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Ina Westphal

Ina Westphal

ist geschäftsführende Gesellschafterin

bei "Hellmund. Die Personalberater."

Was haben Sie studiert?

Ich habe zunächst Lehramt (Grundschule) studiert und im Anschluss noch eine kaufmännische Ausbildung absolviert.

Wie sind Sie zu Ihrem Beruf gekommen?

Nicht sofort und direkt. Wie viele andere auch bin ich eine typische Quereinsteigerin in diesen Beruf. Zunächst habe ich 13 Jahre lang in einem Großkonzern in verschiedenen operativen (Produktion) und Stabsfunktionen (Personalentwicklung, Recruiting, Interne Kommunikation) als Führungskraft gearbeitet und so unterschiedliche Bereiche eines Unternehmens durchlaufen. 2006 entschied ich mich für die Selbständigkeit (Unternehmensberatung). 2012 wechselte ich in die Personalberatung. Eine ehemalige Kollegin bat mich um Unterstützung. Seitdem bin ich Mitinhaberin und Partnerin einer Personalberatung mit Sitz Potsdam.

Welche drei Sachen haben Sie auf der Arbeit zuletzt erledigt?

  • mit KandidatInnen telefoniert (wie eigentlich jeden Tag)
  • weiter an der Neukonzeption diagnostischer Verfahren für ein Auswahlverfahren eines Kunden gearbeitet
  • einen Kundentermin vorbereitet

Welche Art von Unternehmen und Organisationen beraten Sie?

Wir arbeiten bundesweit für Unternehmen (Mittelstand und Konzerne) aber auch für einige Verbände. Im Schwerpunkt sind wir in den Branchen Telekommunikation/CRM/Kundenservice, Gesundheitswirtschaft und Dienstleistungswirtschaft (Professional Services) tätig. Darüber hinaus nehmen wir auch Mandate anderer Branchen an, z. B. wenn es sich um enge Bewerbermärkte handelt, da dies eine unserer Expertisen ist.

Welche Dienstleistungen gehören zu Ihrem Portfolio?

Überwiegend sind wir im Executive Search tätig, unterstützen also Unternehmen bei der Besetzung von offenen Vakanzen. Darüber hinaus bieten wir eignungsdiagnostische Leistungen (Management- und Auswahl-Diagnostik) an, entweder zur Unterstützung des Recruitments (externer Markt) oder für die interne Personalauswahl und Talententwicklung eines Unternehmens. Schließlich beraten wir im Rahmen der Karriereberatung Kandidaten, die sich beruflich neu orientieren möchten. Wir beraten somit beide Seiten, unser Schwerpunkt liegt aber eindeutig im Executive Search („Headhunting“).

Wie viele potentielle Kandidat*innen stellen Sie Ihren Kund*innen pro Stelle ungefähr vor?

Bei uns bestimmen die Qualität, der Arbeitsmarkt und die Rahmenbedingungen darüber, wie viele Kandidaten wir für eine Position vorstellen. In der Regel sind es 3 bis 5 Kandidaten. In sehr engen Bewerbermärkten, in denen es beispielsweise nur wenige Spezialisten mit einer bestimmten Expertise gibt, können das auch nur ein oder zwei Kandidaten sein. Entscheidend ist, dass die Kandidaten den Anforderungen für die Position möglichst nahekommen, was wir durch ein mehrstufiges Verfahren für unsere Kunden absichern.

Wie lange brauchen Sie, um eine Stelle zu besetzen?

Das hängt von mehreren Faktoren ab, die wir nicht allein beeinflussen können. Es ist durchaus möglich, dass wir nach 2 bis 6 Wochen Kandidaten vorstellen, unser Auftraggeber sich schnell entscheidet und dem Kandidaten fix einen Vertragsvorschlag unterbreitet. Was den Prozess tatsächlich häufig verlängert, sind aber die internen Entscheidungsprozesse, das aufwändige Bewerbungsprocedere (Zahl der Termine etc.) beim Auftraggeber und manchmal schlicht die Urlaubzeit. Das heißt für uns, die Kandidaten intensiv betreuen und dem Unternehmen „gewogen“ halten. Darüber hinaus gibt es auch Positionen, für die beispielsweise in Deutschland z.B. nur 30 Kandidaten (mit exakt dieser Expertise) am Markt verfügbar sind. Da braucht es manchmal viel Zeit, mehrere Gespräche und jede Menge Überzeugungsarbeit, um solche Kandidaten zu einem Wechsel zu bewegen. Das geht nicht immer von heute auf morgen.

Woran erkennt man eine gute Stellenausschreibung?

