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Eine Vielzahl an Informationen zu Auftreten, Verbreitung aber auch persönlichen Verhaltensregeln zum bzw. zum Umgang mit dem Coronavirus SARS-CoV-2 (COVID-19) finden Sie auf der vom Robert-Koch-Institut eigens eingerichteten Informationsseite zu COVID-19. Die Seite wird regelmäßig aktualisiert. Bitte informieren Sie sich regelmäßig dort.
An diese Hinweise und die aktuellen Vorgaben des Landes Brandenburg anknüpfend, werden nachfolgende Beschäftigtenhinweise gegeben, die bei Bedarf aktualisiert werden:
Erkrankte Beschäftige sind in der Regel dienst- bzw. arbeitsunfähig. Hier gelten auch im Hinblick auf die Besoldung bzw. Vergütung keinerlei Besonderheiten zu sonstigen Erkrankungen.
Suchen Sie eine Arztpraxis bei Verdacht einer Infektion mit dem Coronavirus bitte nur nach vorheriger telefonischer Absprache auf, damit Sie nicht mit anderen Erkrankten in Kontakt kommen.
Wenn Sie nachweislich am Corona-Virus erkrankt sind, melden Sie dies bitte auch der Universität unter der Mailadresse corona-beschaeftigteuni-potsdamde.
Sollte die Dienststelle Beschäftigte in Verdachtsfällen aus Gründen der Vorsorge zum Schutz nach Hause schicken (freistellen), behalten diese ihren Besoldungs- bzw. Vergütungsanspruch.
Beschäftigte, die (unabhängig von einer Reise) einen persönlichen Kontakt zu einer Person hatten, bei der das SARS-CoV-2-Virus im Labor nachgewiesen wurde, melden Sie sich bitte unverzüglich und unabhängig von Symptomen bei dem für Sie zuständigen Gesundheitsamt. Ihr zuständiges Gesundheitsamt können Sie hier ermitteln.
Wenden Sie sich zudem bitte umgehend telefonisch an eine Arztpraxis oder an den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter der Telefonnummer 116 117.
Bitte informieren Sie auch unbedingt Ihren Vorgesetzten, der Ihre Information unverzüglich an das Dezernat für Personal- und Rechtsangelegenheiten weiterleitet.
Betroffene Beschäftigte werden derzeit als arbeits- bzw. dienstunfähig behandelt und sollen nicht zum Dienst erscheinen, bis das Vorliegen einer Coronavirus-Infektion abgeklärt ist. Bitte besprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten auch die Möglichkeiten der Arbeit der Heimarbeit/Telearbeit /Arbeitsortflexibilisierung. Die Vorgesetzten sind berechtigt, mit Ihnen entsprechende Regelungen zu treffen.
Sofern Sie aufgrund einer Anordnung der Gesundheitsbehörden oder der Dienststelle Ihre Tätigkeit an der Universität Potsdam nicht ausüben dürfen, wirkt sich dies nicht auf die Entgeltfortzahlung/ Bezügezahlung aus.
Bitte informieren Sie Ihren Vorgesetzten telefonisch über den Sachverhalt. Im Einzelfall ist dann je nach Sachlage zu entscheiden, ob Homeoffice / Arbeitsortflexibilisierung angeordnet wird. Weitere Informationen finden Sie unter: https://www.rki.de/DE/Content/InfAZ/N/Neuartiges_Coronavirus/Kontaktperson/Management.html#doc13516162bodyText5
Auf der Grundlage der Allgemeinverfügung des brandenburgischen Gesundheitsministeriums dürfen Reiserückkehrer (unabhängig ob von einer Dienst- oder Privatreise) aus internationalen Risikogebieten sowie besonders betroffenen Gebieten in Deutschland die Hochschulen ab sofort nicht mehr betreten.
Die Dienststelle ordnet in diesem Fällen als vorbeugende Maßnahme für die Dauer von 14 Tagen nach Rückkehr aus dem Risikogebiet Heimarbeit/Telearbeit oder Arbeitsortflexibilisierung an. Sollte im Einzelfall eine Arbeit von zu Hause aus nicht möglich sein, werden Sie von Ihrer Arbeit freigestellt bzw. erhalten Dienstbefreiung. Das Arbeitsentgelt bzw. die Bezüge werden weitergezahlt.
