Wichtige Informationen für Beschäftigte der UP zum Coronavirus SARS-CoV-2 (COVID-19)

Informationen zum Vorgehen bei Verdachtsfällen von Coronavirus-Infektionen bei Studierenden finden Sie unter dem Punkt „Kontaktmöglichkeit und Meldepflicht bei Erkrankung mit dem Coronavirus“ auf folgender Seite.

Sollte die Dienststelle Beschäftigte in Verdachtsfällen aus Gründen der Vorsorge zum Schutz nach Hause schicken (freistellen), behalten diese ihren Besoldungs- bzw. Vergütungsanspruch.

• Kontakt mit nachweislich an COVID-19 Erkrankten

Beschäftigte, die (unabhängig von einer Reise) einen persönlichen Kontakt zu einer Person hatten, bei der das SARS-CoV-2-Virus im Labor nachgewiesen wurde, melden Sie sich bitte unverzüglich und unabhängig von Symptomen bei dem für Sie zuständigen Gesundheitsamt. Ihr zuständiges Gesundheitsamt können Sie hier ermitteln.

Wenden Sie sich zudem bitte umgehend telefonisch an eine Arztpraxis oder an den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter der Telefonnummer 116 117.

Bitte informieren Sie auch unbedingt Ihren Vorgesetzten bzw. Ihre Vorgesetzte zur unverzüglichen Weiterleitung Ihrer Information an das Dezernat für Personal- und Rechtsangelegenheiten.

Betroffene Beschäftigte werden derzeit als arbeits- bzw. dienstunfähig behandelt und dürfen so lange nicht zum Dienst erscheinen, bis das Vorliegen einer Coronavirus-Infektion abgeklärt ist. Bitte besprechen Sie mit Ihrem bzw. Ihrer Vorgesetzten auch die Möglichkeiten der Arbeit der Heimarbeit/Telearbeit /Arbeitsortflexibilisierung. Die Vorgesetzten sind berechtigt, mit Ihnen entsprechende Regelungen zu treffen.

Sofern Sie aufgrund einer Anordnung der Gesundheitsbehörden oder der Dienststelle Ihre Tätigkeit an der Universität Potsdam nicht ausüben dürfen, wirkt sich dies nicht auf die Entgeltfortzahlung/ Bezügezahlung aus.

• Kontakt mit Personen, die möglicherweise mit Covid-19 infiziert sind oder Kontakt mit infizierten Personen hatten. (Verdachtsfälle) .

Bitte informieren Sie Ihren Vorgesetzten telefonisch über den Sachverhalt. Im Einzelfall ist dann je nach Sachlage zu entscheiden, ob Homeoffice / Arbeitsortflexibilisierung angeordnet wird. Weitere Informationen finden Sie unter: https://www.rki.de/DE/Content/InfAZ/N/Neuartiges_Coronavirus/Kontaktperson/Management.html#doc13516162bodyText5

• Aufenthalt in ausgewiesenem Risikogebiet

Gemäß der SARS-CoV-2-Quarantäneverordnung sind Personen, die auf dem Land-, See- oder Luftweg von einer Privat- oder Dienstreise aus dem Ausland in das Land Brandenburg einreisen und sich zu einem beliebigen Zeitpunkt in den letzten zehn Tagen vor der Einreise in einem ausgewiesenen Risikogebiet aufgehalten haben, grundsätzlich verpflichtet, sich unverzüglich nach der Einreise auf direktem Weg in Eigenquarantäne zu begeben und sich für einen Zeitraum von zehn Tagen nach ihrer Einreise ständig dort abzusondern, sofern nicht ein höchstens 48 Stunden altes negatives Testergebnis gegenüber dem zuständigen Gesundheitsamt vorgelegt werden kann.

Auf der Grundlage der Allgemeinverfügung des brandenburgischen Gesundheitsministeriums dürfen Reiserückkehrer (unabhängig ob von einer Dienst- oder Privatreise) aus internationalen Risikogebieten sowie besonders betroffenen Gebieten in Deutschland die Hochschulen ab sofort nicht mehr betreten.

