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Interner Bereich für Mitarbeiter*innen im International Office

Informationen für neue Beschäftigte

Hier finden Sie alle Informationen rund um Ihre Einstellung, erforderlichen Unterlagen und die ersten Schritte zum Arbeitsbeginn.


Logins an der UP

Generell gibt es zwei Unterscheidungen: Anmeldung an der ZUV-Domain und Online-Dienste der UP.

  • Anmeldung ZUV-Domain
    Damit meldet man sich täglich beim Server über den Login nach dem Hochfahren des Rechners an. Dieses Passwort muss regelmäßig erneuert werden. Mit diesem Passwort greift auch auf die Dienstemails zurück und muss dementsprechend auch das Passwort auf den Smartphone zum Zugriff der Dienstemails ändern.
  • Online-Dienste der UP
    Diese sind direkt über das Web bzw. Intranet erreichbar. Hier erfolgt die Anmeldung mit Single-Sign-On (SSO). Hierfür wird das Initialpasswort benötigt.

Intranet & Co von zu Hause nutzen

Um bestimmte interne Dienste von zu Hause aus nutzen zu können (wie bspw. UP.Reisen, Beschaffung.UP) muss zuvor eine sichere Verbindung hergestellt werden. Dazu wird der AnyConnect-VPN-Client benötigt. Hierfür gibt es auch eine App für die Nutzung der Dienste via Smartphone.

Die Anleitung der ZIM für Android ist mittlerweile veraltet! Bitte wie folgt vorgehen:

  • Play Store: AnyConnect von Cisco herunterladen und starten
  • Verbindungen: anklicken -> Add New VPN Connection -> Serveradresse: "sslvpn.uni-potsdam.de" eingeben -> fertig klicken
  • auf der Startseite: AnyConnect-VPN verbinden: Eingabe Benutzername (E-Mail-Adresse & Passwort) -> Verbinden
  • Danach können alle internen Dienste genutzt werden.

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Dienstreisen und Fortbildungen

Dienstreisen werden über UP.Reisen beantragt. Sofern die Dienstreise im Nahverkehrsbereich erfolgt, muss kein Dienstreiseantrag gestellt werden. Abschlagszahlungen müssen separat beantragt (Formular ist bei UP.Reisen hinterlegt) und können maximal 30 Tage vor Reisebeginn ausgezahlt werden.

Genehmigungsweg:

  • Finanzierungsprüfung bei Drittmitteln: Martin Müller ansonsten ohne Prüfung direkt weiter zur Referatsleiterin
  • Weiterleitung an Regina Neum-Flux als Referatsleitung
  • Genehmigung durch Sabina Bieber als Dezernentin

Buchungen von Flügen und Hotels sollten über das Reisebüro erfolgen:

  • DER - Deutsches Reisebüro, Berlin: 030/219980, Kunde 249187

Buchungen über das Reisebüro werden direkt von der Uni bezahlt und eine private Verauslagung der Mittel ist nicht erforderlich. Bei Auslandsreisen muss vor der Buchung der Dienstreiseantrag genehmigt sein und der Rechnung beiglegt werden.

Fortbildungen - Ablaufplan

  1. Planung im Vorjahr zur Abschätzung der finanziellen Mittel
    ggf. notwendige Prioritäten festlegen (Referatsleiter, SB)
  2. vor Anmeldung an RL und SB, dort Entscheidung zur Anmeldung (konkret)
  3. Anruf Frau Scheit und ca. Kosten, Geld da?
  4. Anmeldung durch Mitarbeiter, außer:  LaKöV, ZIT – Anmeldung über Frau Scheit, dann Anmeldung D3 über Ministerium, damit keine Kosten
  5. Bestätigung oder Einladung an Frau Scheit (weiterleiten oder Kopie)
  6. D3 Frau Scheit erstellt Abordnung/Anmeldung und schickt an Mitarbeiter
  7. Nach Fortbildung Rechnung an D3 Frau Scheit (Reisekosten D3 Frau Gentner interne Weiterleitung im D3)

Reisekostenabrechnung

  • Nahverkehrsbereich
    Formular ausfüllen, Belege beifügen und an Frau Sielaff geben oder an Martin Müller, wenn aus Drittmitteln bezahlt wird. Ein Dienstreiseantrag ist nötig.
  • Reisekostenabrechnung regulär
    Abrechnungsformular ausfüllen und alle relevanten Original-Belege beifügen (Tagegelder werden pauschal berechnet - einzelne Verpflegungsbelege sind nicht nötig) nebst Kontoauszügen, sofern Zahlungen per Kredit- oder Girokarte erfolgten.

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WHK im International Office

Die Einstellung erfolgt, sobald durch die Referatsleitung hierfür die Zustimmung erteilt. Die Auswahl erfolgt durch die Sachgebiete selbst. Folgende Schritte sind intern festgelegt:

  • Nach der Auwahl Info an Martin mit vorliegenden Bewerbungsunterlagen.
  • Martin klärt mit der WHK alles weitere (Einstellungsunterlagen usw.)
  • Vertrag wird dann bei Madeleine unterschrieben.
  • Fristen: Einstellungsunterlagen müssen 6 Wochen vor Vertragsbeginn im D3 vorliegen, also bitte den Prozess entsprechend planen!

Aufstockungen sind kurfristiger möglich, aber mindestens 1 Monat Vorlauf einplanen.

Höher Stufung durch Abschluss

Hierfür muss das entsprechende Zeugnis vorliegen. Bitte bereits im Vorfeld eine Mitteilung an Martin, da darüber hinaus noch weitere Unterlagen eingereicht werden müssen. Eine Höherstufung kann nicht rückwirkend erfolgen. Auch hier bitte die entsprechenden Fristen beachten.

Allgemeines

Status von WHKs: ohne Abschluss (also im BA), mit Abschluss (BA, FH) oder mit Master (hier muss ein Qualifizierungsziel festgelegt werden - besondere Abstimmungen mit der Referatsleitung sollten erfolgen).

WHKs müssen eine Zeiterfassung führen und monaltlich vorlegen. Der direkte Vorgesetzte zeichnet die Richtigkeit mit bevor diese der Referatsleitung vorgelegt werden. Ablage erfolgt bei Madeleine.

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