Das Robert-Koch-Institut empfiehlt betroffenen Personen, unnötige Kontakte zu vermeiden und nach Möglichkeit zu Hause bleiben. Beim Auftreten von Fieber, Husten oder Atemnot sollten Sie zudem die Regeln für richtiges Husten und Niesen sowie eine gute Händehygiene beachten und sich telefonisch an eine Arztpraxis oder an den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter der Telefonnummer 116 117 wenden.
Beschäftigte, die sich in Gebieten aufgehalten haben, in denen COVID-19-Fälle vorkommen, die aber keine Risikogebiete sind und die keine Symptome zeigen, nehmen nach der Rückkehr ihren Dienst normal wieder auf.
Wenn Sie innerhalb von 14 Tagen nach Rückreise Fieber, Husten oder Atemnot entwickeln, informieren Sie Ihre Dienststelle und bleiben Sie nach Möglichkeit zu Hause. Wenden Sie sich zudem bitte umgehend telefonisch – mit Hinweis auf die Reise – an eine Arztpraxis oder an den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter der Telefonnummer 116 117. Vermeiden Sie unnötige Kontakte und beachten Sie die Regeln für richtiges Husten und Niesen sowie eine gute Händehygiene.
Bitte informieren Sie vorsorglich im eigenen sowie im Interesse der Kolleginnen und Kollegen hierüber unmittelbar nach Ihrer Rückkehr an den Arbeitsplatz Ihren Vorgesetzten, um die in Ihrem Fall geeignete Verfahrensweise festzulegen. Ihr Vorgesetzter informiert das Dezernat für Personal- und Rechtsangelegenheiten.
Wenn Sie oder mit Ihnen zusammenlebende Angehörige auf Anordnung des Gesundheitsamts gemäß
§ 30 Infektionsschutzgesetz unter Quarantäne gestellten werden, melden Sie sich bitte umgehend telefonisch bei Ihrem Vorgesetzten, um die in Ihrem Fall geeignete Verfahrensweise festzulegen. Der Vorgesetzte informiert das Dezernat für Personal- und Rechtsangelegenheiten.
Die Dienststelle ordnet Heimarbeit/Telearbeit oder Arbeitsortflexibilisierung an oder stellt solche Beschäftigten von der Verpflichtung zur Erbringung der Arbeitsleistung frei.
Das Gleiche gilt, wenn Sie aufgrund sicherheitsbehördlicher Anordnung im Ausland keine Möglichkeit zur Heimreise haben.
Arbeitnehmer sind grundsätzlich verpflichtet, die Kinderbetreuung so zu organisieren, dass arbeitsvertragliche Pflichten erfüllt werden können oder durch den Abbau von Mehrstunden und Ausgleichstagen nach der Dienstvereinbarung Gleitzeit und die Inanspruchnahme von Gleitzeit sich von der Arbeitspflicht freistellen zu lassen.
Die UP möchte Beschäftigte, die Kinder zu betreuen haben, jedoch unterstützen. Soweit möglich, sollen die Vorgesetzten Homeoffice anordnen. Stehen keine zumutbaren Betreuungsmöglichkeiten, keine Möglichkeit zu Heimarbeit und auch keine Ausgleichstage oder Gleitzeitguthaben zur Verfügung, besteht nunmehr ab dem 20.04.2020 bis einschließlich 31.12.2020 die Möglichkeit, im Umfang von 20 Arbeitstagen außertariflich Arbeitsbefreiung unter Fortzahlung des Entgelts und weitere 10 Arbeitstage ohne Entgeltfortzahlung zu erhalten. Es besteht auch die Möglichkeit, halbe Tage in Anspruch zu nehmen. Diese Regelung ersetzt einen Anspruch auf Geltendmachung von Verdienstausfall nach dem Infektionsschutzgesetz (6 Wochen mit 67% des Nettogehaltes).