Eine gut gemachte Stellenausschreibung gibt kurz und bündig Auskunft über

  • das Unternehmen, die suchende Abteilung
  • die konkrete Aufgabe
  • die konkreten Anforderungen
  • und das, was der Bewerber seinerseits dafür erwarten kann (Rahmenbedingungen, Vertragliches, Benefits)

Sie vermeidet Worthülsen: „Sie sind teamfähig“, „Bei uns steht der Mensch im Mittelpunkt“, denn das können Kandidaten tatsächlich nicht mehr hören. Sie darf ungewöhnlich aufgemacht und formuliert sein, damit sie die Aufmerksamkeit der Bewerberzielgruppe erhält, denn das wird heute bei Stellenausschreibungen immer wichtiger: zu informieren (wahrheitsgemäß und eindeutig) und für ein Unternehmen zu werben.

Und woran eine gute Bewerbung?

Darüber könnte ich jetzt einen längeren Vortrag halten, denn wir sind immer wieder überrascht, dass wir selbst für hochdotierte Führungsfunktionen Unterlagen von Kandidaten erhalten, die die Minimalanforderungen nicht erfüllen. Ich versuche es kurz:

  • Lebenslauf: ist die Visitenkarte des Bewerbers, weshalb er alle wesentlichen Stationen, alle Qualifikationen, alle nötigen Informationen zur Person enthält, die es einem Personaler möglich machen, ein erstes (aber schon möglichst umfassendes) Bild der Person zu haben. Ordentlich gestaltet, fehlerfrei und wahrheitsgemäß
  • Zeugnisse: alle Zeugnisse zu Berufsabschlüssen, Studienabschlüssen und die Arbeitszeugnisse. Heute werden keine Zertifikate mehr an Unternehmen verschickt, der letzte Excel-Kurs interessiert den HRler oder Personalberater nicht. Im Lebenslauf kann aufgezählt werden, welche Zusatzqualifikationen jemand erworben, welche Seminare er besucht hat. Ausnahme: Es sei denn, es sind spezielle Abschlüsse oder Berufungen erworben worden, die explizit im Jobprofil erwähnt wurden, z.B. eine Auditoren-Qualifikation).
  • Anschreiben/Motivationsschreiben: Da gehen die Meinungen auseinander, wir selbst fordern dies nicht ab, wir sprechen ja mit unseren Kandidaten ausführlich zu seiner Wechselmotivation. Wem dies aber wichtig ist, der kann im Lebenslauf auch auf einer extra Seite sein „Profil“ und seine Motivation darstellen.

Wie sehen Sie die Diskussionen um den Fachkräftemangel? Sehen Sie einen erhöhten Bedarf in bestimmten Branchen?

Da wir mittlerweile einen großen Teil der Mandate in sogenannten „engen Bewerbermärkten“ haben, können wir dies – zumindest für Teile des Arbeitsmarktes – so bestätigen. Die Diskussion wird aber noch sehr einseitig geführt. Ich sehe große Reserven bei bestimmten Arbeitsmarktzielgruppen, die noch nicht genügend aktiviert werden (z.B. Frauen in bestimmten Lebensphasen, ältere Arbeitsnehmer, Arbeitnehmer mit anderer Nationalität etc.). Bei unseren Kunden spüren wir aber eine immer größer werdende Offenheit, sich solchen Zielgruppen zu öffnen und gegebenenfalls in die Ausbildung, Qualifikation und Einarbeitung zu investieren. Aus unserer Sicht sind derzeit bestimmte Positionen schwierig zu besetzen, z.B. spezialisierte Vertriebs- und Außendienstfunktionen, Consulting-Funktionen, Expertenfunktionen in der Begutachtungsbranche und schließlich Mediziner (im Klinikbereich).

Inwiefern beeinflussen neue digitale Entwicklungen das Recruiting oder die Personalauswahl Ihrer Kund*innen und auch Ihre eigene Arbeit?

Unsere Branche wird zurzeit stark von digitalen Entwicklungen beeinflusst (um nicht zu sagen, eingeholt…). Gerade im HR-Bereich von Unternehmen ist die digitale Transformation (die ja nicht nur die Implementierung einer neuen Software umfasst) ein ganz großes Thema und wird auf Veranstaltungen und Konferenzen viel diskutiert. Es vergeht kein Monat, in dem nicht ein neuer Anbieter eine neue Plattform für Bewerber, für Personalberater, für Unternehmen vorstellt. Da ist der Markt in den letzten 2 bis 3 Jahren geradezu explodiert, jedoch ist die „Halbwertzeit“ sowie der Nutzen und Umfang dieser Anwendungen teilweise gering. Das Problem, die Anwendungen sind sich zu ähnlich, sprechen die gleiche Zielgruppe an. Für uns bedeutet das: Die Identifikation von Kandidaten wird immer stärker durch gute Software, große Datenbanken unterstützt. Wir nutzen verschiedene digitale Tools, die uns die Suche vereinfachen. Algorithmen sind aber nur so gut, wie die Personen, die sie programmieren. Sie erleichtern enorm die Arbeit, machen die Suche effizient. Was Algorithmen aber auch naher Zukunft nicht leisten können, ist das Gespräch mit dem Menschen und die finale Entscheidung über eine Einstellung zu ersetzen.

