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Papierberge schrumpfen – Digitalisierung von Verwaltungsprozessen schreitet voran

Pilotbetrieb gestartet: Im Institut für Informatik der Universität Potsdam können Beschaffungsanträge ab sofort vollständig digital abgewickelt werden. V.l.n.r.: Julian Dehne (Antragsteller), Prof. Dr. Ulrike Lucke (Projektleitung und CIO der Universität Potsdam), Hendrik Woithe (zuständiger Dezernent), Sandra Pfaffenbach (Sachbearbeiterin).

Pilotbetrieb gestartet: Im Institut für Informatik der Universität Potsdam können Beschaffungsanträge ab sofort vollständig digital abgewickelt werden. V.l.n.r.: Julian Dehne (Antragsteller), Prof. Dr. Ulrike Lucke (Projektleitung und CIO der Universität Potsdam), Hendrik Woithe (zuständiger Dezernent), Sandra Pfaffenbach (Sachbearbeiterin).

Die Universität Potsdam beweist erneut, dass sie deutschlandweit zu den modernsten Hochschulen auf dem Gebiet der digitalen Innovation zählt. Mit dem Live-Gang des neuen Online-Beschaffungssystems können die Beschäftigten ihre Anträge nun vollständig digital im Web-Browser abwickeln. Neben der fortschreitenden Digitalisierung in Forschung und Lehre setzt die Universität Potsdam mit der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen einen weiteren Meilenstein in der zielgerichteten Modernisierung ihrer IT-Landschaft.

Von der Antragstellung über die Finanzprüfung bis zur Genehmigung kann die Bearbeitung inklusive aller Anhänge und Aktennotizen ab sofort auch auf mobilen Geräten, wie beispielsweise Tablets, erfolgen. Der aufwendige Papierprozess gehört damit der Vergangenheit an, selbst Unterschriften und Ausdrucke sind nicht mehr notwendig. Entwickelt wurde das System überwiegend von Studierenden der Informatik der Universität, die von Mitarbeitern des Dezernates für Haushalt und Beschaffung und der Zentralen Einrichtung für Informationsverarbeitung und Kommunikation unterstützt wurden. Das Beschaffungssystem befindet sich derzeit im Pilotbetrieb im Institut für Informatik und soll schrittweise bis zum Jahresende auf die weiteren Organisationseinheiten der Universität ausgedehnt werden.
Die Universität Potsdam zählt deutschlandweit zu den modernsten Hochschulen auf dem Gebiet der digitalen Innovation. So ist sie beispielsweise für ihre App Mobile.UP im Februar mit dem 1. Platz beim Innovationspreis für Informations- und Kommunikationsstrukturen in Forschung und Lehre ausgezeichnet worden. Das neue Online-Beschaffungssystem ist Teil einer umfassenden Digitalisierung von Verwaltungsprozessen an der Universität. So wurde mit Reisen.UP bereits ein System für die digitale Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen entwickelt. Das Potsdamer Universitätslehr- und Studienorganisationsportal PULS unterstützt seit Langem die Organisation von Studium und Lehre.
Weitere Bestandteile des umfassenden Ausbaus von IT-Diensten sind der Online-Speicherdienst Box.UP als eine universitätsinterne Alternative zu kommerziellen Cloud-Anbietern sowie Pad.UP, eine geschützte Alternative zu GoogleDocs. Vor Kurzem wurde zudem das Video-Portal Media.UP freigeschaltet. Die hochschulinterne E-Mail-Plattform Mail.UP integriert seit ihrer Überarbeitung mobile Messaging-Dienste und Team-Kalender.

Kontakt: Prof. Dr.-Ing. habil. Ulrike Lucke, Chief Information Officer (CIO)
Telefon: 0331 977-3023
E-Mail: ciouni-potsdamde

Medieninformation 06-05-2015 / Nr. 056
Silvana Seppä

Universität Potsdam
Referat Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
Am Neuen Palais 10
14469 Potsdam
Tel.: +49 331 977-1474
Fax: +49 331 977-1130
E-Mail: presseuni-potsdamde
Internet: www.uni-potsdam.de/presse

Online gestellt: Edda Sattler
Kontakt zur Onlineredaktion: onlineredaktionuni-potsdamde