Die bislang geltende Regelung zur Gewährung von 10 Arbeitstagen zur Kinderbetreuung ist somit mit Ablauf des 19.04.2020 hinfällig. Bisher aus diesem Zeitrahmen nicht genommene Freistellungstage können nicht zu einem späteren Zeitpunkt genommen werden. Der Umfang bereits gewährter Arbeitsbefreiung wird nicht in Höhe eventuell noch bestehender Freistellungsansprüche aus der bisherigen Regelung gekürzt.
Die Entscheidung über die Arbeitsbefreiung trifft das Dezernat für Personal- und Rechtsangelegenheiten nach Stellungnahme der jeweiligen Vorgesetzten. Voraussetzung ist, dass keine dienstlichen Gründe entgegenstehen und weder anderweitige Betreuungsmöglichkeiten vorhanden sind noch die Gewährung von Homeoffice oder Arbeitszeitausgleich in Betracht kommt.
Eine weitere Neuerung ist die Erweiterung der Freistellungsmöglichkeiten im Rahmen einer notwendigen Betreuung von pflegebedürftigen Angehörigen. Auch hier besteht die Möglichkeit, im Umfang von 20 Arbeitstagen außertariflich Arbeitsbefreiung unter Fortzahlung des Entgelts zu erhalten. Voraussetzung ist neben den oben genannten, dass der pflegebedürftige Angehörige dauerhaft oder aufgrund der Schließung der Pflegeinrichtung im Haushalt des betreuenden Beschäftigten lebt.
Für Beamte gilt das zuvor Gesagte sinngemäß. Im Falle einer notwendigen Betreuung von Kindern oder pflegebedürftigen Angehörigen aufgrund der Schließung der Einrichtungen kann ebenfalls eine bezahlte Freistellung von bis zu 20 Arbeitstagen ermöglicht werden.
Die Antragsformulare finden Sie im Intranet der Universität Potsdam oder hier als pdf-Dokument (Antrag Freistellung zur Kinderbetreuung und Antrag Freistellung zur Betreuung pflegebedürftiger Angehöriger).
Bis auf Weiteres reicht eine schriftliche (auch per E-Mail) Bestätigung der oder des Vorgesetzten als Genehmigung eines Antrags auf Homeoffice aus. Die Vorgesetzten haben dabei zu berücksichtigen, dass die Arbeitsfähigkeit des jeweiligen Bereichs aufrechterhalten wird, einschließlich einer möglicherweise notwendigen gegenseitigen Vertretung im Krankheitsfall. Sofern Arbeit in Homeoffice durchgeführt wird, erfolgt dies innerhalb der bisherigen Arbeitszeiten. Für Beschäftigte im Homeoffice gilt bis auf weiteres die tägliche Regelarbeitszeit als grundsätzlich geleistet. Bei Beschäftigten mit Arbeitszeitnachweis: Wenn Sie Ihre regelmäßige tägliche Arbeitszeit im Homeoffice erfüllen, müssen Sie diese zurzeit nur pauschal, ohne Uhrzeitangaben, in den Arbeitszeitnachweis eintragen (für Beschäftigte in Drittmittelprojekten können je nach Zuwendungsbescheid abweichende Regelungen gelten). Wenn Mehrarbeitsstunden im Home Office anfallen, ist dies im Einzelnen zu begründen und soll im Vorfeld mit Ihrem Vorgesetzten abgesprochen werden. Für Rückfragen hierzu steht das Dezernat 3 zur Verfügung.
Dienstreisen in das In- bzw. Ausland können genehmigt werden, wenn dringende dienstliche Belange dies erfordern und die aktuellen Reisewarnungen, die Hygienevorschriften und die Einreisebestimmungen der jeweiligen Länder bzw. Gebiete beachtet werden.
Alternative Kommunikationsmöglichkeiten wie bspw. die Durchführung von Video- und Telefonschaltkonferenzen sind weiterhin vorrangig zu prüfen.
