Wichtige Informationen für Beschäftigte der UP zum Coronavirus SARS-CoV-2 (COVID-19)

Informationen zum Vorgehen bei Verdachtsfällen von Coronavirus-Infektionen bei Studierenden finden Sie unter dem Punkt „Kontaktmöglichkeit und Meldepflicht bei Erkrankung mit dem Coronavirus“ auf folgender Seite.

• Kontakt mit Personen, die möglicherweise mit Covid-19 infiziert sind oder Kontakt mit infizierten Personen hatten (Verdachtsfälle)

Bitte informieren Sie Ihren Vorgesetzten telefonisch über den Sachverhalt. Im Einzelfall ist dann je nach Sachlage zu entscheiden, ob Homeoffice / Arbeitsortflexibilisierung angeordnet wird. Weitere Informationen finden Sie unter: https://www.rki.de/DE/Content/InfAZ/N/Neuartiges_Coronavirus/Kontaktperson/Management.html#doc13516162bodyText5.

• Kontakt mit nachweislich an COVID-19 Erkrankten

Beschäftigte, die (unabhängig von einer Reise) einen persönlichen Kontakt zu einer Person hatten, bei der das SARS-CoV-2-Virus im Labor nachgewiesen wurde, melden Sie sich bitte unverzüglich und unabhängig von Symptomen bei dem für Sie zuständigen Gesundheitsamt. Ihr zuständiges Gesundheitsamt können Sie hier ermitteln.

Wenden Sie sich zudem bitte umgehend telefonisch an eine Arztpraxis oder an den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter der Telefonnummer 116 117.

Bitte informieren Sie auch unbedingt Ihren Vorgesetzten bzw. Ihre Vorgesetzte, damit entsprechende Maßnahmen zum Schutz ggf. kontaktierter Kolleginnen und Kollegen ergriffen werden können.

Betroffene Beschäftigte sollen so lange nicht zum Dienst erscheinen, bis das Vorliegen einer Coronavirus-Infektion abgeklärt ist. Bitte besprechen Sie mit Ihrem bzw. Ihrer Vorgesetzten die Möglichkeiten der Arbeit der Heimarbeit/Telearbeit /Arbeitsortflexibilisierung. Die Vorgesetzten sind berechtigt, mit Ihnen entsprechende Regelungen zu treffen.

Sofern Sie aufgrund einer Anordnung der Gesundheitsbehörden oder der Dienststelle Ihre Tätigkeit an der Universität Potsdam nicht ausüben dürfen, kommen die Regelungen unter Punkt 3 – Anordnung von Quarantäne – zum Tragen.

Arbeitnehmer sind grundsätzlich verpflichtet, die Kinderbetreuung so zu organisieren, dass arbeitsvertragliche Pflichten erfüllt werden können oder durch den Abbau von Mehrstunden und Ausgleichstagen nach der Dienstvereinbarung Gleitzeit und die Inanspruchnahme von Gleitzeit sich von der Arbeitspflicht freistellen zu lassen.

In der gegenwärtigen Situation ist es oft schwierig, die Betreuung der Kinder und die beruflichen Verpflichtungen in Einklang zu bringen. In diesen Fällen gibt es dann unter bestimmten Voraussetzungen die Möglichkeit der Kinderkrankentage oder der Freistellung:

Kinderkrankentage

Die Bundesregierung hat beschlossen, dass die Zahl der Kinderkrankentage nach § 45 Abs. 2a) SGB V sowohl für das Jahr 2021 also auch 2022 wegen der Corona-Pandemie deutlich erhöht wird. Nach Änderung, können pro Kind und Elternteil künftig 30 statt wie bisher 10 bzw. 20 Krankentage genommen werden. Bei mehreren Kindern sind es maximal 65 Tage. Für Alleinerziehende erhöht sich der Anspruch auf 60 Tage pro Kind, maximal bei mehreren Kindern auf 130 Tage.

Der Anspruch besteht bis zum 19.03.2022 auch dann, wenn Einrichtungen zur Betreuung von Kindern, Schulen oder Einrichtungen für Menschen mit Behinderungen von der zuständigen Behörde zur Verhinderung der Verbreitung von Infektionen oder übertragbaren Krankheiten auf Grund des Infektionsschutzgesetzes vorübergehend geschlossen werden oder deren Betreten, auch aufgrund einer Absonderung, untersagt wird, oder wenn von der zuständigen Behörde aus Gründen des Infektionsschutzes Schul- oder Betriebsferien angeordnet oder verlängert werden oder die Präsenzpflicht in einer Schule aufgehoben wird oder der Zugang zum Kinderbetreuungsangebot eingeschränkt wird oder das Kind auf Grund einer behördlichen Empfehlung die Einrichtung nicht besucht.