Die Dienststelle ordnet in diesem Fällen als vorbeugende Maßnahme für die Dauer von 14 Tagen  nach Rückkehr aus dem Risikogebiet Heimarbeit/Telearbeit oder Arbeitsortflexibilisierung an. Sollte im Einzelfall eine Arbeit von zu Hause aus nicht möglich sein, werden Sie von Ihrer Arbeit freigestellt bzw. erhalten Dienstbefreiung. Das Arbeitsentgelt bzw. die Bezüge werden weitergezahlt.

Das Robert-Koch-Institut empfiehlt betroffenen Personen, unnötige Kontakte zu vermeiden und nach Möglichkeit zu Hause bleiben. Beim Auftreten von Fieber, Husten oder Atemnot sollten Sie zudem die Regeln für richtiges Husten und Niesen sowie eine gute Händehygiene beachten und sich telefonisch an eine Arztpraxis oder an den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter der Telefonnummer 116 117 wenden.

• Aufenthalt in Nichtrisikogebieten, in denen Fälle von COVID-19 aufgetreten sind

Beschäftigte, die sich in Gebieten aufgehalten haben, in denen COVID-19-Fälle vorkommen, die aber keine Risikogebiete sind und die keine Symptome zeigen, nehmen nach der Rückkehr ihren Dienst normal wieder auf.

Wenn Sie innerhalb von 14 Tagen nach Rückreise Fieber, Husten oder Atemnot entwickeln, informieren Sie Ihre Dienststelle und bleiben Sie nach Möglichkeit zu Hause. Wenden Sie sich zudem bitte umgehend telefonisch – mit Hinweis auf die Reise – an eine Arztpraxis oder an den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter der Telefonnummer 116 117. Vermeiden Sie unnötige Kontakte und beachten Sie die Regeln für richtiges Husten und Niesen sowie eine gute Händehygiene.

Bitte informieren Sie vorsorglich im eigenen sowie im Interesse der Kolleginnen und Kollegen hierüber unmittelbar nach Ihrer Rückkehr an den Arbeitsplatz Ihren Vorgesetzten, um die in Ihrem Fall geeignete Verfahrensweise festzulegen. Ihr Vorgesetzter informiert das Dezernat für Personal- und Rechtsangelegenheiten.

Arbeitnehmer sind grundsätzlich verpflichtet, die Kinderbetreuung so zu organisieren, dass arbeitsvertragliche Pflichten erfüllt werden können oder durch den Abbau von Mehrstunden und Ausgleichstagen nach der Dienstvereinbarung Gleitzeit und die Inanspruchnahme von Gleitzeit sich von der Arbeitspflicht freistellen zu lassen.

In der gegenwärtigen Situation ist es oft schwierig, die Betreuung der Kinder und die beruflichen Verpflichtungen in Einklang zu bringen. In diesen Fällen gibt es dann unter bestimmten Voraussetzungen die Möglichkeit der Kinderkrankentage oder der Freistellung:

• Kinderkrankentage

Die Bundesregierung hat beschlossen, dass die Zahl der Kinderkrankentage in diesem Jahr wegen der Corona-Pandemie verdoppelt wird. Pro Kind und Elternteil können künftig pro Kind und Elternteil 20 statt wie bisher zehn Krankentage genommen werden. Bei mehreren Kindern sind es maximal 45 Tage. Für Alleinerziehende erhöht sich der Anspruch um 20 auf 40 Tage pro Kind und Elternteil, maximal bei mehreren Kindern auf 90 Tage.

Der Anspruch besteht für das Kalenderjahr 2021 auch dann, wenn Einrichtungen zur Betreuung von Kindern, Schulen oder Einrichtungen für Menschen mit Behinderungen von der zuständigen Behörde zur Verhinderung der Verbreitung von Infektionen oder übertragbaren Krankheiten auf Grund des Infektionsschutzgesetzes vorübergehend geschlossen werden oder deren Betreten, auch aufgrund einer Absonderung, untersagt wird, oder wenn von der zuständigen Behörde aus Gründen des Infektionsschutzes Schul- oder Betriebsferien angeordnet oder verlängert werden oder die Präsenzpflicht in einer Schule aufgehoben wird oder der Zugang zum Kinderbetreuungsangebot eingeschränkt wird oder das Kind auf Grund einer behördlichen Empfehlung die Einrichtung nicht besucht.