Ist die Durchführung einer Dienstreise unabwendbar erforderlich, soll die Dienstreise wenn zumutbar möglichst mit einem Dienstfahrzeug ohne Mitfahrende oder mit dem privaten PKW durchgeführt werden, d. h. im Rahmen der zumutbaren Schutzmaßnahmen sind sämtliche offiziellen Hygiene-Hinweise zu beachten. Beschäftigte mit Symptomen sind nicht zur Dienstreise verpflichtet, Beschäftigte, die einer Risikogruppe zuzurechnen sind, sind nur im äußersten Ausnahmefall dazu verpflichtet. Sollten sich während einer Dienstreise Symptome von COVID19 einstellen, ist sofortige Quarantäne und Abbruch der Dienstreise entsprechend der RKI-Vorgaben angezeigt. Gleiches gilt wenn sich Symptome nach einer Dienstreise einstellen oder ein Kontakt zu einem positiv getesteten Patienten bekannt wird.
Für finanzielle Verpflichtungen, die Ihnen durch Buchungen aufgrund bereits vorliegender Dienstreisegenehmigungen entstehen, bitten wir Sie, Stornierungsmöglichkeiten zu nutzen; gelingt dies nicht, rechnen Sie sie bitte wie durchgeführte Dienstreisen ab.
Für den Fall einer weiteren Ausbreitung des Coronavirus laufen im Augenblick vorsorgliche Überlegungen, wie im Falle nachgewiesener Infektionsfälle der Betrieb von Laboren aufrecht erhalten werden kann, für die eine Betreuung durch Mitarbeitende erforderlich ist. Ansprechpartner hierfür ist Herr Lepszy im Bereich BSO.
Den Pandemieplan der Universität Potsdam finden Sie hier als PDF-Datei.
Die Guidelines zum Präsenzbetrieb unter verschärften Hygienebedingungen finden Sie hier.
Zahlungsfristen sind auch in der derzeitigen Situation grundsätzlich sicherzustellen.
Es dürfen nach Absprache Kopien von Rechnungen sowie Zahlungsverfügungen im Dezernat 4, mit Begründung und Bezug auf Covid-19, eingereicht werden, wenn aufgrund der alternierenden Wohnraumarbeit die Einreichung von Originalbelegen nicht möglich ist, ohne das Zahlungsziel zu überschreiten. Die Originalbelege sind zeitnah im Dezernat 4 nachzureichen. Auf dem Original muss deutlich erkennbar sein, dass bereits gezahlt wurde.
Bareinzahlungen können ohne SAP-Beleg bei der Landeshauptkasse auf das Verwahr der Universität Potsdam eingezahlt werden. Die Annahmeverfügung ist im Dezernat 4 im Original nachzureichen.
Barauszahlungen sollten so früh wie möglich angezeigt werden, damit eine Bereitstellung durch das Dezernat 4 und der Landeshauptkasse sichergestellt werden kann.
Aufgrund der eingeschränkten Personalsituation müssen die Zahlungen priorisiert werden. Um Schäden für das Land zu vermeiden und die wirtschaftliche Situation für die Lieferanten, aber auch die Stipendiaten nicht zu verschärfen, werden diese Zahlungen mit höchster Priorität bearbeitet.
Die Antragsberatung und -bearbeitung des D1 findet voraussichtlich bis 19.04.2020 telefonisch und per E-Mail statt, vorzugsweise nach Voranmeldung. Bitte planen Sie, bedingt durch ein sehr hohes Antragsaufkommen, ggf. längere Bearbeitungszeiten ein.
Unsere Erreichbarkeiten zu allen Fragen rund um Forschungsförderung und zu Ihren Drittmittelanträge finden Sie wie gewohnt hier:
https://www.uni-potsdam.de/de/forschung/forschungsfoerderung/service-und-kontakt
Erhebliche Änderungen/Verzögerungen und deren finanziellen Auswirkung in den Projekten sind dem Geldgeber anzuzeigen (Mitteilungspflicht).
