Ihr Traumberuf war Innenarchitektin. Später wollte sie wegen ihrer Affinität zur Psychologie Lehrausbilderin werden. Stattdessen lernte sie in Babelsberg Bürokauffrau und wurde später in Potsdam Ingenieurökonomin für Finanzwirtschaft. Sie hat zu DDR-Zeiten in der Potsdamer Staatsbank gearbeitet und war unter anderem in der Wirtschaftskontrolle des Autowerks Ludwigsfelde tätig. Sie war Sekretärin im Rektorat der Pädagogischen Hochschule, dann der neugegründeten Universität Potsdam, wurde über kleine Umwege Sachgebietsleiterin für wissenschaftliche Geräte, Information- und Kommunikationstechnik sowie Laborbedarf und war so am Aufbau des Referats Beschaffung beteiligt. Mittlerweile geht sämtliche Post des Referates über ihren Tisch, die sie für ihre elf Kollegen und deren Sachgebiete vorsortiert. Die Gesamtausstattung der Universität Potsdam, ob Büromöbel und -materialien, wissenschaftliche Geräte, Video- oder Computertechnik, Papier, Arbeitsschutzmaterialien oder Chemikalien, wird von ihrem Bereich angeschafft.
Die 1959 in Beelitz geborene und heute in Golm lebende Mutter zweier Söhne liebt ihre Arbeit. Sie versteht sie als Dienstleistung. Freundlichkeit ist dabei ein Prinzip, Genauigkeit ein anderes. Kritik an der Arbeit ihres Bereichs, sagt sie, soll bei ihr ankommen. Sie weiß, dass sie ein gutes Team hat, vor das sie sich schützend stellt, die Auszubildenden inbegriffen. Blitzableiter sei sie manchmal, doch das gehöre dazu. Aber "in den letzten zwei Jahren haben wir das Klischee der sturen Verwaltung, mehr und mehr abgebaut. Das Verständnis für unsere Arbeit ist gewachsen, das Verhältnis zwischen Bedarfs- und Beschaffungsstelle besser geworden."
Die Beschaffungsrichtlinien sind streng, die Verwendung öffentlicher Gelder, auch von Drittmitteln, unterliegt straffer Kontrolle. Für den Anwender ist nicht immer alles nachvollziehbar; manchmal ist genauestens definiert, was er kaufen kann und was nicht. Wertgrenzen legen fest, welche Vergabeverfahren seitens der Beschaffungsstelle einzuleiten sind. Die Wertgrenze für freihändige Verfahren, die also nicht über das Referat Beschaffung laufen müssen, liegt bei 250 Euro. Um Bürokratie abzubauen, würde Schäfer sie gerne anheben.
Ab einem Wert von 2.500 Euro muss ausgeschrieben werden. "Wenn wir Pech haben, geht aber jemand zu Vobis und kauft selbst für 5.000 Euro Rechnertechnik ein." Damit sich die Professoren intensiver mit Beschaffungsrichtlinien und Vergabepraktiken befassen, bietet sie seit einiger Zeit Schulungen an und sorgt damit für mehr Aufklärung und Transparenz.
Vorlagen über Verstöße gegen die Einhaltung der Richtlinien muss sie trotzdem immer wieder schreiben. "Die Professoren begründen ihren Antrag ja rein wissenschaftlich. Da ich keine Wissenschaftlerin bin, fallen mir natürlich viele Fragen ein. Deshalb lasse ich mir die Zusammenhänge oft vor Ort erklären." Sie legt Wert auf einen engen Kontakt zu den Professoren. Und sie verhandelt viel. "Das Preiswerteste ist nicht immer das Wirtschaftlichste. Eine wissenschaftlich-technische Begründung kann durchaus eine teurere Anschaffung nach sich ziehen. Nur muss ich es verstehen. Und wenn ich es verstehe, versteht es der Rechnungsprüfer auch."
Die begeisterte Leserin historischer Romane und Hobby-Seidenmalerin überprüft Wirtschaftlichkeit und Kompatibilität der Neuanschaffungen, aktualisiert Beschaffungsrichtlinien, liest Gesetzestexte, schreibt Begründungen, Verfügungen und Stellungnahmen für diverse Vergabeverfahren und achtet auf die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften. Das Ausschreibungsprozedere selbst unterliegt einem strengen Reglement und ist manchmal kompliziert. Bei Alleinanbietern bestimmter Produkte beispielsweise sei es wichtig zu wissen, ob Patente vorliegen, weil dann andere Vergabeparagraphen zur Geltung kämen. "Wenn ich sehe, was die Wissenschaftler so alles beantragen, womit sie sich ausrüsten, scheint es um das Forschungsprofil der Uni Potsdam nicht schlecht bestellt zu sein", so Schäfer. Ihre Freude und ihren Stolz, einen gewissen Anteil daran zu haben, verbirgt sie keineswegs.