Für die Beantragung der Kinderkrankentage (außerhalb einer Krankschreibung) ergibt sich folgende Verfahrensweise:

1. Beschäftigter richtet einen formlosen Antrag an die Krankenkasse (ggf. mit dem erforderlichen Nachweis).
2. Information des Vorgesetzten über die Abwesenheit.
3. Kopie des Antrages an das D3 (D3 stellt für die entsprechenden Tage die Bezügezahlung über die ZBB ein, der Beschäftigte erhält Kinderkrankengeld von der Krankenkasse).

Gemäß dem neuen § 45 Abs. 2b) SGB V ist der Anspruch auf Kinderkrankengeld gemäß dem neuen § 45 Abs. 2a) SGB V vorrangig zu dem Entschädigungsanspruch aus § 56 Abs. 1a IfSG und somit auch zu der in den folgenden Absätzen geregelten Freistellung zur Kinderbetreuung. Letztere kann also erst nach der Ausschöpfung der Kinderkrankentage in Anspruch genommen werden!

• Freistellungsmöglichkeiten

Soweit möglich, sollen die Vorgesetzten Homeoffice anordnen. Stehen keine zumutbaren Betreuungsmöglichkeiten, keine Möglichkeit zu Heimarbeit, keine Ausgleichstage oder Gleitzeitguthaben und auch keine Kinderkrankentage (vgl. vorangehende Absätze) zur Verfügung, besteht seit dem 20.04.2020 bis einschließlich 31.03.2021 die Möglichkeit, im Umfang von insgesamt 34 Arbeitstagen – bezogen auf eine 5-Tagewoche - außertariflich Arbeitsbefreiung unter Fortzahlung des Entgelts und weitere 16 Arbeitstage – wiederum bezogen auf eine 5- Tagewoche - ohne Entgeltfortzahlung zu erhalten. Es besteht auch die Möglichkeit, halbe Tage in Anspruch zu nehmen. Diese Regelung ersetzt einen Anspruch auf Geltendmachung von Verdienstausfall nach dem Infektionsschutzgesetz (6 Wochen mit 67% des Nettogehaltes).

Die Entscheidung über die Arbeitsbefreiung trifft das Dezernat für Personal- und Rechtsangelegenheiten nach Stellungnahme der jeweiligen Vorgesetzten. Voraussetzung ist, dass keine dienstlichen Gründe entgegenstehen und weder anderweitige Betreuungsmöglichkeiten vorhanden sind noch die Gewährung von Homeoffice oder Arbeitszeitausgleich in Betracht kommt.

Laut Vorgabe des Landes ist der Anspruch auf Freistellung grundsätzlich ausgeschlossen, wenn der/die Beschäftigte die Betreuung in zumutbarer Weise durch Heimarbeit/mobiles Arbeiten sicherstellen kann. Sollte dies nicht zumutbar sein, ist vom Beschäftigten eine konkrete Begründung erforderlich. Die Prüfung des jeweiligen Einzelfalls obliegt ebenfalls dem Dezernat für Personal- und Rechtsangelegenheiten.

Bereits in Anspruch genommene Tage der Freistellung zur Kinderbetreuung auf der Grundlage des Rundschreibens vom 16. April 2020 sind von diesem Gesamtanspruch abzuziehen.

Eine weitere Neuerung ist die Erweiterung der Freistellungsmöglichkeiten im Rahmen einer notwendigen Betreuung von pflegebedürftigen Angehörigen. Auch hier besteht die Möglichkeit, im Umfang von 20 Arbeitstagen - bezogen auf eine 5-Tagewoche - außertariflich Arbeitsbefreiung unter Fortzahlung des Entgelts zu erhalten. Voraussetzung ist neben den oben genannten, dass der pflegebedürftige Angehörige dauerhaft oder aufgrund der Schließung der Pflegeinrichtung im Haushalt des betreuenden Beschäftigten lebt. In besonderen Härtefällen kann ausnahmsweise über die Grenze von 20 Arbeitstagen (bei einer 5-Tagewoche) hinaus eine weitere Arbeitsbefreiung unter Fortzahlung des Entgelts nach § 21 TV L gewährt werden, bei allein erziehenden sorgeberechtigten für die Dauer von bis zu insgesamt 67 Arbeitstagen (jeweils bezogen auf eine 5-Tagewoche).

Für Beamte gilt das zuvor Gesagte entsprechend. Bitte verwenden Sie bis auf weiteres die im Netz eingestellten Anträge.

