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Auftragsvergabe & Erstattung von privat verauslagten Mittel

Für alle Beschaffungen müssen Preisprüfungen durchgeführt werden. Dabei muss nicht immer das günstigste Angebot berücksichtigt werden, sofern die an die Leistung gestellten Anforderungen in Qualität oder Ausführung durch einen höheren Preis gerechtfertigt sind.

Für die Vergabe von Aufträgen gilt die Vergaberichtlinie, die bis einen Nettowarenwert von 500,00 Euro eine freihändige Vergabe vorsieht. Sollte unklar sein, ob der Wert überschritten wird, ist es empfehlenswert, die Vergabestelle im D4 einzuschalten und dort die Beauftragung durchführen zu lassen.

Kleinaufträge bis 500,00 Euro netto

Direktkäufe

Eine dokumentierte Prüfung von Angeboten ist hierbei unnötig. Die Abrechnung erfolgt dann als Erstattung privat verauslagter Mittel. Ein Bon wird ebenfalls als Rechnung anerkannt. Hierbei ist zu beachten, dass keine Kleingeräte oder ähnliches gekauft werden dürfen. Zudem sollten auch keine Büroartikel auf diese Weise beschafft sondern auf den Verbrauchskatalog zurückgegriffen werden.

Es ist darauf zu achten, dass stets Rechnungen ausgestellt werden. Ankäufe bei Privatpersonen können nicht abgerechnet werden!

Kleinaufträge

In der Regel sollten die Formulare vom D4 verwendet werden, die eine Angebotsprüfung, den Kleinauftrag und die Auftragsbestätigung enthalten. Bei Online-Einkäufen entfällt dies.

Der Rechnung muss immer eine Lieferschein beigefügt werden, sofern die Leistung geliefert wird! Ist kein Lieferschein beigefügt, wird auf der Rechnung durch den Sachbearbeiter die Lieferung wie abgerechnet bestätigt.

Aufträge über 500,00 Euro netto

Hier ist immer das D4 einzuschalten. Beschaffungsanträge werden über das Online‐Portal über Madeleine getätigt.

Hierfür sind nicht zwingend Angebote einzuholen, da dies durch die Vergabestelle erfolgt. Es wird aber im D4 gerne gesehen, wenn Vergleichsangebote eingeholt werden. Sollte ein Anbieter bereits ausfindig gemacht worden sein, können entsprechende Angebote beigefügt und der Anbieter als Wunsch vermerkt werden. In der Regel wird dem gefolgt, sofern das Angebot gegenüber anderen Anbietern als angemessen betrachtet wird.

Für die Einholung von Angeboten ist darauf zu achten, dass die Angebotsabfrage eindeutig formuliert und so genau wie möglich und für alle Anbieter gleichlautend den Beschaffungsgegenstand beschrieben wird, damit diese inhaltlich auch tatsächlich verglichen werden können.

Erstattung privat verauslagter Mittel

Für die Erstattung privat verauslagter Mittel ist immer das entsprechende Formular des D4 auszufüllen. Als Anlage sind alle Belege beizufügen, die abgerechnet werden. Bei mehreren Belegen ist eine Aufstellung mit Aufrechnung der Beträge beizulegen. Im Begründungsbereich ist der Grund für die Anschaffung nachvollziehbar darzulegen. Gemeint ist, das "Warum" kurz zu erklären.

Checkliste:

  • Im Vorfeld: Grund für die Ausgabe und Bestätigung liegt vor (insbesondere wenn WHKs im Auftrag der Mitarbeiter handeln).
  • Beschaffung erfolgt nach Maßgabe der Richtlinie der Universität Potsdam – immer im Vorfeld prüfen, ob mittels Kleinauftrag oder Direktkauf die Leistung erworben werden darf.
  • Rechnung für Leistung muss den Vorgaben des EStG entsprechen (enthält: Empfänger, vollständige Adresse des Lieferanten – wenn nicht GmbH oder AG dann immer den Namen des
    Inhabers, Rechnungsnummer, Datum ‐ ggf. auch der Bestellung, Umsatzsteuernummer, Betrag und Steuersatz sowie Steueranteil, Leistungsbeschreibung). Der Antragsteller auf Kostenerstattung sollte auch immer der Empfänger der Leistung sein!
  • Lieferschein – generell muss immer ein Lieferschein vorhanden sein, jedoch nur bei Bestellungen, ansonsten reicht der Bon aus – wenn kein Lieferschein vorhanden ist, muss handschriftlich die vollständige Lieferung durch den Empfänger bestätigt werden.
  • Aus der Rechnung muss ersichtlich sein, dass der Rechnungsbetrag auch tatsächlich geleistet wurde – wenn die Rechnung nicht eindeutig ist, dann einen Kontoauszug beifügen.
  • Quittungen können nur von Unternehmen bzw. Selbstständigen angenommen werden. Von Privatpersonen ausgestellte Quittungen sind nicht erstattungsfähig. Sollte beispielsweise eine Stadtführung durchgeführt werden und der Guide stellt nur eine Quittung über den Erhalt des vereinbarten Betrages aus, ist auch der Auftrag bzw. die Buchungsbestätigung beizufügen. Eine Teilnehmerliste ist immer beizufügen.
  • Bei Bewirtungen muss immer eine Teilnehmerliste beigefügt werden. Diese belegt, wer an der Veranstaltung teilgenommen hat. Die Richtlinie für die Höchstgrenzen bei Bewirtungen ist zu berücksichtigen! Alkoholische Getränke sind generell zu vermeiden. Anerkannt werden aber Bier, Sekt und Wein, Longdrinks jedoch nicht!
  • Bei mehreren Beträgen müssen die Einzelpositionen aufgelistet und aufgerechnet werden.
  • Wenn eine WHK die Erstattung beantragt: direkter Vorgesetzter prüft die Ausgaben und bestätigt, dass diese aus dienstlichem Interesse und in seinem Auftrag erfolgten – Mitzeichnung auf dem Erstattungsantrag.

Veranstaltungen

Die Uni hat mit der P3 Projekt GmbH einen Vertrag zur Durchführung von Veranstaltungen geschlossen. Hierüber sollten alle Veranstaltungen abgewickelt werden. Ein Auftragsverfahren entfällt somit. Über P3 kann auch Catering geordert werden. Hierbei ist zu beachten, dass Catering nicht aus allen Projekten bezahlt werden kann. Hierzu bitte mit Martin Rücksprache halten.