Schriftverkehr mit den Geldgebern, wie beispielsweise Mittelanforderungen und Zwischennachweise sollten nach Möglichkeit durch die Bereiche parallel per E-Mail versendet werden. Das D4 kann dies aufgrund des derzeitigen Notbetriebs nur im Einzelfall übernehmen. Bitte stimmen Sie sich mit der zuständigen Mitarbeiterin im D4 ab.
Die Geldgeber verfahren dabei momentan noch unterschiedlich hinsichtlich der Handhabung der Covid-19-Auswirkungen. Dies betrifft z.B. die Abrechenbarkeit von Stornokosten oder die Aussetzung bzw. Verlängerung von Fristen u.a. Bitte prüfen Sie dies im Einzelnen. Insbesondere bei Projekten, die in Kürze enden, ist ggf. rechtzeitig eine Laufzeitverlängerung (per E-Mail und per Post) zu beantragen.
Siehe beispielsweise ein aktuelles Schreiben der Deutschen Forschungsgemeinschaft und Hinweise des D1 zur EU-Forschungsförderung mit Link zu den FAQs der EU-Kommission.
Bei Reisen und Veranstaltungen ist es ratsam, die Buchungskonditionen hinsichtlich einer möglichen Kündigung und damit einhergehender Stornierungskosten zu prüfen und so flexibel wie möglich zu vereinbaren. Dies dient der wirtschaftlichen Mittelverwendung, zu welcher uns der Zuwendungsgeber verpflichtet hat. Darüber hinaus sind die besonderen Bestimmungen des Geldgebers hinsichtlich der Zuwendungsfähigkeit bzw. Anerkennung von evtl. Stornokosten zu beachten.
Bitte beachten Sie, dass es derzeit zu Verzögerungen bei der Bearbeitung von Anfragen und Beschaffungsanträgen
kommen kann. Auch der Kontakt mit Unternehmen kann sich verzögern, da auch hier die Kapazitäten und die Erreichbarkeit eingeschränkt sein können. Besonders dringliche Beschaffungen oder Beschaffungen zur expliziten Kompensation der Folgen des Corona-Virus reichen Sie bitte mit einem entsprechenden Hinweis zeitnah im Dezernat 4 ein.
Wegen eingeschränkter Produktions- und Transportkapazitäten kann es zu längeren Lieferzeiten und kurzfristigen Änderungen von Preisen und Verfügbarkeiten, auch noch nach Auftragserteilung, kommen. Bitte stellen Sie die Annahme von Lieferungen in Ihren Bereichen sicher. Eine telefonische Avisierung der Lieferung kann vereinbart werden. Die Nichtannahme von Waren führt bei Zulieferern zu erheblichen Schwierigkeiten, da diese nur begrenzte Lagerkapazitäten haben.
Derzeit kann es auch zu Einschränkungen im internationalen Warenverkehr kommen. Bitte sensibilisieren Sie Lieferanten (z.B. bei Auftragserteilungen unter 1.000 € netto) hinsichtlich der Situation hier vor Ort und stellen Sie sicher, dass das Transportunternehmen die Universität gegenwärtig beliefert. Wollen Sie selbst Gegenstände versenden, prüfen Sie bitte ob der ausgewählte Paketdienst das Empfangsland/die Region beliefert und/oder ob es Einschränkungen (z.B. Gewicht, Größe) gibt.
Muss eine von der Universität Potsdam geplante Veranstaltung abgesagt werden, unterstützt Herr Konow (richard.konowuni-potsdamde, Durchwahl: -113108) bei der Rückabwicklung.
Bei Beschaffungen von Lieferungen und Leistungen, die in der momentanen Coronasituation zwingend zur Aufrechterhaltung der Gesundheitsversorgung und der Arbeitsfähigkeit erforderlich sind, wird darum gebeten, dies im Beschaffungsantrag deutlich hervorzuheben und kurz zu begründen. Für diese Fälle sind unter den gegebenen Umständen schnellere und effiziente Wege bei der Beschaffung der erforderlichen Bedarfe möglich.
Aufgrund der aktuellen Corona-Lage kommt es bzw. ist es schon zu Absagen von Veranstaltungen oder dienstlichen Terminen gekommen. Wir weisen in diesem Zusammenhang darauf hin, dass notwendige Nebenkosten und Auslagen für Reisevorbereitungen selbstverständlich erstattet werden können.