Für die Beantragung der Kinderkrankentage (außerhalb einer Krankschreibung) ergibt sich folgende Verfahrensweise:

1. Beschäftigte/r richtet einen formlosen Antrag an die Krankenkasse (ggf. mit dem erforderlichen Nachweis).
2. Information des Vorgesetzten über die Abwesenheit.
3. Kopie des Antrages an das D 3 (D3 stellt für die entsprechenden Tage die Bezügezahlung über die ZBB ein, der Beschäftigte erhält Kinderkrankengeld von der Krankenkasse).

Gemäß dem neuen § 45 Abs. 2b) SGB V ist der Anspruch auf Kinderkrankengeld gemäß dem neuen § 45 Abs. 2a) SGB V vorrangig zu dem Entschädigungsanspruch aus § 56 Abs. 1a IfSG und somit auch zu der in den folgenden Absätzen geregelten Freistellung zur Kinderbetreuung. Letztere kann also erst nach der Ausschöpfung der Kinderkrankentage in Anspruch genommen werden!

In Anlehnung an diese Regelung werden für Beschäftigte, die privat krankenversichert sind oder deren erkrankte Kinder nicht familienversichert sind, entsprechend der Regelung des § 45 Abs. 2a SGB V außertariflich ebenfalls Freistellungen zur Kinderbetreuung gewährt. Da das Entgelt voll weitergezahlt wird, wird die Anzahl der Freistellungstage entsprechend gekürzt.
Zur Inanspruchnahme bedarf es eines formlosen Antrags über die Vorgesetzten an das D 3 unter Bezugnahme auf diese Regelung.

Dieser außertarifliche Anspruch ist gegenüber den unten geregelten Freistellungsansprüchen ebenfalls vorrangig.

Freistellungsmöglichkeiten

• Betreuung von Kindern

Die nachfolgenden Regelungen richten sich nach den Vorschriften zum Verdienstausfall nach dem Infektionsschutzgesetz, § 56 IfSG. Diese sind an die Feststellung einer epidemischen Lage von nationaler Tragweite durch den Deutschen Bundestag geknüpft, welche am 28.03.2021 festgestellt worden ist. Die Freistellungsmöglichkeiten des Landes ersetzen einen Anspruch auf Geltendmachung von Verdienstausfall nach dem Infektionsschutzgesetz (10 Wochen mit 67% des Nettogehaltes).

Sofern keine zumutbaren Betreuungsmöglichkeiten, keine Ausgleichstage oder Gleitzeitguthaben und auch keine Kinderkrankentage (vgl. zu den Voraussetzungen Punkt 1) zur Verfügung stehen, besteht seit dem 28.03.2021 die Möglichkeit, im Umfang von insgesamt 34 Arbeitstagen außertariflich Arbeitsbefreiung unter Fortzahlung des Entgelts und weitere 16 Arbeitstage ohne Entgeltfortzahlung zu erhalten. Es kommt nicht mehr darauf an, ob Homeoffice möglich ist oder nicht. Es besteht auch die Möglichkeit, halbe Tage in Anspruch zu nehmen. Für Alleinerziehende erhöht sich der Anspruch entsprechend: bis zu 67 Arbeitstage unter Fortzahlung des Entgelts und weitere 33 Arbeitstage ohne Entgeltfortzahlung. Die Anzahl der Arbeitstage bezieht sich auf eine 5-Tage-Woche und wird bei anderer Verteilung der wöchentlichen Arbeitszeit entsprechend reduziert.

Der Anspruch ist mit der Feststellung einer epidemischen Lage von nationaler Tragweite durch den Deutschen Bundestag mit Beginn des 28.03.2021 neu entstanden. Der Umfang der Freistellungsmöglichkeiten bezieht sich immer maximal auf ein Jahr der epidemischen Lage. Bereits in Anspruch genommene Tage der Freistellung zur Kinderbetreuung auf der Grundlage vorhergehender Regelungen sind daher nicht mehr relevant und bleiben unberücksichtigt. Eine Übertragungsmöglichkeit von Tagen aus dem alten Gewährungszeitraum besteht daher auch nicht.  

Für Beamte gilt das zuvor Gesagte entsprechend.