Die Antragsformulare finden Sie im Intranet der Universität Potsdam oder hier als pdf-Dokument (Antrag Freistellung zur Kinderbetreuung und Antrag Freistellung zur Betreuung pflegebedürftiger Angehöriger).

Bis auf Weiteres sind Dienstreisen in das Ausland unabhängig von ihrer Dauer und abweichend von den bisherigen reisekostenrechtlichen Bestimmungen dem Präsidenten über das Dezernat für Personal- und Rechtsangelegenheiten zur Genehmigung vorzulegen.

Dienstreisen in das In- bzw. Ausland dürfen nur genehmigt werden, wenn zwingende dienstliche Belange dies erfordern und die aktuellen Reisewarnungen, die Hygienevorschriften und die Einreisebestimmungen der jeweiligen Länder bzw. Gebiete beachtet werden. Die Beschäftigten haben die Einhaltung der Vorgaben gemäß der SARS-CoV-2-Quarantäneverordnung sicherzustellen. Die Kosten für im Zusammenhang mit Dienstreisen erforderlich werdende SARS-CoV-2-Testungen trägt der Dienstherr.

Alternative Kommunikationsmöglichkeiten wie bspw. die Durchführung von Video- und Telefonschaltkonferenzen sind weiterhin vorrangig zu prüfen.

Ist die Durchführung einer Dienstreise unabwendbar erforderlich, soll die Dienstreise wenn zumutbar möglichst mit einem Dienstfahrzeug ohne Mitfahrende oder mit dem privaten PKW durchgeführt werden, d. h. im Rahmen der zumutbaren Schutzmaßnahmen sind sämtliche offiziellen Hygiene-Hinweise zu beachten. Beschäftigte mit Symptomen sind nicht zur Dienstreise verpflichtet, Beschäftigte, die einer Risikogruppe zuzurechnen sind, sind nur im äußersten Ausnahmefall dazu verpflichtet. Sollten sich während einer Dienstreise Symptome von COVID19 einstellen, ist sofortige Quarantäne und Abbruch der Dienstreise entsprechend der RKI-Vorgaben angezeigt. Gleiches gilt wenn sich Symptome nach einer Dienstreise einstellen oder ein Kontakt zu einem positiv getesteten Patienten bekannt wird.

Für finanzielle Verpflichtungen, die Ihnen durch Buchungen aufgrund bereits vorliegender Dienstreisegenehmigungen entstehen, bitten wir Sie, Stornierungsmöglichkeiten zu nutzen; gelingt dies nicht, rechnen Sie sie bitte wie durchgeführte Dienstreisen ab.

Den Pandemieplan der Universität Potsdam finden Sie hier als PDF-Datei.

Die Hochschulleitung und der Personalrat für das wissenschaftliche und künstlerische Personal haben das „Merkblatt der Universität Potsdam zur Anerkennung pandemiebedingter Belastungen von wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern“ herausgegeben. Dieses finden Sie hier.

Zudem gibt es „Aktualisierte Hinweise zur Änderung des Wissenschaftszeitvertragsgesetzes (WissZeitVG)“ vom 12. Oktober 2020 hier.

Die Antragsberatung und -bearbeitung des D1 findet voraussichtlich bis 19.04.2020 telefonisch und per E-Mail statt, vorzugsweise nach Voranmeldung. Bitte planen Sie, bedingt durch ein sehr hohes Antragsaufkommen, ggf. längere Bearbeitungszeiten ein.

Unsere Erreichbarkeiten zu allen Fragen rund um Forschungsförderung und zu Ihren Drittmittelanträge finden Sie wie gewohnt hier:
https://www.uni-potsdam.de/de/forschung/forschungsfoerderung/service-und-kontakt

Erhebliche Änderungen/Verzögerungen und deren finanziellen Auswirkung in den Projekten sind dem Geldgeber anzuzeigen (Mitteilungspflicht).

Schriftverkehr mit den Geldgebern, wie beispielsweise Mittelanforderungen und Zwischennachweise sollten nach Möglichkeit durch die Bereiche parallel per E-Mail versendet werden. Das D4 kann dies aufgrund des derzeitigen Notbetriebs nur im Einzelfall übernehmen. Bitte stimmen Sie sich mit der zuständigen Mitarbeiterin im D4 ab.