Die Grundlage bildet § 10 Abs. 2 BRKG „Entfällt eine Dienstreise aus einem von der oder dem Bediensteten nicht zu vertretenden Grund, werden durch die Vorbereitung entstandene, nach diesem Gesetz abzugeltende Auslagen erstattet.“
In allen Fällen ist aber vorab zu prüfen, ob eine Stornierungsmöglichkeit besteht. Dienstreisende haben nach den einschlägigen Verwaltungsvorschriften „unverzüglich nach Kenntnis der Hinderungsgründe alle Möglichkeiten zu ergreifen, die entstehenden Kosten so gering wie möglich zu halten. Bereits eingegangene Verpflichtungen sind so weit wie möglich rückgängig zu machen.“ (Nr. 10.2.1 Bbg BRKGVwV)
Im Fall von Bahntickets gilt neben den bekannten Stornierungsbedingungen eine zusätzliche Kulanzregelung der Deutschen Bahn (https://www.bahn.de/p/view/home/info/corona_startseite_bahnde.shtml). Vor einer Geltendmachung der o.g. Auslagen bei Bahntickets ist zu prüfen, ob diese auf diesem Wege ganz oder teilweise storniert werden können.
Hinweis: Sofern über die Stornierungsmöglichkeiten der Bahn Reisegutscheine zur Verfügung gestellt wurden, ist zu beachten, dass die getätigten Auslagen nach § 10 Abs. 2 BRKG erstattet werden können, die Gutscheine aber für künftige Dienstreisen einzusetzen sind. Die private Nutzung dieser Reisegutscheine ist unzulässig. Die Bedingungen zum Einlösen der Reisegutscheine der Deutschen Bahn sind über folgenden Link abrufbar: https://www.bahn.de/p/view/service/buchung/stornierung/stornogutschein.shtml.
Hinweis zur Abrechnung
Bei der Reisekostenabrechnung sind Belege, die die jeweiligen Kosten erfassen, als „Auslagen für Reisevorbereitungen" zu kennzeichnen. Die Belege sind ggf. zu erläutern. Bitte geben Sie grundsätzlich an, ob die Stornierungsmöglichkeiten geprüft wurden. Mit Bestätigung der Abrechnungen durch den Vorgesetzten, gilt die dienstliche Notwendigkeit auch für lediglich vorbereitete Reisen als festgestellt. Für nicht durchgeführte Reisen ist für Sie ein gesonderter Vordruck zur Abrechnung erstellt worden. Er ist über den folgenden Link im Intranet abrufbar:
https://www.intern.uni-potsdam.de/u/dezernat3/formulare/pdf/corona - stornierungen.pdf
Die Poststellen sind an den Standorten Neues Palais, Golm und Griebnitzsee Montag bis Freitag (ausgenommen Feiertage) geöffnet. Botendienste an den Standorten finden seit dem 20.07.2020 wieder statt.
Der Austausch von Briefen zwischen den Standorten und in die Außenstellen
erfolgt täglich, zum Theodor-Fontane-Archiv, zur Psychologisch-Psychotherapeutische Ambulanz und zum Moses Mendelsohn-Zentrum dreimal wöchentlich (Montag, Mittwoch, Freitag).
Der Postausgang erfolgt täglich bzw. gemäß des oben genannten Austausches. Alle Dienstleistungen finden damit wieder regulär statt.
Für Rückfragen steht der Leiter der Poststellen Dieter Pana (dieter.panauni-potsdamde; -4957) zur Verfügung.
Aufgrund der aktuellen Lage ist das Dezernat für Personal- und Rechtsangelegenheiten bis einschließlich 19.04.2020 nur telefonisch (0331 977-1811), per E-Mail (d3-sekuni-potsdamde) oder in dringenden Fällen nach Terminvereinbarung zu erreichen.
Universität Potsdam
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Am Neuen Palais 10
Haus 9
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Tel.: +49 331 977-1474
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