• Betreuung pflegebedürftiger Angehöriger

Die Freistellungsmöglichkeiten im Rahmen einer notwendigen Betreuung von pflegebedürftigen Angehörigen bleiben unabhängig davon wie gehabt erhalten. Hier besteht die Möglichkeit, im Umfang von 20 Arbeitstagen außertariflich Arbeitsbefreiung unter Fortzahlung des Entgelts zu erhalten. Dies ebenfalls unter Zugrundelegung einer 5-Tage-Woche. Voraussetzung ist neben den oben genannten, dass der/die pflegebedürftige Angehörige dauerhaft oder aufgrund der Schließung der Pflegeinrichtung im Haushalt der/des betreuenden Beschäftigten lebt. In besonderen Härtefällen kann ausnahmsweise über die Grenze von 20 Arbeitstagen (bei einer 5-Tagewoche) hinaus eine weitere Arbeitsbefreiung unter Fortzahlung des Entgelts nach § 21 TV L gewährt werden.

Die Entscheidung über die Arbeitsbefreiung trifft das Dezernat für Personal- und Rechtsangelegenheiten nach Stellungnahme der jeweiligen Vorgesetzten. Voraussetzung ist, dass keine dienstlichen Gründe entgegenstehen und weder anderweitige Betreuungsmöglichkeiten vorhanden sind noch die Gewährung von Arbeitszeitausgleich in Betracht kommt.

Bitte verwenden Sie bis auf weiteres die auf der Homepage eingestellten Anträge. Die Antragsformulare finden Sie im Intranet der Universität Potsdam oder hier als pdf-Dokument (Antrag Freistellung zur Kinderbetreuung und Antrag Freistellung zur Betreuung pflegebedürftiger Angehöriger).

Außer für Dienstreisen in Virusvariantengebiete finden die vor der Pandemie geltenden Vorschriften für die Beantragung von Dienstreisen Anwendung. Einreisebestimmungen und Hygienevorschriften der jeweiligen Länder und Gebiete sind zu beachten. Dienstreisen in Virusvariantengebiete gemäß RKI werden grundsätzlich bis auf Weiteres nicht genehmigt. Sofern Beschäftigte sich in Virusvariantengebieten oder Hochrisikogebieten aufgehalten haben und in  die Bundesrepublik Deutschland zurückkehren, sind die Einreisemodalitäten zu beachten, die unter: https://www.einreiseanmeldung.de zu finden sind.

Alternative Kommunikationsmöglichkeiten wie bspw. die Durchführung von Video- und Telefonschaltkonferenzen sind weiterhin vorrangig zu prüfen.

Ist die Durchführung einer Dienstreise unabwendbar erforderlich, soll die Dienstreise wenn zumutbar möglichst mit einem Dienstfahrzeug ohne Mitfahrende oder mit dem privaten PKW durchgeführt werden, d. h. im Rahmen der zumutbaren Schutzmaßnahmen sind sämtliche offiziellen Hygiene-Hinweise zu beachten. Beschäftigte mit Symptomen sind nicht zur Dienstreise verpflichtet, Beschäftigte, die einer Risikogruppe zuzurechnen sind, sind nur im äußersten Ausnahmefall dazu verpflichtet. Sollten sich während einer Dienstreise Symptome von COVID19 einstellen, ist sofortige Quarantäne und Abbruch der Dienstreise entsprechend der RKI-Vorgaben angezeigt. Gleiches gilt wenn sich Symptome nach einer Dienstreise einstellen oder ein Kontakt zu einem positiv getesteten Patienten bekannt wird.

Für finanzielle Verpflichtungen, die Ihnen durch Buchungen aufgrund bereits vorliegender Dienstreisegenehmigungen entstehen, bitten wir Sie, Stornierungsmöglichkeiten zu nutzen; gelingt dies nicht, rechnen Sie sie bitte wie durchgeführte Dienstreisen ab.

Den Pandemieplan der Universität Potsdam finden Sie hier als PDF-Datei.

Die Hochschulleitung und der Personalrat für das wissenschaftliche und künstlerische Personal haben das „Merkblatt der Universität Potsdam zur Anerkennung pandemiebedingter Belastungen von wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern“ herausgegeben. Dieses finden Sie hier.

Zudem gibt es „Aktualisierte Hinweise zur Änderung des Wissenschaftszeitvertragsgesetzes (WissZeitVG)“ vom 12. Oktober 2020 hier.

Die Antragsberatung und -bearbeitung des D1 findet voraussichtlich bis 19.04.2020 telefonisch und per E-Mail statt, vorzugsweise nach Voranmeldung. Bitte planen Sie, bedingt durch ein sehr hohes Antragsaufkommen, ggf. längere Bearbeitungszeiten ein.

Unsere Erreichbarkeiten zu allen Fragen rund um Forschungsförderung und zu Ihren Drittmittelanträge finden Sie wie gewohnt hier:
https://www.uni-potsdam.de/de/forschung/forschungsfoerderung/service-und-kontakt

Erhebliche Änderungen/Verzögerungen und deren finanziellen Auswirkung in den Projekten sind dem Geldgeber anzuzeigen (Mitteilungspflicht).