Gibt es generelle Empfehlungen, die Sie Bewerber*innen aus Ihren Erfahrungen mitgeben können? Wie geht man die Stellensuche erfolgreich an?

Auch hier gilt, bei der Erstellung der Unterlagen immer Bezug auf die konkrete Position und das Unternehmen, bei dem man sich bewerben möchte, nehmen. Heute ist es wichtig, über viele verschiedene Kanäle nach einem Job zu suchen. Jobportale und Karriereseiten der Unternehmen sind wichtige Quellen für die Suche. Darüber hinaus sollte man bereits im Studium/in der Ausbildung konsequent sein eigenes Netzwerk aufbauen. Kommilitonen, frühere Kollegen, Sandkastenfreunde, Nachbarn – das können alles wichtige „Gatekeeper“ sein, um bei einem Stellenwechsel Hilfe zu bekommen. Darüber hinaus gehört es heute für viele Berufe zum „guten Ton“, sich via Business-Netzwerke (XING, LinkedIn) miteinander zu vernetzen. Die Chance, sich dort miteinander zu vernetzen, eröffnet weitere Netzwerke und Kontakte, die vielleicht später, bei einem anstehenden Jobwechsel, einmal eine Rolle spielen könnten. Darüber hinaus gibt es auch noch Plattformen, bei denen man sich als interessierter Bewerber listen lassen kann (beispielhaft: Experteer) und so schneller von suchenden Unternehmen oder Personalberatungen gefunden wird.

Verbringen Sie für die Beratung mehr Zeit am Schreibtisch oder unter Menschen?

Ich würde gern mehr Zeit für Gespräche, Austausch und für das Netzwerken haben wollen. Als Unternehmerin muss man sich allerdings um viele andere Aufgaben und Themen ebenfalls kümmern. Es hält sich ganz gut die Waage, ca. 50 % am Schreibtisch, 50 % in Gesprächen, bei Interviews mit Kandidaten oder im Kundentermin.

Was fordert Sie an dieser Tätigkeit heraus, was finden Sie daran spannend?

Als Personalberaterin lernt man viele Menschen näher kennen. Die Arbeit und die Gespräche mit dem einzelnen Kandidaten empfinde ich als sehr intensiv. Ob im ersten Kontakt, in Telefoninterviews, in persönlichen Gesprächen - Ich möchte herausfinden, was er kann, was ihn ausmacht und wer er ist. Dann bin ich in der Lage, eine Empfehlung meinem Auftraggeber gegenüber auszusprechen. Man erfährt manchmal auch viel Persönliches über Menschen, auch Dinge, die mit der eigentlichen Besetzung nichts zu tun haben. Das fordert mich zum einen, zum anderen freue ich mich darüber, Menschen kennenzulernen, die Schicksalsschläge überwunden, berufliche Krisen gemeistert haben oder sich im Laufe des Berufslebens weiterentwickelt haben und/oder ihre Profession gefunden haben. Das finde ich unglaublich spannend und persönlich sehr bereichernd!

Ihre Tipps für Berufseinsteiger*innen?

BerufseinsteigerInnen haben es traditionell etwas schwerer, den Einstieg zu finden, als Berufserfahrene. Unternehmen erwarten meist „fertige“, gereifte und erfahrene Mitarbeiter, aber wie soll ein Absolvent die Erfahrung sammeln? Das Problem ist uns bewusst. Deshalb helfen wir unseren Auftraggebern auch dabei, Trainee-Programme zu installieren, über Praktika den künftigen Mitarbeiter näher kennenzulernen und über Einarbeitungs- und Mentoring-Programme BerufseinsteigerInnen eine Chance zu geben. AbsolventInnen/BerufseinsteigerInnen können wir deshalb auch raten, (studienbegleitende) Praktika in solchen Unternehmen zu absolvieren, die man sich als künftigen Arbeitgeber gut vorstellen kann. Es gibt viele gute Trainee-Programme, die den Berufseinstieg erleichtern. Viele Kongresse und Veranstaltungen sind für Absolventen gemacht, um potenzielle Arbeitgeber kennenzulernen. Und was grundsätzlich gilt, die Zeit des Studiums oder der Ausbildung sollte man gut nutzen, um sich mit Kollegen, Kommilitonen zu vernetzen und über soziale Netzwerke in Kontakt zu bleiben. Und als Alumni einer Universität ist es immer sinnvoll, sich in solchen Netzwerken zu engagieren, denn da begegnet man immer Menschen, die man auf Jobchancen ansprechen kann. Dieser Mix aus vielen unterschiedlichen Maßnahmen ist zwar aufwändig, aber es lohnt sich definitiv.