Die Geldgeber verfahren dabei momentan noch unterschiedlich hinsichtlich der Handhabung der Covid-19-Auswirkungen. Dies betrifft z.B. die Abrechenbarkeit von Stornokosten oder die Aussetzung bzw. Verlängerung von Fristen u.a. Bitte prüfen Sie dies im Einzelnen. Insbesondere bei Projekten, die in Kürze enden, ist ggf.  rechtzeitig eine Laufzeitverlängerung (per E-Mail und per Post) zu beantragen.

Siehe beispielsweise ein aktuelles Schreiben der Deutschen Forschungsgemeinschaft und Hinweise des D1 zur EU-Forschungsförderung mit Link zu den FAQs der EU-Kommission.

Bei Reisen und Veranstaltungen ist es ratsam, die Buchungskonditionen hinsichtlich einer möglichen Kündigung und damit einhergehender Stornierungskosten zu prüfen und so flexibel wie möglich zu vereinbaren. Dies dient der wirtschaftlichen Mittelverwendung, zu welcher uns der Zuwendungsgeber verpflichtet hat. Darüber hinaus sind die besonderen Bestimmungen des Geldgebers hinsichtlich der Zuwendungsfähigkeit bzw. Anerkennung von evtl. Stornokosten zu beachten.

Aufgrund der aktuellen Corona-Lage kommt es bzw. ist es schon zu Absagen von Veranstaltungen oder dienstlichen Terminen gekommen. Wir weisen in diesem Zusammenhang darauf hin, dass notwendige Nebenkosten und Auslagen für Reisevorbereitungen selbstverständlich erstattet werden können.

Die Grundlage bildet § 10 Abs. 2 BRKG „Entfällt eine Dienstreise aus einem von der oder dem Bediensteten nicht zu vertretenden Grund, werden durch die Vorbereitung entstandene, nach diesem Gesetz abzugeltende Auslagen erstattet.“

In allen Fällen ist aber vorab zu prüfen, ob eine Stornierungsmöglichkeit besteht. Dienstreisende haben nach den einschlägigen Verwaltungsvorschriften „unverzüglich nach Kenntnis der Hinderungsgründe alle Möglichkeiten zu ergreifen, die entstehenden Kosten so gering wie möglich zu halten. Bereits eingegangene Verpflichtungen sind so weit wie möglich rückgängig zu machen.“ (Nr. 10.2.1 Bbg BRKGVwV)

Im Fall von Bahntickets gilt neben den bekannten Stornierungsbedingungen eine zusätzliche Kulanzregelung der Deutschen Bahn (https://www.bahn.de/p/view/home/info/corona_startseite_bahnde.shtml). Vor einer Geltendmachung der o.g. Auslagen bei Bahntickets ist zu prüfen, ob diese auf diesem Wege ganz oder teilweise storniert werden können.

Hinweis: Sofern über die Stornierungsmöglichkeiten der Bahn Reisegutscheine zur Verfügung gestellt wurden, ist zu beachten, dass die getätigten Auslagen nach § 10 Abs. 2 BRKG erstattet werden können, die Gutscheine aber für künftige Dienstreisen einzusetzen sind. Die private Nutzung dieser Reisegutscheine ist unzulässig. Die Bedingungen zum Einlösen der Reisegutscheine der Deutschen Bahn sind über folgenden Link abrufbar: https://www.bahn.de/p/view/service/buchung/stornierung/stornogutschein.shtml.

Hinweis zur Abrechnung

Bei der Reisekostenabrechnung sind Belege, die die jeweiligen Kosten erfassen, als „Auslagen für Reisevorbereitungen" zu kennzeichnen. Die Belege sind ggf. zu erläutern. Bitte geben Sie grundsätzlich an, ob die Stornierungsmöglichkeiten geprüft wurden. Mit Bestätigung der Abrechnungen durch den Vorgesetzten, gilt die dienstliche Notwendigkeit auch für lediglich vorbereitete Reisen als festgestellt. Für nicht durchgeführte Reisen ist für Sie ein gesonderter Vordruck zur Abrechnung erstellt worden. Er ist über den folgenden Link im Intranet abrufbar:

https://www.intern.uni-potsdam.de/u/dezernat3/formulare/pdf/corona - stornierungen.pdf