Schriftverkehr mit den Geldgebern, wie beispielsweise Mittelanforderungen und Zwischennachweise sollten nach Möglichkeit durch die Bereiche parallel per E-Mail versendet werden. Das D4 kann dies aufgrund des derzeitigen Notbetriebs nur im Einzelfall übernehmen. Bitte stimmen Sie sich mit der zuständigen Mitarbeiterin im D4 ab.

Die Geldgeber verfahren dabei momentan noch unterschiedlich hinsichtlich der Handhabung der Covid-19-Auswirkungen. Dies betrifft z.B. die Abrechenbarkeit von Stornokosten oder die Aussetzung bzw. Verlängerung von Fristen u.a. Bitte prüfen Sie dies im Einzelnen. Insbesondere bei Projekten, die in Kürze enden, ist ggf.  rechtzeitig eine Laufzeitverlängerung (per E-Mail und per Post) zu beantragen.

Siehe beispielsweise ein aktuelles Schreiben der Deutschen Forschungsgemeinschaft und Hinweise des D1 zur EU-Forschungsförderung mit Link zu den FAQs der EU-Kommission.

Bei Reisen und Veranstaltungen ist es ratsam, die Buchungskonditionen hinsichtlich einer möglichen Kündigung und damit einhergehender Stornierungskosten zu prüfen und so flexibel wie möglich zu vereinbaren. Dies dient der wirtschaftlichen Mittelverwendung, zu welcher uns der Zuwendungsgeber verpflichtet hat. Darüber hinaus sind die besonderen Bestimmungen des Geldgebers hinsichtlich der Zuwendungsfähigkeit bzw. Anerkennung von evtl. Stornokosten zu beachten.

Aufgrund der aktuellen Corona-Lage kommt es bzw. ist es schon zu Absagen von Veranstaltungen oder dienstlichen Terminen gekommen. Wir weisen in diesem Zusammenhang darauf hin, dass notwendige Nebenkosten und Auslagen für Reisevorbereitungen selbstverständlich erstattet werden können.

Die Grundlage bildet § 10 Abs. 2 BRKG „Entfällt eine Dienstreise aus einem von der oder dem Bediensteten nicht zu vertretenden Grund, werden durch die Vorbereitung entstandene, nach diesem Gesetz abzugeltende Auslagen erstattet.“

In allen Fällen ist aber vorab zu prüfen, ob eine Stornierungsmöglichkeit besteht. Dienstreisende haben nach den einschlägigen Verwaltungsvorschriften „unverzüglich nach Kenntnis der Hinderungsgründe alle Möglichkeiten zu ergreifen, die entstehenden Kosten so gering wie möglich zu halten. Bereits eingegangene Verpflichtungen sind so weit wie möglich rückgängig zu machen.“ (Nr. 10.2.1 Bbg BRKGVwV)

Im Fall von Bahntickets gilt neben den bekannten Stornierungsbedingungen eine zusätzliche Kulanzregelung der Deutschen Bahn (https://www.bahn.de/p/view/home/info/corona_startseite_bahnde.shtml). Vor einer Geltendmachung der o.g. Auslagen bei Bahntickets ist zu prüfen, ob diese auf diesem Wege ganz oder teilweise storniert werden können.

Hinweis: Sofern über die Stornierungsmöglichkeiten der Bahn Reisegutscheine zur Verfügung gestellt wurden, ist zu beachten, dass die getätigten Auslagen nach § 10 Abs. 2 BRKG erstattet werden können, die Gutscheine aber für künftige Dienstreisen einzusetzen sind. Die private Nutzung dieser Reisegutscheine ist unzulässig. Die Bedingungen zum Einlösen der Reisegutscheine der Deutschen Bahn sind über folgenden Link abrufbar: https://www.bahn.de/p/view/service/buchung/stornierung/stornogutschein.shtml.

Hinweis zur Abrechnung

Bei der Reisekostenabrechnung sind Belege, die die jeweiligen Kosten erfassen, als „Auslagen für Reisevorbereitungen" zu kennzeichnen. Die Belege sind ggf. zu erläutern. Bitte geben Sie grundsätzlich an, ob die Stornierungsmöglichkeiten geprüft wurden. Mit Bestätigung der Abrechnungen durch den Vorgesetzten, gilt die dienstliche Notwendigkeit auch für lediglich vorbereitete Reisen als festgestellt. Für nicht durchgeführte Reisen ist für Sie ein gesonderter Vordruck zur Abrechnung erstellt worden. Er ist über den folgenden Link im Intranet abrufbar:

https://www.intern.uni-potsdam.de/u/dezernat4/pdf/corona_stornierung.pdf