränkekisten geschleppt werden müssen. Da muss man sich ausprobieren.